Cho phép khách hàng theo dõi lô hàng trên cổng thông tin¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/mô-đun sau:
Freight Forwarder Management (tự động cài Logistics Shipment và Logistics Routes Integration)
Nhân viên Chứng từ nào cũng quen với việc cùng một khách hàng gọi điện hoặc gửi email ba lần mỗi tuần để hỏi hàng đã lên tàu chưa hoặc ETA có đổi không. Mỗi câu hỏi làm gián đoạn một công việc booking hay chứng từ khác. Cổng thông tin cho phép Nhat Long Footwear tự tìm câu trả lời theo thời gian thực, từ dữ liệu bộ phận Vận hành đã nhập trên lô hàng. Bộ phận Chứng từ chỉ cần xử lý những gì cổng thông tin không thể hiện, như xác nhận bằng văn bản hoặc lý do chậm trễ. Nếu gặp thuật ngữ mới, xem Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Tình huống xuyên suốt: Hai Long Logistics vận chuyển 2 x 40FT HC giày dép cho Nhat Long Footwear, từ Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng tàu ONE Line, Incoterm CFR (Port of Los Angeles), Freight Prepaid. Lô hàng (SHP/26xx/000nn) đang In Transit (Đang vận chuyển): booking ONEYBK204581 bị chuyển từ chuyến ONE COMMITMENT / 026W sang ONE COMPETENCE / 027W (xem Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu), nên ETD/ETA của chặng đã là 2026-11-12 / 2026-12-09, và ATD được đặt là 2026-11-13 09:00 khi chặng chuyển sang Start Transit (Bắt đầu vận chuyển). Hoa (nhân viên Chứng từ) cấp tài khoản cổng thông tin và là người Nhat Long Footwear liên hệ khi cần nội dung cổng thông tin không cung cấp.
Trước khi bắt đầu¶
Trong Danh bạ đã có liên hệ Mr. Tran Van Hai (Trưởng phòng Xuất nhập khẩu) thuộc Nhat Long Footwear, kèm địa chỉ email hợp lệ.
Trường Customer (Khách hàng) trên lô hàng được đặt là Nhat Long Footwear; cổng thông tin lọc theo trường này, không theo người liên hệ được cấp quyền (xem Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng để biết cách tạo và xác nhận lô hàng).
Cấp quyền cổng thông tin là tính năng tiêu chuẩn của Odoo, không phải quyền riêng của giao nhận: người dùng nội bộ nào sửa được bản ghi Liên hệ đều có thể cấp, dù có thuộc nhóm Freight hay không.
Chọn người được cấp tài khoản cổng thông tin¶
Lựa chọn |
Sử dụng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Một liên hệ (ví dụ chỉ Mr. Tran Van Hai) |
Khách hàng có một đầu mối logistics, như phần lớn khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ kiểu Nhat Long Footwear |
Chỉ quản lý một tài khoản cổng thông tin; dễ theo dõi nhất |
Nhiều liên hệ (ví dụ cả phòng Xuất nhập khẩu và Mua hàng) |
Khách hàng là tổ chức lớn, có nhiều bộ phận cần xem cùng những lô hàng |
Mỗi tài khoản đều thấy cùng tập hợp lô hàng vì cổng thông tin lọc theo công ty, không theo từng liên hệ được cấp quyền; thêm liên hệ không cần cấu hình bổ sung |
Chỉ cấp quyền cho những liên hệ mà khách hàng cho phép dùng cổng thông tin. Vì quyền được giới hạn theo công ty chứ không theo lô hàng của từng liên hệ, hãy xác nhận đúng công ty và người liên hệ trước khi tạo tài khoản; chỉ thêm liên hệ khác sau khi khách hàng yêu cầu hoặc chấp thuận.
Bước 1: Cấp tài khoản cổng thông tin cho khách hàng¶
Khi chưa có tài khoản cổng thông tin, mọi câu hỏi "lô hàng của tôi đang ở đâu" vẫn phải qua bộ phận Chứng từ bằng điện thoại hoặc email.
Vào , mở liên hệ Mr. Tran Van Hai, bấm biểu tượng bánh răng Action (Hành động) rồi chọn Grant portal access (Cấp quyền cổng thông tin). Hộp thoại Portal Access Management (Quản lý quyền cổng thông tin) liệt kê liên hệ cùng cột Email có thể sửa và biểu tượng trạng thái bên cạnh.
Điền:
Email: nhatlong.customer@example.viindoo.com.
Bấm Grant Access (Cấp quyền) trên dòng liên hệ, rồi Close (Đóng).
Sau khi bấm Grant Access:
Hệ thống tạo người dùng cổng thông tin và gửi email mời họ đặt mật khẩu.
Nút trên dòng chuyển từ Grant Access thành Revoke Access (Thu hồi quyền) / Re-Invite (Mời lại).
Cảnh báo
Người dùng cổng thông tin thấy mọi lô hàng mà công ty của họ là Customer, hoặc công ty đó được thêm làm người theo dõi; không chỉ các lô hàng ghi tên người liên hệ này. Nếu Nhat Long Footwear từng được thêm làm người theo dõi lô hàng của khách hàng khác, việc cấp quyền cho Mr. Tran Van Hai cũng cho anh ấy mở lô hàng đó; hãy xóa người theo dõi trước. Không thể giới hạn tài khoản cổng thông tin vào một lô hàng hay một phòng ban.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi: mở lại Grant portal access thấy Revoke Access trên dòng Mr. Tran Van Hai và Nhat Long Footwear xác nhận đã nhận email mời.
Bước 2: Khách hàng mở danh sách lô hàng¶
Khách hàng chỉ cần nhớ một địa chỉ này thay vì liên kết riêng cho từng lô hàng.
Khách hàng đăng nhập rồi truy cập /my/logistics/shipments (hoặc ô My Logistics Shipments (Lô hàng logistics của tôi) trên /my). Danh sách hiện mọi lô hàng có Nhat Long Footwear là Customer, gồm các cột Shipment # (Số lô hàng), ETD, ETA, ATD, ATA và Status (Trạng thái); mặc định sắp xếp theo ETD.
Cảnh báo
Danh sách hiện tại đặt ngày và trạng thái lệch so với tiêu đề cột. Dùng danh sách để tìm Shipment #, rồi mở trang chi tiết để đọc đúng ngày và trạng thái.
Ghi chú
Danh sách chỉ sắp xếp theo ETD hoặc Shipment # (Số lô hàng); không có ô tìm kiếm văn bản tự do, nên khách hàng không thể nhập số container hoặc số booking để lọc (xem Giới hạn đã biết bên dưới).
Mẹo
Bước 2 hoàn tất khi: khách hàng tìm được SHP/2610/00001 trong danh sách lô hàng của công ty mình, không có lô của công ty khác. Trong dữ liệu đào tạo này, lô container hỗn hợp SHP/2610/00002 cũng xuất hiện.
Bước 3: Đọc trang chi tiết lô hàng¶
Danh sách chỉ để tìm đúng lô hàng; trang chi tiết mới cung cấp dữ liệu đủ chính xác để khách hàng sử dụng mà không cần gọi bộ phận Chứng từ.
Khách hàng bấm Shipment # để mở trang chi tiết.
Ở đầu trang có Shipment Map (Bản đồ lô hàng), Shipment QR Code (Mã QR lô hàng) và Shipment Information (Thông tin lô hàng). Khối Shipment Information liệt kê Shipment #, Status, Pickup Address, Drop-off Address, ETD và ETA; không hiển thị ATD hoặc ATA, nên chỉ nhìn khối này chưa thể biết tàu đã thực sự khởi hành chưa.
Xem thêm
Các ghim trên bản đồ phụ thuộc vào tọa độ đã cấu hình cho các cảng; xem hồ sơ hãng vận chuyển và địa điểm trong cấu hình Giao nhận (bổ sung hồ sơ còn thiếu trước).
Leg Details (Chi tiết chặng) phân biệt ETD/ETA (dự kiến) và ATD/ATA (thực tế), mỗi chặng vận tải một dòng. Với lô này: ETD 2026-11-12, ETA 2026-12-09, ATD 2026-11-13 09:00, ATA còn trống. Tàu đã rời cảng (có ATD) nhưng chưa đến nơi (ATA trống).
Containers (Container) liệt kê cả hai container Container 40FT HC:
ONEU4567895(sealOL2604187) vàONEU4568124(sealOL2604188), mỗi chiếc có trọng lượng 10.800 kg. Thẻ Packages (Kiện hàng) bên dưới liệt kê các thùng carton đã xếp vào chúng.Ghi chú
Cột Qty (Số lượng) trong Containers hiển thị số lượng của toàn bộ dòng hàng trong container, không phải phần được đóng vào từng chiếc: cả hai dòng đều là 1.200 dù mỗi container chỉ có 600 thùng (xem Giới hạn đã biết).
Bảng Packages còn hiển thị 43.200 kg dù khối lượng cả bì của lô hàng đã duyệt là 21.600 kg. Dùng SI đã duyệt để kiểm số kiện và khối lượng cả bì; nhờ bộ phận Chứng từ xử lý chênh lệch trước khi dựa vào các tổng số trên portal.
Tracking Timeline (Dòng thời gian theo dõi) chỉ hiện các mốc đã được bộ phận Chứng từ công bố: ở lô này là Booking Confirmed, Departed và ETA Updated. Xem lịch sử theo dõi lô (ghi mốc đã kiểm chứng và ngày, kiểm tra người nhận trước khi thông báo khách) để biết cách ghi các mốc này. Ghi chú nội bộ không bao giờ được công bố tại đây.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: khách hàng phân biệt được ATD (2026-11-13 09:00) với ETD (2026-11-12), đọc ETA mới 2026-12-09 thay vì ngày 2026-12-01 ban đầu, và hiểu ATA trống nghĩa là "chưa đến".
Bước 4: Hỏi bộ phận Chứng từ khi cổng thông tin chưa đủ¶
Cổng thông tin không thay thế việc trao đổi với bộ phận Chứng từ, nhất là khi khách hàng cần văn bản xác nhận hoặc lý do cho một lần chậm trễ cụ thể.
Cuối trang chi tiết, khách hàng có thể cuộn xuống Communication History (Lịch sử trao đổi) và đăng bình luận trực tiếp, ngoài cách gọi điện hoặc nhắn cho bộ phận Chứng từ như trước.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: khách hàng nhận được câu trả lời qua bình luận trên cổng thông tin hoặc kênh quen dùng cho nội dung mà cổng thông tin không cho biết.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Viindoo hiện xử lý thế nào |
Cách bạn thực hiện |
|---|---|---|
Bước 2 (danh sách lô hàng) |
Không có ô tìm kiếm văn bản tự do trên |
Dùng danh sách để tìm đúng Shipment #, sau đó mở trang chi tiết để xác nhận số container hoặc booking |
Bước 3 (thẻ Containers) |
Qty (Số lượng) trên mỗi dòng container hiển thị số lượng toàn bộ dòng hàng, nên khi dòng hàng chia vào hai container, mỗi dòng đều hiện tổng số lượng |
Hướng dẫn khách hàng xem trọng lượng từng container hoặc Packing List để biết cách chia hàng, không dựa vào Qty |
Xử lý vướng mắc¶
Khách hàng thấy "No shipments found for your account."¶
Hiện tượng: /my/logistics/shipments hiển thị đúng thông báo đó dù bộ phận Chứng từ đã cấp quyền cổng thông tin.
Nguyên nhân: trường Customer (Khách hàng) của lô hàng không phải Nhat Long Footwear (hoặc công ty con của họ), hoặc liên hệ được cấp quyền không nằm trong quan hệ child_of với công ty đặt trên lô hàng; do đó, quy tắc truy cập không trả về bản ghi nào.
Cách xử lý:
Mở lô hàng ở giao diện nội bộ và xác nhận Customer (Khách hàng) là Nhat Long Footwear.
Xác nhận liên hệ được cấp quyền cổng thông tin chính là Nhat Long Footwear hoặc một liên hệ thuộc công ty đó.
Liên kết lô hàng cũ chuyển về "My Account" mà không có thông báo¶
Hiện tượng: bấm liên kết /my/logistics/shipment/<id> từ email cũ sẽ đưa khách hàng thẳng về /my mà không báo lỗi.
Nguyên nhân: lỗi truy cập hoặc thiếu bản ghi bị hệ thống xử lý âm thầm rồi chuyển hướng, thường vì lô hàng đã được lưu trữ hoặc mã truy cập trong liên kết cũ không còn hợp lệ.
Cách xử lý: gửi khách hàng liên kết mới từ /my/logistics/shipments; nếu vẫn lỗi, kiểm tra lô hàng còn hoạt động không.