Gửi mẫu tin ZBS từ đơn bán

Thông tin bài hướng dẫn

Đối tượng: Nhân viên kinh doanh
Thời gian: 5-7 phút đọc lần đầu
Kết quả: Gửi được mẫu tin ZBS từ đơn bán và kiểm tra nhanh tình trạng gửi

Cảnh báo

Ảnh chụp màn hình trên trang này sử dụng dữ liệu giả định. Các tài khoản Zalo, liên hệ, hội thoại và tin nhắn hiển thị chỉ mang tính minh họa, không thuộc về bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp có thật nào.

Ghi chú

Ngoài phạm vi bài này:

---

Khi nào dùng trang này

Dùng khi nhân viên kinh doanh đã có báo giá/đơn bán và cần gửi thông báo có cấu trúc qua Zalo cho đúng khách hàng, ví dụ gửi báo giá, xác nhận đơn, thông báo đã nhận thanh toán hoặc hủy đơn.

Ví dụ dùng xuyên suốt bài: Nhân viên kinh doanh Khánh mở đơn S00049 của khách Gemini Furniture và nhấn Gửi qua Zalo để gửi mẫu "Báo giá <order_code>". Mẫu tự điền mã đơn, tổng tiền và liên kết cổng thông tin — thay cho tin nhắn thủ công vốn phải gõ trong ứng dụng Zalo OA. Gửi từ chứng từ giúp giảm việc gõ lại; Khánh vẫn kiểm tra bản xem trước khớp với báo giá trước khi gửi.

Gửi từ chứng từ có thể lấy mã đơn, số tiền và liên kết cổng thông tin từ dữ liệu trên đơn. Kiểm tra bản xem trước vì dữ liệu thiếu hoặc tham số sai vẫn có thể tạo nội dung không đúng. Quản trị viên phụ trách phê duyệt mẫu, đồng bộ trạng thái, theo dõi chất lượng và hạn mức theo hướng dẫn quản lý mẫu.

Xem thêm

---

Bước 1 - Kiểm tra điều kiện trước khi gửi

Nút Gửi qua Zalo xuất hiện khi đơn bán có khách hàng và hồ sơ khách có ít nhất một kênh gửi: liên kết Zalo, số di động hoặc số điện thoại. Nút cần mô-đun Zalo - Bán hàng từ Chat (viin_zalo_sale) và các mẫu bán hàng dựng sẵn đi kèm, mà Quản trị viên phải gửi Zalo duyệt trước.

Vào Bán hàng ‣ Đơn hàng ‣ Báo giá hoặc Bán hàng ‣ Đơn hàng ‣ Đơn hàng và mở đơn cần gửi.

Phần đầu đơn bán S00049 với nút Gửi qua Zalo cạnh nút Gửi qua email

Ghi chú

Nếu không thấy nút Gửi qua Zalo, kiểm tra lại hồ sơ khách hàng trên đơn:

  • Đã liên kết Zalo chưa?

  • Có số điện thoại chưa?

---

Bước 2 - Mở màn hình gửi và chọn người nhận

Nhấn Gửi qua Zalo để mở popup Gửi tin nhắn Zalo.

Trong màn hình gửi:

  1. Ô Người nhận tự điền từ đối tác trên chứng từ nếu tìm thấy.

  2. Ô Người nhận chỉ gợi ý các liên hệ có thể liên lạc qua Zalo (có liên kết Zalo hoặc số điện thoại).

  3. Ô Mẫu ZBS cho phép chọn một mẫu đã duyệt để xem trước nội dung ngay trong hộp thoại. Ô này được điền sẵn mẫu đã duyệt đầu tiên phù hợp với chứng từ: đổi sang mẫu khác nếu cần.

Hộp thoại Gửi tin nhắn Zalo từ đơn bán S00049 với Người nhận là Gemini Furniture, Tiêu đề S00049 và thẻ xem trước mẫu Báo giá phía trên ô Mẫu ZBS

---

Ghi chú

Bản xem trước cho thấy thẻ tin sẽ trông thế nào. Đây không phải bằng chứng Zalo chấp nhận hay giao tin: hãy kiểm tra tham số và kết quả gửi thực tế.

Bước 3 - Chọn mẫu ZBS phù hợp

Ô Mẫu ZBS chỉ hiển thị các mẫu thỏa điều kiện:

  1. Trạng thái mẫu là Đã duyệt.

  2. Bạn có quyền dùng mẫu đó.

  3. Mẫu áp dụng cho Báo giá/Đơn bán hoặc mẫu không khóa loại chứng từ.

  4. Mẫu thuộc một trong các công ty đang được bật ở bộ chuyển công ty.

Nếu không thấy mẫu nào, thường là do mẫu chưa được duyệt hoặc bạn không được phép dùng mẫu.

---

Bước 4 - Kiểm tra bản xem trước rồi gửi

Sau khi chọn Mẫu tin ZBS, popup gửi hiển thị bản xem trước nội dung.

Trước khi nhấn Gửi, kiểm tra:

  1. Đúng người nhận.

  2. Nội dung bản xem trước không còn biến rỗng hoặc biến chưa được thay thế.

  3. Mẫu đang dùng đúng ngữ cảnh nghiệp vụ của đơn.

Nhấn Gửi để gửi.

Hộp thoại có thể đóng sau khi gửi yêu cầu. Việc đóng hộp thoại không chứng minh Zalo đã chấp nhận hoặc giao tin; kiểm tra kết quả trong hội thoại, hoặc nhờ quản trị viên kiểm tra bản ghi tin nhắn Zalo và phản hồi API.

---

Bước 5 - Kiểm tra kết quả gửi

Mẹo

Kiểm tra gửi đúng trước khi tiếp tục xử lý đơn:

  • Phần trao đổi của đơn và hội thoại của khách trong menu Zalo đều hiển thị bản ghi tin vừa gửi.

  • Tin vừa gửi hiển thị nội dung khớp khách hàng, mã đơn và mẫu đã chọn.

  • Không còn biến rỗng hoặc nội dung giữ nguyên dạng biến chưa được thay thế.

  • Nếu hệ thống báo lỗi, không gửi lại nhiều lần trước khi kiểm tra nguyên nhân để tránh khách nhận trùng tin.

Lỗi kiểm tra dữ liệu như mẫu chưa được duyệt hoặc thiếu thông tin người nhận có thể hiện trong hộp thoại. Các lỗi khác có thể được ghi trên tin nhắn Zalo sau khi gửi yêu cầu. Kiểm tra trạng thái tin và phản hồi API, không dựa vào việc hộp thoại còn mở hay đã đóng.

Hội thoại Zalo của Gemini Furniture trong Discuss hiển thị các thẻ xác nhận đơn hàng và báo giá gửi từ đơn, với tiêu đề đơn và các biến đã được thay bằng dữ liệu thật

Phần trao đổi của đơn cũng liệt kê các tin Zalo này khi mô-đun Cầu nối Zalo với Chatter được bật, và nút Zalo của nó mở cùng hộp thoại Gửi tin nhắn Zalo.

Phần trao đổi của đơn bán với nút Zalo trên thanh công cụ và các tin Zalo của đơn liệt kê bên dưới, gồm thẻ xác nhận đơn hàng

---

Xử lý tình huống thường gặp

Mẫu không hiển thị trong màn hình gửi

Nguyên nhân phổ biến:

  1. Mẫu chưa ở trạng thái Đã duyệt.

  2. Mẫu không áp dụng cho Báo giá/Đơn bán.

  3. Bạn không được phép dùng mẫu (danh sách Người dùng của mẫu không có bạn), hoặc mẫu thuộc một công ty không được bật ở bộ chuyển công ty.

Hướng xử lý:

  1. Báo Quản trị viên kiểm tra tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT).

  2. Kiểm tra bạn được phép dùng mẫu.

---

Nhấn Gửi báo lỗi chỉ gửi được mẫu đã phê duyệt

Nguyên nhân:

  1. Mẫu vừa chọn chưa được phê duyệt hoặc đã đổi trạng thái.

Hướng xử lý:

  1. Chọn mẫu khác đang được phê duyệt.

  2. Báo Quản trị viên xử lý lại vòng duyệt mẫu.

---

Không gửi được do thiếu thông tin nhận

Nguyên nhân:

  1. Khách chưa có Zalo UID và cũng chưa có số điện thoại hợp lệ.

  2. Mẫu bắt buộc gửi qua số điện thoại nhưng hồ sơ khách chưa có số.

Hướng xử lý:

  1. Cập nhật số điện thoại cho khách hàng.

  2. Đồng bộ lại liên kết khách hàng - Zalo nếu cần.

  3. Gửi lại sau khi đủ dữ liệu nhận.

---

Bản xem trước có dữ liệu rỗng hoặc sai

Nguyên nhân:

  1. Dữ liệu trên đơn đang thiếu.

  2. Cấu hình tham số trong Mẫu tin ZBS chưa đúng.

Hướng xử lý:

  1. Kiểm tra lại dữ liệu trên chứng từ.

  2. Nếu dữ liệu chứng từ đã đúng mà bản xem trước vẫn sai, báo Quản trị viên kiểm tra cấu hình tham số ở Mẫu tin ZBS.

---

Người nhận có dấu hiệu không đúng khách hàng

Triệu chứng:

  1. Tên khách trong màn hình gửi hoặc hội thoại Zalo không khớp khách hàng trên đơn.

  2. Hồ sơ khách trên đơn có dấu hiệu bị trùng hoặc chưa được ghép đúng với người đang nhắn qua Zalo.

Hướng xử lý:

  1. Dừng gửi tin để tránh gửi thông tin đơn hàng cho sai người.

  2. Nhờ Quản trị viên hoặc Trưởng nhóm CSKH kiểm tra liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo.

  3. Gửi lại sau khi xác nhận đúng khách hàng.