Gửi mẫu tin ZBS từ đơn bán¶
Thông tin bài hướng dẫn
Ghi chú
Ngoài phạm vi bài này:
Tạo mới hoặc gửi duyệt mẫu tin ZBS: xem Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT)
Trả lời hội thoại chăm sóc khách hàng trong Discuss: xem Trả lời tin nhắn từ Zalo OA
Tạo báo giá trực tiếp từ hội thoại Zalo: xem Tạo báo giá từ chat Zalo
---
Khi nào dùng trang này¶
Dùng khi nhân viên kinh doanh đã có báo giá/đơn bán và cần gửi thông báo có cấu trúc qua Zalo cho đúng khách hàng, ví dụ gửi báo giá, xác nhận đơn, thông báo đã nhận thanh toán hoặc hủy đơn.
Ví dụ xuyên suốt hướng dẫn này: Nhân viên kinh doanh Khánh mở đơn S00024 của khách Gemini Furniture và nhấn Gửi qua Zalo để gửi mẫu "ZBS Quote". Mẫu lấy mã đơn, tổng tiền và liên kết cổng thông tin từ chứng từ, giúp giảm việc nhập lại. Khánh vẫn kiểm tra bản xem trước có khớp báo giá không trước khi gửi.
Gửi từ chứng từ có thể lấy mã đơn, số tiền và liên kết cổng thông tin từ dữ liệu trên đơn. Kiểm tra bản xem trước vì dữ liệu thiếu hoặc tham số sai vẫn có thể tạo nội dung không đúng. Quản trị viên phụ trách phê duyệt mẫu, đồng bộ trạng thái, theo dõi chất lượng và hạn mức theo hướng dẫn quản lý mẫu.
Xem thêm
Trả lời tin nhắn từ Zalo OA — Trả lời Tin Tư vấn và chuyển ZBS khi hết cửa sổ 7 ngày
Tạo báo giá từ chat Zalo — Tạo báo giá ngay từ hội thoại Zalo thay vì từ đơn bán
Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT) — Kiểm tra trạng thái mẫu, gửi duyệt và bỏ lưu trữ
---
Bước 1 - Kiểm tra điều kiện trước khi gửi¶
Nút Gửi qua Zalo xuất hiện khi đơn đã có khách hàng và hồ sơ khách có ít nhất một kênh gửi: liên kết Zalo, số di động hoặc số điện thoại.
Mở và vào đơn cần gửi.
Ghi chú
Nếu không thấy nút Gửi qua Zalo, kiểm tra lại hồ sơ khách hàng trên đơn:
Đã liên kết Zalo chưa?
Có số điện thoại chưa?
---
Bước 2 - Mở màn hình gửi và chọn người nhận¶
Nhấn Gửi qua Zalo để mở popup Gửi tin nhắn Zalo.
Trong màn hình gửi:
Ô Người nhận tự điền từ đối tác trên chứng từ nếu tìm thấy.
Ô Người nhận chỉ gợi ý các liên hệ có thể liên lạc qua Zalo (có liên kết Zalo hoặc số điện thoại).
Ô Mẫu ZBS cho phép chọn mẫu đã duyệt để dựng bản xem trước ngay trong popup.
---
Ghi chú
Ảnh minh họa bố cục hộp thoại. Bản xem trước của mẫu Nháp không chứng minh mẫu đã được duyệt hoặc tin đã đến người nhận. Dùng mẫu Đã phê duyệt, kiểm tra tham số và xác minh kết quả lần gửi thực tế.
Bước 3 - Chọn mẫu ZBS phù hợp¶
Ô Mẫu ZBS chỉ hiển thị các mẫu thỏa điều kiện:
Trạng thái mẫu là Đã phê duyệt.
Bạn có quyền dùng mẫu đó.
Mẫu áp dụng cho Báo giá/Đơn bán hoặc mẫu không khóa loại chứng từ.
Mẫu thuộc OA mà bạn được phân quyền thông báo.
Nếu không thấy mẫu nào, thường là do mẫu chưa được duyệt hoặc bạn chưa có quyền trên mẫu/OA.
---
Bước 4 - Kiểm tra bản xem trước rồi gửi¶
Sau khi chọn Mẫu tin ZBS, popup gửi hiển thị bản xem trước nội dung.
Trước khi nhấn Gửi, kiểm tra:
Đúng người nhận.
Nội dung bản xem trước không còn biến rỗng hoặc biến chưa được thay thế.
Mẫu đang dùng đúng ngữ cảnh nghiệp vụ của đơn.
Nhấn Gửi để gửi.
Hộp thoại có thể đóng sau khi gửi yêu cầu. Việc đóng hộp thoại không chứng minh Zalo đã chấp nhận hoặc giao tin; kiểm tra kết quả trong hội thoại, hoặc nhờ quản trị viên kiểm tra bản ghi tin nhắn Zalo và phản hồi API.
---
Bước 5 - Kiểm tra kết quả gửi¶
Mẹo
Kiểm tra gửi đúng trước khi tiếp tục xử lý đơn:
Tab Zalo trên đơn hoặc kênh Discuss đều có bản ghi tin vừa gửi.
Tin vừa gửi hiển thị nội dung khớp khách hàng, mã đơn và mẫu đã chọn.
Không còn biến rỗng hoặc nội dung giữ nguyên dạng biến chưa được thay thế.
Nếu hệ thống báo lỗi, không gửi lại nhiều lần trước khi kiểm tra nguyên nhân để tránh khách nhận trùng tin.
Lỗi kiểm tra dữ liệu như mẫu chưa được duyệt hoặc thiếu thông tin người nhận có thể hiện trong hộp thoại. Các lỗi khác có thể được ghi trên tin nhắn Zalo sau khi gửi yêu cầu. Kiểm tra trạng thái tin và phản hồi API, không dựa vào việc hộp thoại còn mở hay đã đóng.
---
Xử lý tình huống thường gặp¶
Mẫu không hiển thị trong màn hình gửi¶
Nguyên nhân phổ biến:
Mẫu chưa ở trạng thái Đã phê duyệt.
Mẫu không áp dụng cho Báo giá/Đơn bán.
Bạn chưa được cấp quyền dùng mẫu hoặc chưa thuộc OA của mẫu.
Hướng xử lý:
Báo Quản trị viên kiểm tra tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT).
Kiểm tra lại quyền người dùng trên OA và trên mẫu.
---
Nhấn Gửi báo lỗi chỉ gửi được mẫu đã phê duyệt¶
Nguyên nhân:
Mẫu vừa chọn chưa được phê duyệt hoặc đã đổi trạng thái.
Hướng xử lý:
Chọn mẫu khác đang được phê duyệt.
Báo Quản trị viên xử lý lại vòng duyệt mẫu.
---
Không gửi được do thiếu thông tin nhận¶
Nguyên nhân:
Khách chưa có Zalo UID và cũng chưa có số điện thoại hợp lệ.
Mẫu bắt buộc gửi qua số điện thoại nhưng hồ sơ khách chưa có số.
Hướng xử lý:
Cập nhật số điện thoại cho khách hàng.
Đồng bộ lại liên kết khách hàng - Zalo nếu cần.
Gửi lại sau khi đủ dữ liệu nhận.
---
Bản xem trước có dữ liệu rỗng hoặc sai¶
Nguyên nhân:
Dữ liệu trên đơn đang thiếu.
Cấu hình tham số trong Mẫu tin ZBS chưa đúng.
Hướng xử lý:
Kiểm tra lại dữ liệu trên chứng từ.
Nếu dữ liệu chứng từ đã đúng mà bản xem trước vẫn sai, báo Quản trị viên kiểm tra cấu hình tham số ở Mẫu tin ZBS.
---
Người nhận có dấu hiệu không đúng khách hàng¶
Triệu chứng:
Tên khách trong màn hình gửi hoặc hội thoại Zalo không khớp khách hàng trên đơn.
Hồ sơ khách trên đơn có dấu hiệu bị trùng hoặc chưa được ghép đúng với người đang nhắn qua Zalo.
Hướng xử lý:
Dừng gửi tin để tránh gửi thông tin đơn hàng cho sai người.
Nhờ Quản trị viên hoặc Trưởng nhóm CSKH kiểm tra liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo.
Gửi lại sau khi xác nhận đúng khách hàng.