Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Forwarder Management (Quản lý giao nhận vận tải) tự cài Logistics Accounting
House Bill of Lading (HBL, vận đơn nhà) và Master Bill of Lading (MBL, vận đơn hãng) là chứng từ vận chuyển. Đối chiếu số, các bên, tuyến, hàng, container, lịch với hồ sơ/chỉ dẫn trước giải phóng HBL. Lô nhập dùng Arrival Notice (Thông báo hàng đến) báo khách lịch đến và thông tin đã xác minh khác. Xác nhận ngày hãng và quy tắc miễn lưu trước báo hạn. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long phát hành HBL 2 Container 40FT HC giày Nhat Long, Hải Phòng - Los Angeles, ONE Line, CFR/Prepaid sau chuyến chuyển; đồng thời ví dụ riêng gửi thông báo lô máy CNC Minh Phat Engineering từ Shanghai, COSCO SHIPPING LINES (Vietnam) Company Limited, miễn 7 ngày từ ATA.
Hai ví dụ thuộc hai lô riêng. Chọn quy trình đúng:
Xuất khẩu: Bước 1: Ghi HBL, MBL và điều kiện cước: phát hành/kiểm HBL.
Nhập khẩu: Bước 3: Kiểm thời gian miễn lưu hãng: kiểm miễn lưu, gửi thông báo.
Trước khi bắt đầu¶
Chỉ kiểm điều kiện cho quy trình cần dùng:
HBL xuất: booking có lịch cuối, hãng xác nhận container lên tàu (xem Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu, Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển). Print HBL không kiểm trạng thái nên tự kiểm trước in.
Thông báo nhập: lô Confirmed, có HBL/MBL, tàu/chuyến, Notify Party (xem Nhập hàng nguyên container đường biển); người nhận thư có email.
Cả hai: User: All Shipments mới sửa chi tiết/gửi thông báo; Own Shipments chỉ xem (xem quyền Giao nhận của người dùng tại Thiết lập > Người dùng & Công ty > Người dùng).
Bước 1: Ghi HBL, MBL và điều kiện cước¶
HBL/MBL là văn bản độc lập, không đối chiếu chéo. Sai thì PDF bước 2 cũng sai.
Vào , mở lô Nhat Long SHP/26xx/000nn, nhập:
HBL No. (Số HBL) trong Bill of Lading (Vận đơn): HLLHPHLAX2611-001.
MBL No. (Số MBL) trong vận đơn: ONEY204512367.
Payment Term (Điều kiện cước) trong General Information (Thông tin chung) gần đầu biểu mẫu: Prepaid.
Cảnh báo
Hai trường không kiểm định dạng hãng hay lỗi gõ. So từng ký tự với bản MBL hãng trước in. PDF lấy B/L No. (Số vận đơn) từ HBL No.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi:
Nhóm vận đơn có HBL HLLHPHLAX2611-001, MBL ONEY204512367 đúng bản hãng.
Điều kiện Prepaid khớp CFR (Port of Los Angeles), Freight Prepaid khách thống nhất.
Chọn hình thức giải phóng vận đơn¶
Chưa có trường riêng; ghi Chatter trước in dù chọn cách nào.
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Original B/L (Vận đơn gốc) |
Thanh toán L/C hoặc ngân hàng yêu cầu bản gốc giấy |
Bộ ba bản gốc đến ngân hàng trước hạn xuất trình L/C, khoảng 21 ngày sau lên tàu |
Telex Release / Surrendered (Điện giao hàng / Đã nộp vận đơn) |
T/T hoặc người mua đầu đến là đối tác quen đáng tin |
Đại lý Pacific Coast giao khi đầu đi xác nhận surrender, không chờ chuyển phát |
Chọn theo chỉ dẫn hãng và hợp đồng/L/C khách, không suy Telex chỉ vì không có L/C. Ví dụ đầu đi đã xác nhận surrender nên dùng Telex Release.
Bước 2: In HBL¶
HBL phải khớp container/seal/ngày lên tàu của MBL, nếu không ngân hàng/khách có thể từ chối bộ chứng từ.
Đầu lô mở bánh răng Action (Hành động), Print HBL (In HBL).
Trong cửa sổ Print HBL (In HBL):
Ex. Rate (Tỷ giá) 26,000, chỉ in không lưu lô.
Prepaid at: Hai Phong, địa điểm thanh toán cước đã thỏa thuận. Nhãn in trên vận đơn này không ghi nhận hay xác minh hóa đơn khách hàng hoặc hãng tàu đã được thanh toán.
Payable at (Thanh toán tại) trống, dùng cho đầu đến lô Collect.
No. of Original B(s)/L (Số vận đơn gốc) mặc định 3, chỉ in, không lưu hình thức giải phóng.
Total Prepaid (National Currency) (Tổng trả trước theo nội tệ) 111,800,000, 2 x USD 2,150 x 26,000, chỉ cước không THC/D/O.
Print (In) mở PDF. Giá trị không lưu lô, bản sửa sau phải nhập lại.
Ghi chú
Viindoo chưa có trường ghi loại release đã chọn ở trên. Ghi chỉ dẫn đã thỏa thuận vào Chatter, ví dụ "Release instruction: Telex Release for HBL HLLHPHLAX2611-001, destination agent Pacific Coast Forwarding Agency, Inc." Chỉ ghi HBL đã được release sau khi bên có thẩm quyền xác nhận; riêng thao tác in PDF chưa xác nhận điều đó.
Cảnh báo
Kiểm tra số kiện và ngày phát hành trước khi gửi HBL. Trong ví dụ này, PDF hiện tại ghi một thùng mỗi container thay vì 600 thùng đã duyệt, đồng thời dùng ngày tạo lô hàng làm ngày phát hành. Giữ bản này để kiểm tra cho đến khi các thông tin trên được sửa đúng.
Cảnh báo
Ngày LADEN ON BOARD THE VESSEL (Lên tàu) lấy ETD chặng chính, không lấy giờ thực Start Transit. Chuyển chuyến đổi ETD thành 2026-11-12 (Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu). In trước cập nhật sẽ ra 2026-11-05; tàu đi khác ETD thì sửa ETD trước in.
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi:
PDF đúng HBL, hai container/seal khớp phiếu, Prepaid được chọn.
Ngày lên tàu 2026-11-12, không ETD cũ 2026-11-05.
Bước 3: Kiểm thời gian miễn lưu hãng¶
Thông báo COSCO là nguồn ngày đến và miễn lưu. Kiểm quy tắc tính ngày trước tính hạn; ghi để chăm sóc khách gửi người nhận.
Dùng ngày và điều kiện COSCO, không ước tính Viindoo. Chưa ghi ATA ở bước này (xem Nhập hàng nguyên container đường biển); dù có, Container Free Time (Days) không hiện biểu mẫu nên Free Time End/Detention Start trống. Đến 2026-11-17 + 7 ngày = Last Free Day 2026-11-24. Tàu đến khác thì tính lại từ ngày thực.
Ghi Chatter "Last Free Day: 24/11/2026 (7 days free time from COSCO, arrival 17/11/2026)."; đây là bản ghi trước khi thêm thông báo bước 4.
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: Chatter có hạn 24/11/2026 trước gửi thông báo.
Xem thêm
Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng: tính mốc miễn lưu và detention khi có ATA.
Chọn thông tin thêm vào thông báo¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Gửi nội dung mẫu |
Không cần thêm theo quy trình hoặc đã gửi qua kênh khác được xác nhận |
Thư chỉ có thông tin mẫu |
Thêm hạn miễn lưu và phí phải trả |
Ngày và số tiền đã xác nhận cho lô |
Người nhận có hạn/phí được xác minh và được phép thông báo |
Chỉ thêm hạn sau xác nhận ngày đến/quy tắc hãng. Chỉ thêm phí sau xác nhận áp dụng/số tiền với vận hành hoặc kế toán. Chưa rõ thì xác nhận trước gửi.
Bước 4: Gửi thông báo hàng đến¶
Gửi muộn hoặc thiếu hạn khiến Minh Phat có thể quá miễn lưu mà chưa được báo.
Đầu lô nhập Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến).
Hộp soạn có:
Người nhận tự lấy Consignee/Notify Party; cùng Minh Phat nên hiện một lần.
Tiêu đề/nội dung sẵn gồm tham chiếu lô, HBL SOFHBL2611-0456, MBL COSU115234890, Shanghai/Hải Phòng, ngày đến.
Ghi chú
Mẫu mở đầu "We are pleased to inform you that your shipment has arrived at the destination port." nhưng gửi trước tàu cập, ETA 2026-11-17. Sửa thành "is expected to arrive on ..." trước gửi, tránh báo hàng đã đến khi còn trên biển.
Với lô FCL này, thay cargo pickup at the CFS bằng container pickup at the container terminal. Xác nhận hướng dẫn nhận container với hãng tàu trước khi gửi.
Trước gửi, thêm nội dung:
"Last Free Day: 24/11/2026.": hạn miễn lưu.
Các khoản phí địa phương phải trả, đã đối chiếu với thông báo được xác nhận của hãng tàu hoặc đại lý và giá thỏa thuận với khách: THC VND 3,200,000 và CIC USD 100 trong ví dụ này. Nếu đã ghi các phí này trong tab Charges của lô hàng, đối chiếu thêm tại đó (xem Charges and Profitability). Thông báo được gửi trước bước nhập phí cuối cùng và lập hóa đơn; không tạo thêm dòng phí chỉ để điền email.
Send (Gửi) ghi Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo) theo giờ hiện tại, nút biến mất.
Cảnh báo
Nút chỉ dùng một lần. Gửi thiếu hạn/phí thì sửa bằng tin Chatter thường, không thông báo hệ thống lần hai.
Mẹo
Hoàn tất bước 4 khi:
Chatter có email "Arrival Notice - [shipment name] / HBL SOFHBL2611-0456" gồm hạn 24/11/2026.
Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo) đúng ngày giờ gửi.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Kiểm điều kiện phát hành HBL |
Print HBL không kiểm trạng thái; ngày lên tàu lấy ETD chứ không giờ thực |
Chỉ in sau hãng xác nhận xếp; so ETD với ngày lên tàu hãng, bước 2 |
Ghi hình thức giải phóng B/L |
Chưa có trường Original/Telex trên lô |
Ghi quyết định Chatter bước 2 |
Pre-alert đại lý đầu đến sau HBL |
Không có thao tác gói HBL+hóa đơn+phiếu đóng gói |
Dùng Chatter/email ngoài, đính kèm tay |
Đặt số ngày miễn lưu cho các mốc |
Container Free Time (Days) không hiện biểu mẫu |
Tính hạn tay bước 3, ghi Chatter |
Thêm hạn/phí vào thông báo |
Mẫu chỉ có Shipment Reference, HBL/MBL No., POL, POD và Arrival Date; câu mở đầu nói lô hàng has arrived ngay cả khi gửi trước lúc tàu cập bến, còn hướng dẫn nhận hàng vẫn chỉ đến CFS dù là FCL |
Sửa câu mở đầu; với FCL, thay cargo pickup at the CFS bằng container pickup at the container terminal. Xác nhận hướng dẫn nhận container với hãng tàu, rồi nhập Last Free Day và các khoản phí trong cửa sổ soạn thư (Bước 4) |
Theo dõi phản hồi người nhận |
Arrival Notice Sent chỉ lưu giờ gửi, không xác nhận nhận |
Tạo Activity tay nhắc theo dõi |
Xử lý vướng mắc¶
Không có nút hoặc lỗi khi gửi lô xuất¶
Biểu hiện: "Arrival Notice is only applicable to import shipments.".
Nguyên nhân: chỉ dùng chiều Import.
Cách xử lý: lô xuất dùng bước 1-2, thông báo đến chỉ nhập.
Thông báo bị từ chối khi nháp hoặc đã Done quá lâu¶
Biểu hiện: "Arrival Notice can only be sent while the shipment is Confirmed, In Transit, or Done (current status: Draft).".
Nguyên nhân: chỉ chạy ở Confirmed/In Transit/Done.
Cách xử lý: xác nhận lô trước; nháp bất ngờ thì kiểm có đặt lại sau hủy không.
Bấm gửi lần hai¶
Biểu hiện: "Arrival Notice has already been sent for shipment "SHP/26xx/000nn".".
Nguyên nhân: trường đã gửi có giờ, nút chỉ dùng một lần.
Cách xử lý: sửa/gửi lại bằng Send message (Gửi tin) trong Chatter trực tiếp người nhận.
Không ai nhận thông báo¶
Biểu hiện: "Cannot send Arrival Notice for shipment "SHP/26xx/000nn": no party outside your own company can be reached by email.", kèm lý do bỏ từng bên.
Nguyên nhân: mọi Consignee/Notify/2nd Notify thiếu email hoặc thuộc chính Hai Long.
Cách xử lý: thêm email, Minh Phat là địa chỉ Bà Đỗ Thị Hương, gửi lại.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển: luồng xuất đến HBL, gồm chuyển chuyến
Nhập hàng nguyên container đường biển: luồng nhập đến thông báo
Yêu cầu tài liệu, lập SI và vận đơn nháp: chuẩn bị/duyệt SI và vận đơn nháp
Charges and Profitability: ghi THC, CIC và phí D/O
Phân hệ tùy chọn
Freight Air (Hàng không): lô nhập hàng không dùng mẫu thông báo riêng