Nhập lô hàng không¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Air Management (Quản lý hàng không) tự cài Freight Forwarder Management, Freight Sale và Logistics Accounting
Miễn phí lưu kho đầu đến phụ thuộc ga hàng hóa, loại hàng và biểu phí hiện tại; không tự tính hạn từ giờ đến. Xác nhận với đại lý/ga trước báo khách. Consignee (Người nhận hàng) không luôn là Notify Party (Bên nhận thông báo) phụ trách thông quan; gửi nhầm có thể chậm lấy hàng. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long nhận lô nhập Saigon Tech Import Co., Ltd., mẫu mỹ phẩm HS 3304.99, 300 kg / 2 CBM, ICN (Incheon International Airport) đến SGN (Tan Son Nhat International Airport), Vietnam Airlines, chuyến VN0470, MAWB 738-45217104, HAWB HLLICNSGN2611-501. Bên nhận thông báo Saigon Tech Import - Customs Desk là liên hệ khác người nhận.
Trước khi bắt đầu¶
Chuẩn bị khai báo hàng và số đo kiện thực tế: 300 kg / 2 CBM, HS 3304.99. Xem hồ sơ hàng và kiện tại hàng đã đo trong Hàng hóa & Kiện hàng và hồ sơ kiện mở qua nút Kiện hàng.
Người nhận khai hải quan VNACCS/VCIS và nộp thuế qua đơn vị khai thuê ngoài Viindoo, không thuộc bài.
Cần User: All Shipments (Tất cả lô hàng). Own Shipments chỉ xem, không xác nhận/gửi thông báo hay dùng nút trong bài. Xem quyền Giao nhận của người dùng tại Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng.
Bước 1: Tạo lô nhập¶
Nhập chiều, sân bay, người nhận ở nháp. Bên nhận thông báo và vận đơn hiện sau xác nhận. Sai sân bay sau booking phải hủy và lập lịch lại.
Vào , New (Mới). Điền:
Direction (Chiều): Import.
Main Transport (Phương thức chính): Air (Hàng không), Shipment Type (Loại lô): Loose (Hàng rời), Shipment Role (Vai trò lô): Direct (Trực tiếp).
Customer (Khách hàng) và Consignee (Người nhận hàng): Saigon Tech Import Co., Ltd.. Customer là bên Hai Long lập hóa đơn.
Shipper (Người gửi hàng): Seoul K-Beauty Export Co., Ltd..
Departure Airport (Sân bay đi): ICN (Incheon International Airport).
Arrival Airport (Sân bay đến): SGN (Tan Son Nhat International Airport).
Trong Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện hàng), thêm khai báo hàng mỹ phẩm mẫu, HS 3304.99, Weight (kg) (Trọng lượng kg) 300, Volume (Thể tích) 2. Bấm nút thống kê Packages (Kiện hàng) trên lô, rồi New (Mới); nhập Package Reference (Mã/tên kiện) Cosmetics samples - 300 kg, Weight (kg) (Trọng lượng kg) 300, Volume (m³) (Thể tích m³) 2. Số đo kiện cung cấp tổng lô và trọng lượng tính cước 334 kg dùng ở bước 5.
Bấm Confirm (Xác nhận). Trạng thái Confirmed, nhóm Bill of Lading (Vận đơn) và nút Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến) xuất hiện.
Trong Parties (Các bên), chọn Notify Party (Bên nhận thông báo) Saigon Tech Import - Customs Desk. Sau đó điền Bill of Lading (Vận đơn):
HBL No. (Số HBL): HLLICNSGN2611-501.
MBL No. (Số MBL): 738-45217104.
Ghi chú
Hai trường giữ nhãn hàng biển kể cả hàng không. Viindoo không đổi HBL/MBL thành HAWB/MAWB; dùng HBL cho vận đơn hàng không house, MBL cho vận đơn hàng không master.
Mẹo
Hoàn tất bước 1 khi: sân bay ICN/SGN đúng, Notify Party và HBL/MBL được nhập sau xác nhận.
Xem thêm
hàng đã đo trong Hàng hóa & Kiện hàng và hồ sơ kiện mở qua nút Kiện hàng: khai hàng/mã HS cho trọng lượng tính cước bước 5.
Bước 2: Ghi giờ đến thực và theo dõi thời gian miễn lưu kho¶
Ghi giờ đến thực theo hãng/đại lý. Miễn lưu kho có thể tính ngày lịch, giờ hoặc điều kiện theo hàng; ATA không đủ xác định hạn.
Khi thông báo hãng xác nhận hạ cánh, nhập ATD/ATA (Giờ đi/đến thực) 2026-11-22 14:30, không phải lịch dự kiến.
Cảnh báo
Viindoo không tính hạn miễn lưu kho. Kiểm tra biểu phí và thông báo đến theo ga/loại hàng, ghi hạn được xác nhận, nguồn và vị trí hàng vào Chatter. Với SGN do SCSC xử lý, xem SCSC Services and Charges (Dịch vụ và biểu phí SCSC), xác nhận điều khoản hiện hành áp dụng lô này.
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi: ATD/ATA 2026-11-22 14:30 khớp thông báo đến; Chatter ghi hạn, vị trí và nguồn xác nhận của ga.
Bước 3: Gửi thông báo hàng đến¶
Gửi sớm để người nhận chuẩn bị thông quan/lấy hàng. Chỉ ghi hạn lưu kho sau xác nhận bước 2.
Bấm Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến). Hộp soạn tự điền:
Recipients (Người nhận thư): Saigon Tech Import Co., Ltd. và Saigon Tech Import - Customs Desk.
Subject/body (Tiêu đề/nội dung) từ mẫu Freight: Air Arrival Notice, gồm HAWB, MAWB, sân bay đi/đến và ngày đến.
Kiểm tra, bấm Send (Gửi).
Sau gửi, Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo) ghi thời điểm, nút biến mất; không gửi lại lần hai bằng nút hệ thống để sửa.
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: có thời điểm gửi và bản ghi thư tương ứng trong Chatter.
Xác định điều kiện thanh toán trước D/O¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Freight Prepaid (Cước trả trước) |
Khách đã trả cước tại đầu đi hoặc theo hợp đồng |
Thông báo chỉ cần nêu phí địa phương phải trả, không tính lại cước |
Freight Collect (Cước trả sau) |
Thu cước tại đầu đến SGN |
Thông báo nêu cước còn phải thu; bước 4 kiểm tra trước ghi D/O |
Xác nhận Prepaid/Collect từ vận đơn, chỉ dẫn đại lý và thỏa thuận khách. Trước ghi D/O, đối chiếu Charges (Phí) với điều kiện đó. Nếu tài liệu không thống nhất, hỏi đại lý đầu đến/kế toán, không tự cho rằng người nhận nợ cước.
Bước 4: Xác nhận điều kiện giải phóng rồi ghi lệnh giao¶
Tuân thủ điều kiện vận đơn/thỏa thuận và quy trình tín dụng/giao hàng công ty. Với collect, xác nhận đã thu hoặc được duyệt giao; với prepaid hoặc tín dụng đã duyệt, kiểm tra thanh toán/ủy quyền với kế toán hoặc đại lý đầu đi.
Trong ví dụ, Hai Long thu Saigon Tech Import cước hàng không USD 1,002 và phí xử lý nhà ga VND 1,200,000. Nhập các dòng giá bán với tiền tệ, số lượng như bước 5 trước khi tạo hóa đơn. Viindoo tạo một hóa đơn mỗi tiền tệ; kiểm tra thanh toán cả hai hóa đơn với kế toán trước khi phát hành D/O của Hai Long. Tùy cấu hình kế toán, đăng ký thanh toán có thể hiển thị In Payment (Đang thanh toán) đến khi đối soát ngân hàng. Thực hiện theo quy trình duyệt giao hàng; không coi khoản chưa đối soát là tiền đã được ngân hàng xác nhận.
Ghi chú
Khi mới xác nhận giá bán, để trống Vendor (Nhà cung cấp) và Agent (Đại lý) ở bước này. Tại bước 5, nhập nhà cung cấp cùng Cost Price (Giá vốn) đã xác nhận. Không có booking, dòng có nhà cung cấp nhưng giá vốn bằng 0 được coi là phí chỉ mua, không được đưa vào hóa đơn khách hàng. Chưa đánh giá lợi nhuận gộp khi giá mua còn chờ đối chiếu.
Khi Hai Long nhận D/O hãng, ghi trên lô:
D/O Number (Số D/O): DO-SGN-2611-0501.
D/O Received (Ngày nhận D/O): ngày nhận lệnh hãng.
Ghi chú
Cặp trường chỉ dùng D/O hãng. Không có cặp riêng cho D/O Hai Long phát hành cho người nhận; ghi D/O thứ hai vào Chatter.
Quan trọng
Viindoo không kiểm tra thanh toán/tín dụng trước giải phóng. Xác nhận ngoài hệ thống, ghi nguồn vào Chatter trước giao D/O cho Saigon Tech Import.
Khi được phép giao, phát hành D/O Hai Long, ghi số và ngày phát hành trong Chatter.
Ghi chú
Lô Direct (Trực tiếp), không phải house dưới master hàng không, nên không có Issue Air D/O (Phát hành D/O hàng không); nút chỉ cho house.
Mẹo
Hoàn tất bước 4 khi: điều kiện thanh toán/tín dụng được xác nhận, có nguồn trong Chatter; số và ngày D/O khách cũng được ghi.
Bước 5: Đối chiếu doanh thu và chi phí thực¶
Lợi nhuận gộp chỉ đáng tin khi mọi dòng có giá vốn thực. Để giá mặc định có thể làm thiếu chi phí.
Trên Charges (Phí), cập nhật nhà cung cấp và giá vốn đã xác nhận vào hai dòng giá bán có sẵn từ bước 4. Không thêm lại cùng các phí này sau khi đã lập hóa đơn:
Air Freight: Currency (Tiền tệ) USD, Quantity (Số lượng) 334 (kg), Unit Price (Đơn giá bán) 3.00, Vendor (Nhà cung cấp) Vietnam Airlines, Cost Price (Giá vốn) 2.30.
Air Terminal Handling: Currency (Tiền tệ) VND, Quantity (Số lượng) 1, Unit Price (Đơn giá bán) 1,200,000, Vendor (Nhà cung cấp) SGN Cargo Terminal Services Co., Ltd., Cost Price (Giá vốn) 900,000.
Ghi chú
Chargeable Weight (Trọng lượng tính cước) 334 kg không hiện trên biểu mẫu lô. Hệ thống tính lớn hơn giữa trọng lượng thực và quy đổi: max(300, 2 x 167 = 334) = 334 kg; chỉ in trên Air Cargo Manifest của booking. Đọc báo cáo hoặc tính lại trước nhập số lượng.
Ghi chú
Chọn Vendor (Nhà cung cấp) không tự lấy Cost Price (Giá vốn) hàng không vì tra cứu đọc cảng biển, luôn trống trên lô hàng không. Nhập tay USD 2.30 theo hợp đồng.
Mẹo
Hoàn tất bước 5 khi: Air Freight lượng 334, bán USD 3.00, vốn USD 2.30 không bằng 0; phí ga VND 1,200,000 / 900,000; lợi nhuận USD 233.80 + VND 300,000, quy ra VND 6,378,800 tại 1 USD = 26,000 VND.
Xem thêm
Charges and Profitability: thêm phí tay, sửa hóa đơn ghi sổ và tình huống khác.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Bước 2: miễn lưu kho |
Không có trường vị trí hàng hoặc hạn miễn lưu kho xác nhận bởi ga |
Xác nhận với đại lý/biểu phí hiện tại, ghi vị trí, hạn và nguồn trong Chatter |
Bước 4: kiểm tra thanh toán |
Không chặn cấp D/O khi hóa đơn chưa trả |
Xác nhận thanh toán/quyền giao tín dụng theo thỏa thuận và quy trình, ghi nguồn trước phát hành D/O |
Bước 4: hai cấp D/O |
Chỉ có một cặp D/O Number (Số D/O), D/O Received (Ngày nhận); không lưu riêng D/O hãng và D/O Hai Long cho khách |
Ghi số/ngày D/O khách trong Chatter |
Bước 5: bảng giá hàng không |
Chọn nhà cung cấp không tra giá sân bay đi/đến, chỉ đọc POL/POD biển |
Nhập Cost Price (Giá vốn) tay theo giá thỏa thuận |
Khách lấy hàng ở kho sân bay |
Không có trường ngày lấy hàng thực; ngày nhận D/O không phải ngày lấy hàng |
Ghi ngày lấy thực trong Chatter |
Xử lý vướng mắc¶
Không gửi được thông báo đến¶
Biểu hiện: "Cannot send Arrival Notice for shipment "SHP/26xx/000nn": no party outside your own company can be reached by email.", kèm lỗi từng bên như Notify Party không có email.
Nguyên nhân: cả người nhận/bên nhận thông báo thiếu email hoặc đều là đối tác nội bộ công ty.
Cách xử lý: thêm email liên hệ đúng, bấm Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến) lại.
Thông báo đã gửi rồi¶
Biểu hiện: "Arrival Notice has already been sent for shipment "SHP/26xx/000nn".".
Nguyên nhân: trường đã gửi có giá trị; hệ thống chặn gửi lần hai.
Cách xử lý: cần gửi sửa đổi thì dùng Send message (Gửi tin) trong Chatter thay vì tìm nút lại.
Người nhận chưa nhận được thư¶
Biểu hiện: khách hỏi chưa nhận, hệ thống báo đã gửi.
Nguyên nhân: email liên hệ đến người không phụ trách nhập. Thư chỉ gửi người nhận, Notify Party và 2nd Notify Party, không gửi chủ hàng để họ chuyển tiếp.
Cách xử lý: mở thư Chatter kiểm tra người nhận, sửa email đúng liên hệ, gửi lại nội dung qua Send message (Gửi tin).
Xem thêm
Bài viết liên quan
Xuất hàng không theo vận đơn trực tiếp: quy trình xuất hàng không
Gom các lô hàng không xuất thành một MAWB: gom nhiều house dưới một MAWB
Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến: quản lý vận đơn/tài liệu
Phân hệ tùy chọn