Áp dụng đa chi nhánh trên phần mềm Viindoo¶
Yêu cầu
Để làm theo hướng dẫn này, bạn cần cài đặt các ứng dụng sau đây:
Chúng ta cần hiểu rõ sự khác nhau giữa cấu trúc đa công ty và đa chi nhánh trên phần mềm Viindoo
Cấu trúc đa công ty: Mỗi công ty hoạt động độc lập, quản lý và hạch toán độc lập các nghiệp vụ, bao gồm: Bán hàng, Mua hàng, Kho vận, v.v
Cấu trúc đa chi nhánh: Các chi nhánh hoạt động dưới sự kiểm soát của công ty mẹ, bao gồm việc quản lý và hạch toán phụ thuộc trong các lĩnh vực như là Bán hàng, Mua hàng và Kho vận.
Tạo và thiết lập một chi nhánh công ty¶
Hãy nhìn vào ví dụ sau đây: Công ty cổ phần Viindoo có trụ sở chính tại Thành phố Hải Phòng và có một chi nhánh tại Thành phố Hà Nội. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ tạo một công ty mới có tên là Công ty cổ phần Viindoo và nhập thông tin công ty bằng địa chỉ tại Hải Phòng. Tiếp theo, chúng ta sẽ thiết lập một chi nhánh mới cho công ty, với địa chỉ tại Hà Nội, đảm bảo cả hai địa điểm đều được liên kết đúng cách theo cùng một cấu trúc tổ chức.
Sau đây là cách bạn cấu hình thông tin công ty trong phần mềm.
Bước 1: Tạo mới một công ty và nhập các thông tin cần thiết.
Bước 2: Tạo mới một chi nhánh công ty
Truy cập tới công ty bạn vừa tạo. Sau đó bấm nút Thêm một dòng trong phần Chi nhánh. Tiếp theo, bạn nhập các thông tin chi nhánh công ty như cách bạn đã thực hiện khi tạo mới một công ty tại Bước 1. Cuối cùng, bấm vào biểu tượng Lưu để lưu lại thông tin vừa nhập.
Trong phần Chi nhánh, bạn sẽ nhìn thấy danh sách tất cả các chi nhánh công ty thuộc về công ty mẹ. Ngoài ra, bạn có thể tạo vô số chi nhánh công ty một cách không giới hạn.
Phân quyền người dùng ở các chi nhánh công ty¶
Để phân quyền cho một người dùng trong Phần mềm Viindoo, điều hướng tới Cài đặt > Người dùng & Công ty > Người dùng. Tiếp theo, bạn lựa chọn tài khoản người dùng bạn muốn phân quyền truy cập trong môi trường đa chi nhánh.
Trong giao diện chi tiết tài khoản người dùng, bạn sẽ nhìn thấy hai trường thông tin giúp bạn phân quyền đa chi nhánh. Đó là:
Công ty được phép: Trường thông tin này giúp bạn thiết lập các công ty mà người dùng có quyền truy cập, cho phép họ xem các thông tin dựa theo quyền truy cập của họ trên các ứng dụng.
Công ty Mặc định: Trường thông tin này cho phép bạn chỉ định một công ty mặc định cho tài khoản người dùng. Khi lần đầu tiên người dùng đăng nhập hệ thống, phần mềm sẽ tự động hiển thị công ty mặc định này cho người dùng.
Tiếp tục với ví dụ bên trên, bạn có thể phân quyền truy cập cho một người dùng với Công ty được phép sẽ thiết lập là Viindoo Technology JSC - Haiphong và Viindoo Technology JSC - Hanoi. Tiếp theo, Viindoo Technology JSC - Haiphong sẽ là công ty mặc định được thiết lập tại trường Công ty Mặc định. Với thiết lập này, người dùng sẽ có thể truy cập vào cả hai công ty và người dùng này sẽ thuộc về công ty mẹ là Viindoo Technology JSC - Haiphong.
Vận hành hoạt động kinh doanh trong môi trường đa chi nhánh¶
Sản phẩm¶
Khi người dùng tạo một sản phẩm và điền một công ty nào đó vào trường thông tin Công ty. Điều đó có nghĩa rằng sản phẩm này sẽ thuộc về công ty đó. Do đó, nếu người dùng không có quyền truy cập vào công ty đó, họ sẽ không thể nhìn thấy sản phẩm này.
Bán hàng¶
Người dùng có quyền truy cập vào tất cả các công ty có thể tạo đơn bán hàng mới cho cả công ty mẹ và công ty con.
Tuy nhiên, nếu người dùng đang hoạt động trong công ty con, họ chỉ có thể tạo đơn bán hàng mới cho công ty đó và hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.
Mua hàng¶
Giống như trong ứng dụng Bán hàng, người dùng có thể tạo đơn mua mới cho tất cả các công ty khi hoạt động trong công ty mẹ. Ngược lại, nếu người dùng đang làm việc trong công ty con và cố gắng tạo đơn mua cho công ty mẹ, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo.
Kho vận¶
Đối với người dùng có quyền truy cập tất cả các chi nhánh, họ có thể dễ dàng truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan tới ứng dụng Kho vận, như là: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tất cả các sản phẩm đang có trong kho, v.v
Tuy nhiên, nếu người dùng chỉ có thể truy cập vào một chi nhánh cụ thể, họ có thể xem tất cả tài liệu thuộc về công ty đó.
Ghi chú
Một hạn chế khi sử dụng môi trường nhiều công ty là bạn phải chọn các công ty cụ thể mà bạn muốn xem. Ví dụ, nếu bạn muốn truy cập tài liệu ở chi nhánh A và B, bạn cần chọn hai nhánh đó thay vì chỉ chọn công ty mẹ.
Kế toán¶
Khi sử dụng môi trường nhiều chi nhánh, công ty con phải duy trì các hoạt động kế toán của mình theo các hoạt động của công ty mẹ, bao gồm quản lý hóa đơn và hạch toán.
Người dùng có quyền truy cập vào cả hai công ty có thể xem tất cả các bút toán sổ nhật kí và hóa đơn. Ngược lại, người dùng chỉ được cấp quyền truy cập vào công ty con có thể xem các tài liệu dành riêng cho công ty đó.
Người dùng có quyền truy cập vào cả hai công ty có thể xem tất cả các bản ghi, như minh họa bên dưới.
Trong khi đó, người dùng có quyền truy cập vào công ty con chỉ có thể xem các bản ghi liên quan đến công ty đó.
Tiếp theo, bất cứ khi nào một đơn mua hoặc đơn bán được tạo ra trong công ty con, hệ thống sẽ đề xuất sổ nhật ký từ công ty mẹ. Tính năng này làm nổi bật sự phụ thuộc của công ty con vào công ty mẹ trong lĩnh vực kế toán.
