Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: nhân viên Vận hành, Chứng từ

Thời gian thực hiện: khoảng 20 phút để ghi nhận một container xuất và một container nhập

Kết quả: cả hai container trên booking xuất đi từ Empty Picked đến Loaded, với VGM được nộp trước; container nhập đi từ Arrived đến Empty Returned trong thời gian miễn phí

Điều kiện cần có

Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/mô-đun sau:

• Freight Forwarder Management (tự động cài Logistics Accounting)

Các mốc container là dữ liệu gốc để biết container thực sự ở đâu từ lúc booking đến khi giao hàng. Chúng liên quan đến việc xác nhận Verified Gross Mass (VGM) trước khi xếp tàu, thời gian miễn phí quyết định khi nào phát sinh phí lưu container và ngày xếp tàu ghi trên House Bill of Lading. Container xuất đi theo đúng thứ tự Empty Picked -> Stuffed -> Gate-in -> Loaded; container nhập theo trình tự khác Arrived -> Customs Cleared -> Gate Out -> [Unstuffed] -> Empty Returned, trong đó Unstuffed chỉ áp dụng cho hàng được dỡ tại CFS. Bấm mốc sai thứ tự hoặc nhiều ngày sau khi sự việc xảy ra sẽ làm sai phép tính thời gian miễn phí và chuỗi tài liệu ngân hàng đối chiếu với B/L. Nếu gặp thuật ngữ mới, xem Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Tình huống xuyên suốt: Minh (nhân viên Booking, kiêm Vận hành hiện trường) ghi nhận container ONEU4567895 (40HC, seal OL2604187) trên booking xuất khẩu của Hai Long Logistics cho Nhat Long Footwear (Hai Phong Port đến Port of Los Angeles, hãng tàu ONE) và container CSNU8123450 (40HC, seal CS1178342) trên lô nhập khẩu của Minh Phat Engineering (Shanghai đến Hai Phong Port, hãng tàu COSCO SHIPPING LINES, bảy ngày miễn phí).

Trước khi bắt đầu

• Lô hàng đã Xác nhận hoặc ở trạng thái sau đó; nhóm Containers (Container) bị ẩn khi lô hàng còn Nháp.

• Lô hàng đã có ít nhất một container, tạo thủ công hoặc theo Khai báo hàng hóa, kiện và container.

• Bạn thuộc nhóm User: All Shipments (Người dùng: Tất cả lô hàng). Nhóm User: Own Shipments (Người dùng: Lô hàng của mình) chỉ được đọc lô hàng, container, booking và dòng phí; không bấm được nút mốc nào.

Bước 1: Mở danh sách container trên lô hàng

Mọi nút mốc nằm trên chính lô hàng, cạnh phần hàng hóa liên quan; không có màn hình "thực hiện container" riêng để tìm kiếm.

Vào Freight Forwarding ‣ Operations ‣ Direction ‣ Export, mở lô hàng của Nhat Long Footwear và ở tab Cargo & Packages (Hàng hóa & Kiện hàng). Tab này chứa nhóm Containers cho lô FCL, không nằm dưới tab tên "Requested Details".

Mẹo

Hoàn thành bước 1 khi: nhóm Containers liệt kê cả ONEU4567895 và ONEU4568124, mỗi dòng có Execution State là Draft.

Bước 2: Ghi nhận Empty Picked và Stuffed

Empty Picked ghi nhận xe tải rời bãi với container rỗng; Stuffed chốt số container và số seal mà mọi tài liệu sau đó (HBL, SI) phải khớp.

Trên dòng của container:

1. Nhập Container Number (Số container): ONEU4567895.

2. Khi Phuong Nam Transport Co., Ltd. kéo container rỗng ra lúc 2026-11-01 08:00, bấm Empty Picked (Đã lấy rỗng).

3. Nhập Seal Number (Số seal): OL2604187 sau khi đã xếp 600 thùng hàng.

4. Khi container được niêm phong lúc 2026-11-02 14:00, bấm Stuffed (Đã đóng hàng).

Cảnh báo

Bấm Empty Picked khi chưa có Container Number, hoặc Stuffed khi thiếu Container Number và Seal Number, đều bị chặn (thông báo nêu trường còn thiếu):

Cannot mark container "<container>" as <milestone> yet.
Please fill in: <fields>.

Mẹo

Hoàn thành bước 2 khi: Execution State hiển thị Stuffed và dòng có Container Number ONEU4567895, Seal Number OL2604187.

Container ONEU4568124 (seal OL2604188) đi qua các bước tương tự: Empty Picked lúc 2026-11-01 09:30, Stuffed lúc 2026-11-02 16:00, Submit VGM lúc 2026-11-02 18:00 và Gate-in lúc 2026-11-04 10:00.

Bước 3: Nhập và nộp VGM

Theo SOLAS, container cần có Verified Gross Mass trước khi xếp tàu; đây là chốt an toàn, không chỉ là giấy tờ. Bấm View (Xem) trên dòng để mở container trong cửa sổ bật lên: cửa sổ này ẩn các nút trên đầu biểu mẫu nhưng cuối cửa sổ vẫn có Submit VGM (Nộp VGM), Not Loaded (Không được xếp tàu) và Rolled Over (Chuyển chuyến). Chỉ thiếu Clear Exception (Xóa ngoại lệ); nếu cần nút này, hãy mở qua nút thông minh Containers trên đầu lô hàng.

• VGM Weight (Trọng lượng VGM): 14.940 kg (phương pháp cân cầu SM1: trọng lượng vỏ 3.940 kg + hàng 10.800 kg + vật liệu chèn lót 200 kg).

• Bấm Submit VGM (Nộp VGM) lúc 2026-11-02 16:30, trước hạn chót VGM 17:00.

Sau khi nộp, nhãn VGM Submission chuyển thành Submitted (Đã nộp) và ghi nhận người nộp, thời điểm nộp.

Cảnh báo

Bấm Submit VGM khi VGM Weight vẫn bằng không sẽ bị chặn:

Cannot submit VGM for container "<container>".
Please enter VGM Weight first.

Mẹo

Hoàn thành bước 3 khi: VGM Status là Submitted, VGM Weight là 14.940 kg và thời điểm nộp (16:30) trước hạn chót VGM 17:00.

Xem thêm

Khai báo VGM của container giải thích hai phương pháp cân SM1/SM2 và cách xử lý khi VGM bị từ chối.

Bước 4: Chuyển qua Gate-in và Loaded

Gate-in xác nhận container đã vào bãi container của cảng; Loaded xác nhận container đã lên tàu. Đây là hai lần bấm cuối cùng của bộ phận Vận hành trước khi container rời khỏi phạm vi kiểm soát của họ.

Bấm Gate-in (Đã vào bãi) lúc 2026-11-04 09:00, trước hạn chót CY 12:00.

Ghi chú

Trước ETD ban đầu, ONE chuyển cả booking gồm hai container từ ONE COMMITMENT 026W sang ONE COMPETENCE, voyage 027W ("Space Optimization", quyết định của chính hãng tàu). Việc ghi nhận ngoại lệ và đặt lại chỗ được trình bày trong Xử lý container chuyển chuyến và không được xếp tàu, không lặp lại ở đây. Cả hai container vẫn ở Gate-in trong quá trình thay đổi và được xếp lên chuyến tàu mới thay vì chuyến ban đầu.

Khi container thực sự đã lên chuyến tàu mới, bấm Loaded (Đã xếp tàu): ONEU4567895 lúc 2026-11-12 18:00, ONEU4568124 lúc 2026-11-12 18:30.

Cảnh báo

Viindoo không chặn Loaded khi VGM vẫn là Not Submitted (Chưa nộp). Kiểm tra mốc chỉ xét mốc trước đó, không xét VGM Status. Theo SOLAS, không được xếp tàu container chưa nộp VGM; vì vậy, hãy coi "Nộp VGM trước khi Loaded" là bước bắt buộc trong quy trình nội bộ, không dựa vào hệ thống để chặn (xem Giới hạn đã biết).

Mẹo

Hoàn thành bước 4 khi: Execution State là Loaded và VGM Status là Submitted; cần tự kiểm tra cả hai vì Viindoo vẫn cho qua Loaded dù chưa nộp VGM.

Bước 5: Chuyển container nhập từ Arrived đến Empty Returned

Trình tự nhập không phải trình tự xuất đảo ngược. Arrived bắt đầu đồng hồ thời gian miễn phí; container giao thẳng cho người nhận hàng có thể chuyển từ Gate Out đến Empty Returned mà không cần bước Unstuffed.

Trên tab Cargo & Packages của lô nhập Minh Phat Engineering, ở dòng container CSNU8123450:

1. Khi COSCO SHIPPING LEO cập cảng Hai Phong Port lúc 2026-11-17 14:00, bấm Arrived (Đã đến).

2. Đồng thời nhập ngày giờ đó vào thời điểm đến (giá trị cuối) của trường ATD/ATA trên lô hàng, cạnh ETD/ETA dưới POL và POD. Free Time (Thời gian miễn phí) tính từ trường này, không tính từ dấu thời gian Arrived của riêng container.

3. Sau khi container được thông quan ngoài Viindoo, bấm Customs Cleared (Đã thông quan) lúc 2026-11-18 16:00.

4. Khi Phuong Nam Transport Co., Ltd. kéo container ra, bấm Gate Out (Đã ra cảng) lúc 2026-11-20 09:00.

5. Khi container rỗng được trả lại hãng tàu, bấm Empty Returned (Đã trả rỗng) lúc 2026-11-22 15:00; giao thẳng nên không cần bước Unstuffed (Đã dỡ hàng).

Ghi chú

Arrived (container) và ATD/ATA (lô hàng) là hai mục nhập riêng. Bấm Arrived chỉ ghi thời điểm của container; Free Time Start (Bắt đầu thời gian miễn phí) lấy từ ATA của lô hàng. Nếu bỏ qua ATD/ATA, nhóm Free Time vẫn trống dù container đã Arrived. Free Time End (Kết thúc thời gian miễn phí) và Detention Start (Bắt đầu phí lưu container ngoài cảng) vẫn trống vì không có màn hình nhập số ngày miễn phí. Hãy tự tính ngày miễn phí cuối: ATA 2026-11-17 cộng bảy ngày của COSCO = 2026-11-24, rồi ghi vào Chatter của lô hàng.

Mẹo

Hoàn thành bước 5 khi: Import State là Empty Returned, Free Time Start là 2026-11-17 và Gate Out (2026-11-20 09:00) sớm hơn ngày miễn phí cuối tự tính (2026-11-24).

Giới hạn hiện tại

Bước	Viindoo hiện xử lý thế nào	Cách bạn thực hiện
Bước 4 (Loaded)	Có thể bấm Loaded khi VGM Status vẫn là Not Submitted; quy tắc kiểm tra mốc không đọc vgm_status	Đưa bước Submit VGM trước Loaded thành điểm kiểm tra bắt buộc trong quy trình nội bộ; đừng trông đợi hệ thống chặn
Bước 5 (thời gian miễn phí)	Đồng hồ thời gian miễn phí lấy mốc ATA của lô hàng, không lấy ngày Arrived của từng container. Không có màn hình nhập số ngày miễn phí, nên Free Time End và Detention Start vẫn trống; cũng không có đồng hồ Demurrage riêng cho thời gian container nằm tại cảng trước Gate Out	Nhập thời điểm tàu thực sự đến vào ATD/ATA ngay khi biết; tự tính ngày miễn phí cuối từ thỏa thuận với hãng tàu và tự so sánh với Gate Out

Xử lý vướng mắc

Không thể bấm Stuffed

Hiện tượng: bấm một mốc sẽ hiện thông báo sau (tên trường được điền theo trường hợp):

Cannot mark container "<container>" as <milestone> yet.
Please fill in: <fields>.

Nguyên nhân: Container Number hoặc Seal Number vẫn trống đối với mốc đã bấm.

Cách xử lý: điền trường còn thiếu trên dòng, rồi bấm lại nút mốc.

Không thể nộp VGM

Hiện tượng: bấm Submit VGM sẽ hiện:

Cannot submit VGM for container "<container>".
Please enter VGM Weight first.

Nguyên nhân: VGM Weight vẫn bằng không.

Cách xử lý: nhập VGM Weight theo kilôgam rồi bấm lại Submit VGM.

Nút mốc không chuyển container sang bước tiếp theo

Hiện tượng: bấm một mốc sẽ hiện thông báo sau (tên trường được điền theo trường hợp):

Cannot move container "<container>" from <current milestone> to <clicked milestone>.

Nguyên nhân: cả hai trình tự đều bắt buộc đúng thứ tự, ví dụ bấm Loaded khi container vẫn ở Empty Picked, bỏ qua Stuffed và Gate-in.

Cách xử lý: bấm các mốc theo thứ tự; đối với hàng xuất, không thể bỏ qua một mốc ở giữa.

Nhóm Free Time trống sau Arrived

Hiện tượng: container hiển thị Arrived nhưng nhóm Free Time không xuất hiện.

Nguyên nhân: trường ATD/ATA của lô hàng vẫn trống; Free Time chỉ tính khi trường này có giá trị, bất kể dấu thời gian Arrived của container.

Cách xử lý: nhập ngày giờ đến thực tế vào trường ATD/ATA của lô hàng (Bước 5).

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Khai báo hàng hóa, kiện và container

• Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng

• Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển

• Nhập hàng nguyên container đường biển