Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/module sau:
Freight Forwarder Management (tự cài Logistics Accounting)
Chuyển chuyến hoặc container Not Loaded làm lệch lịch đã xác nhận: hàng còn ở cảng trong khi tàu đã chạy. Ghi ngoại lệ ngay khi hãng xác nhận giúp Kinh doanh, Kế toán và ca Vận hành sau biết lô không đi đúng lịch. Cập nhật booking theo tàu thực tế sẽ giữ cutoff và cam kết giao khách khớp tình hình, thay vì bám chuyến đã bỏ lại container.
Kịch bản xuyên suốt: Trên lô xuất cho Nhat Long Footwear (HBL HLLHPHLAX2611-001, Hai Phong Port đến Port of Los Angeles), ONE Line chuyển cả hai container thuộc booking ONEYBK204581, ONEU4567895 và ONEU4568124, từ tàu ONE COMMITMENT, chuyến 026W (ETD 2026-11-05) sang ONE COMPETENCE, chuyến 027W (ETD 2026-11-12), với lý do Space Optimization.
Trước khi bắt đầu¶
Cả
ONEU4567895vàONEU4568124đã Gate-in (Vào bãi) theo Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng. Chỉ ghi được ngoại lệ khi container đã Gate-in hoặc Loaded.Luồng chỉ áp dụng lô xuất. Lô nhập không có các nút ngoại lệ này.
Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng); nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu. Nhóm User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ xem lô hàng, không bấm được các nút trên lô.
Chọn Rolled Over hay Not Loaded¶
Lựa chọn |
Dùng khi |
Kết quả |
|---|---|---|
Rolled Over (Chuyển chuyến) |
Hãng chuyển booking vì lý do riêng như nhận quá chỗ hoặc tối ưu lịch; container và hàng vẫn nguyên vẹn |
Bấm nút vàng; tiếp theo chỉ cần chuyển booking sang chuyến mới ở bước 2 |
Not Loaded (Không được xếp tàu) |
Bản thân container không đủ điều kiện lên tàu: seal hỏng, quá trọng lượng, sai tài liệu hoặc bị hải quan giữ |
Bấm nút đỏ; xử lý nguyên nhân trước khi sửa booking, không bỏ qua để sang bước 2 |
Nếu ONE chưa xác nhận nguyên nhân bằng văn bản, chờ trước khi bấm. Sau khi đặt loại ngoại lệ, cả hai nút biến mất; muốn đổi loại phải xóa ngoại lệ trước.
Bước 1: Ghi ngoại lệ container¶
Lý do: Ghi trên cả hai container ngay khi rõ nguyên nhân giúp người mở lô biết container đã lỡ chuyến ban đầu và vì sao.
Vào , hoặc mở container qua nút Containers trên lô.
Mở
ONEU4567895, bấm Rolled Over (Chuyển chuyến) màu vàng.Điền Exception Note (Ghi chú ngoại lệ): "ONE COMMITMENT 026W skip Hai Phong - Space Optimization, whole booking rebooked to ONE COMPETENCE 027W".
Làm tương tự với
ONEU4568124, dùng cùng ghi chú ngoại lệ.
Sau khi bấm Rolled Over, nhóm Exception (Ngoại lệ) xuất hiện với nhãn vàng Rolled Over, Exception At (Thời điểm ngoại lệ) là hiện tại; dòng container trong danh sách chuyển đỏ bất kể mốc vận hành.
Ghi chú
Ghi ngoại lệ không cập nhật Dashboard hoặc Tracking Status của lô. Cả hai chỉ đọc từ Tracking Update (Ghi nhận sự kiện vận chuyển và thông báo khách hàng), không đọc trường Exception của container. Nếu cần hiện At Risk hoặc Delayed trên dashboard, ghi thêm Tracking Update.
Mẹo
Bước 1 hoàn tất khi: cả ONEU4567895 và ONEU4568124 có nhãn vàng Rolled Over và dòng đỏ; mỗi container có Exception At, Exception Note khớp nguyên nhân ONE thông báo.
Chọn chờ chuyến tiếp của ONE hay đổi hãng¶
Lựa chọn |
Dùng khi |
Kết quả |
|---|---|---|
Chờ ONE (chuyến tiếp) |
Không quá gấp, muốn giữ hãng đã ký hợp đồng |
Đơn giản nhất: đổi tàu, chuyến, ETD và ETA trên cùng booking ở bước 2; Carrier (Hãng) vẫn là ONE Line |
Chuyển sang hãng khác |
Hàng cần đi gấp, ONE không có chuyến đủ sớm |
Đổi cả Carrier (Hãng) trên booking, sửa các tài liệu gửi hãng như SI, B/L (đối chiếu thông tin hàng với tài liệu của chủ hàng trước khi lập SI hoặc vận đơn nháp); thường phát sinh thêm chi phí |
Cân nhắc lịch chuyến kế tiếp đã được hãng xác nhận, cam kết giao khách và phí/tài liệu phải sửa. Ví dụ này, chuyến ONE tiếp theo vẫn nằm trong khoảng giao đã thỏa thuận nên chọn chờ ONE. Nếu lịch mới không đáp ứng hoặc định đổi hãng, xác nhận phương án và phê duyệt khách cần có với người phụ trách booking trước khi cập nhật.
Bước 2: Cập nhật booking theo lịch mới¶
Lý do: Booking ONEYBK204581 vẫn Confirmed và quản lý cả hai container. Sửa tàu/chuyến trên booking này thay vì tạo booking thứ hai giúp phí, cutoff và tài liệu cùng theo tàu thực tế chở hàng.
Vào , mở
ONEYBK204581. Trong Carrier Response (Phản hồi của hãng), đổi:Main Vessel (Tàu chính): ONE COMPETENCE (trước là ONE COMMITMENT).
Main Voyage (Chuyến chính): 027W (trước là 026W).
Biểu mẫu booking có ETA nhưng không có ETD, nên đổi ngày trên chặng: mở lô, vào tab Schedule & Performance (Lịch trình và thực hiện); ở chặng Main Carriage, đặt ETD/ETA thành 2026-11-12 20:00 - 2026-12-09.
Ghi chú
Không có nút Rebook riêng cho chuyển chuyến. Main Vessel (Tàu chính) và Main Voyage (Chuyến chính) vẫn sửa được khi booking Confirmed, chỉ khóa khi Cancelled; thay đổi hai trường tự ghi chatter. Sửa booking này phù hợp vì ONE chuyển toàn bộ booking, cả hai container cùng đi 027W. Chuyển một phần cần cách khác; xem Giới hạn hiện tại.
Sau lưu, ETD/ETA của booking và lô theo chặng Main Carriage; chatter booking tự ghi "Main Vessel: ONE COMMITMENT -> ONE COMPETENCE", "Main Voyage: 026W -> 027W".
Mẹo
Bước 2 hoàn tất khi: booking hiển thị ONE COMPETENCE / 027W, ETA 2026-12-09; ETD/ETA lô là 2026-11-12 20:00 - 2026-12-09; chatter booking có lịch sử đổi tàu/chuyến.
Bước 3: Báo khách và kiểm tra lại các cutoff¶
Lý do: Nhat Long Footwear cần lịch mới để báo người mua tại Los Angeles. Cutoff theo chuyến 026W không còn đúng, phải đổi trước khi tiếp tục VGM và SI cho 027W.
Trong chatter lô, dùng Send message (Gửi tin nhắn) báo Nhat Long Footwear lý do chuyển và lịch mới: ONE COMPETENCE 027W, ETD 2026-11-12, ETA 2026-12-09.
Trên lô, đổi từng cutoff để nằm trước ETD mới:
CY Cutoff (Hạn vào bãi)
SI Cutoff (Hạn gửi SI)
VGM Cutoff (Hạn gửi VGM)
Ghi chú
Viindoo không tính lại cutoff khi ETD đổi, cũng không mở lại VGM Status (Trạng thái VGM). VGM đã Submitted cho 026W vẫn là Submitted sau đổi lịch dù có thể không còn hợp lệ cho 027W. Đổi cả ba cutoff thủ công, xác nhận với ONE VGM hiện tại còn dùng được cho 027W hay không.
Quan trọng
Kiểm tra lại SI và bản nháp B/L theo tên tàu, chuyến và lịch mới. Nhãn Approved trên tài liệu của chuyến 026W không có nghĩa là tài liệu đã được duyệt cho chuyến 027W; thay đổi booking cũng không tự bỏ nhãn này. Nếu cần sửa nội dung, chọn Ask to Review trong mục Actions của tài liệu, tải lên bản đã sửa và để trưởng bộ phận vận hành kiểm tra trước khi chọn Approve lần nữa. Chỉ thay tệp đính kèm sẽ không xóa nhãn Approved của lần duyệt trước.
Nếu cutoff vẫn sau ETD/ETA mới khi lưu, hệ thống từ chối; xem Xử lý vướng mắc.
Mẹo
Bước 3 hoàn tất khi: CY, SI, VGM Cutoff đều trước ETD mới 2026-11-12; chatter có tin gửi Nhat Long Footwear về lịch mới.
Xem thêm
Khai báo VGM của container - cách cân và gửi VGM nếu hãng yêu cầu gửi lại cho chuyến mới
Bước 4: Chưa đánh dấu Loaded khi container chưa thực sự đi¶
Lý do: Chuyến mới chưa rời cảng. Đánh dấu Loaded quá sớm sẽ khiến cả đội tưởng hàng đang vận chuyển trong khi vẫn ở cầu cảng.
Quan trọng
Vẫn bấm được Mark Loaded (Đánh dấu đã xếp tàu) khi container có ngoại lệ Rolled Over chưa xử lý; Viindoo không kiểm tra trường Exception trước. Đây là hạn chế hiện tại; không có nút hoàn tác nếu bấm nhầm (xem Xử lý vướng mắc). Cần tự kiểm tra nhãn ngoại lệ trên cả hai container trước mỗi lần bấm Mark Loaded cho tới khi xử lý xong.
Mẹo
Bước 4 hoàn tất khi: lúc ONEU4567895 và ONEU4568124 còn nhãn Rolled Over và chuyến mới chưa đi, không ai bấm Mark Loaded trên hai container.
Bước 5: Xóa ngoại lệ khi container đã thực sự đi¶
Lý do: Sau khi ONE xác nhận cả hai container đi trên ONE COMPETENCE 027W, kết thúc ngoại lệ để báo cáo và Dashboard không tiếp tục coi lô là ngoại lệ đang mở.
Khi có xác nhận thực tế từ hãng hoặc cảng, bấm Mark Loaded (Đánh dấu đã xếp tàu) trên
ONEU4567895, rồiONEU4568124.Bấm Clear Exception (Xóa ngoại lệ) trên từng container.
Quan trọng
Clear Exception xóa vĩnh viễn Exception At (Thời điểm ngoại lệ), không có lịch sử hay hoàn tác. Sao chép loại, nguyên nhân và ngày ngoại lệ vào chatter trước khi bấm trên từng container. Viindoo cũng không bắt buộc thứ tự: có thể xóa trước Mark Loaded, nên kiểm tra container đã thực sự đi trước.
Sau xóa, trường Exception (Ngoại lệ) trở về None, Exception At bị xóa và nhãn đỏ biến mất khỏi danh sách container.
Mẹo
Bước 5 hoàn tất khi: không container nào còn nhãn ngoại lệ, cả hai là Loaded; chatter vẫn lưu lý do chuyển chuyến từ bước 1 và 3 - nơi còn giữ thông tin sau khi xóa các trường ngoại lệ.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Hành vi hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Ghi ngoại lệ (bước 1) |
Ngoại lệ container không tự tổng hợp lên Dashboard hoặc Tracking Status của lô |
Ghi thêm Tracking Update nếu cần lô hiển thị At Risk hoặc Delayed |
Cập nhật booking (bước 2) |
Không có nút Rebook riêng; sửa Main Vessel/Main Voyage/ETD trực tiếp trên booking đã xác nhận |
Dùng lịch sử tự ghi trong chatter để kiểm tra thay đổi lịch |
Báo khách (bước 3) |
Không có thông báo tự động hoặc mẫu email cho ngoại lệ container |
Gửi cập nhật thủ công qua chatter lô |
Kiểm tra cutoff (bước 3) |
CY/SI/VGM Cutoff không tự tính lại khi ETD đổi; VGM Status không mở lại |
Đổi từng cutoff thủ công, xác nhận lại VGM đã gửi với hãng |
Chưa đánh dấu Loaded (bước 4) |
Mark Loaded vẫn bấm được khi container còn ngoại lệ đang mở |
Tự kiểm tra nhãn ngoại lệ trên từng container trước mỗi lần bấm Mark Loaded |
Xóa ngoại lệ (bước 5) |
Clear Exception xóa vĩnh viễn thời điểm ngoại lệ, không giữ lịch sử và không bắt buộc làm sau Mark Loaded |
Sao chép thông tin vào chatter trước khi xóa, xác nhận container đã thực sự đi |
Chỉ chuyển một container trong lô có nhiều container |
Booking có một Main Vessel/Main Voyage/ETD cho cả lô, không biểu diễn được hai container đi hai tàu khác nhau |
Không sửa booking này nếu chỉ một container bị chuyển. Tách container thành lô riêng trước khi đặt chuyến mới; ngoài phạm vi bài này. |
Xử lý vướng mắc¶
Cutoff mới bị từ chối vì vẫn sau ETD¶
Hiện tượng: Lưu CY, SI hoặc VGM Cutoff mới thì hệ thống báo:
VGM Cutoff of Shipment SHP/26xx/000nn must be before ETD.
Nguyên nhân: Lô so mỗi cutoff với ETD chặng Main Carriage. Nếu đổi cutoff sang ngày của 027W trước khi sửa ETD ở bước 2, cutoff mới nằm sau ETD cũ 2026-11-05 và bị từ chối.
Cách xử lý:
Lưu ETD/ETA mới trên chặng Main Carriage trước (bước 2).
Sau đó đổi CY, SI, VGM Cutoff (bước 3), mỗi hạn đều trước ETD mới.
Đã bấm Mark Loaded khi container còn Rolled Over¶
Hiện tượng: Container là Loaded nhưng vẫn có nhãn Rolled Over; khi bấm Mark Loaded, Viindoo không cảnh báo.
Nguyên nhân: Hạn chế đã nêu ở bước 4: Mark Loaded không kiểm tra trường Exception trước khi đổi trạng thái.
Cách xử lý:
Xác nhận với hãng hoặc cảng container đã thực sự đi hay chưa.
Nếu đã đi, ví dụ thao tác hơi sai thứ tự nhưng container thực sự ở chuyến 027W, bấm Clear Exception (Xóa ngoại lệ) để hồ sơ khớp thực tế.
Nếu chưa đi, không có nút hoàn tác Mark Loaded. Ghi đính chính ngày xếp tàu qua chatter hoặc ghi chú, tiếp tục theo dõi ngoại lệ tới khi container thực sự đi.