Gửi yêu cầu thanh toán Zalo từ hóa đơn

Thông tin bài hướng dẫn

Đối tượng: Kế toán công nợ

Thời gian: 5-7 phút đọc lần đầu

Kết quả: Gửi được yêu cầu thanh toán qua Zalo từ hóa đơn khách hàng và kiểm tra nhanh nội dung đã gửi

Cảnh báo

Ảnh chụp màn hình trên trang này sử dụng dữ liệu giả định. Các tài khoản Zalo, liên hệ, hội thoại và tin nhắn hiển thị chỉ mang tính minh họa, không thuộc về bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp có thật nào.

Ghi chú

Ngoài phạm vi bài này:

• Tạo mới hoặc nộp duyệt Mẫu tin ZBS: xem Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT)

• Quản lý liên kết khách hàng với Zalo: xem Quản lý liên kết đối tác Zalo

• Gửi mẫu ZBS từ đơn bán: xem Gửi mẫu tin ZBS từ đơn bán

---

Khi nào dùng trang này

Dùng khi kế toán cần nhắc thanh toán từ hóa đơn qua Zalo.

Ví dụ dùng xuyên suốt bài: Hóa đơn INV/2026/00009 của Minh Chau Company còn dư nợ 12.500.000 VND. Nhân viên công nợ phải thu Linh mở hóa đơn, kiểm tra Nội dung thanh toán, nhấn Zalo ở phần trao đổi, chọn mẫu Yêu cầu thanh toán, kiểm tra bản xem trước hiển thị đúng số hóa đơn và số tiền còn phải trả, rồi nhấn Gửi. Gửi từ hóa đơn giúp giảm việc gõ lại. Linh vẫn kiểm tra nội dung thanh toán trước khi gửi để khách dùng đúng nội dung chuyển khoản. Mô-đun Tích hợp Zalo OA với Kế toán (viin_zalo_account) cung cấp sẵn mẫu Yêu cầu thanh toán.

Quan trọng

Mẫu Yêu cầu thanh toán lấy số tiền còn phải trả của hóa đơn, không phải tổng hóa đơn. Với hóa đơn đã thanh toán một phần, tin nhắn hiển thị số tiền còn lại; với hóa đơn đã thanh toán đủ, số tiền còn phải trả là 0 nên không gửi yêu cầu thanh toán.

Luồng nhanh

1. Mở hóa đơn cần nhắc thanh toán.

2. Nhấn Zalo ở phần trao đổi trên chứng từ.

3. Mở cửa sổ Gửi tin nhắn Zalo.

4. Chọn mẫu Yêu cầu thanh toán.

5. Kiểm tra bản xem trước rồi nhấn Gửi.

6. Mở hội thoại để xác nhận nội dung đã gửi.

---

Bước 1 - Kiểm tra hóa đơn trước khi gửi

Mở Hóa đơn ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn và vào hóa đơn cần nhắc thanh toán.

Trước khi gửi, kiểm tra nhanh:

1. Hóa đơn có khách hàng.

2. Số tiền còn phải trả đúng.

3. Ô Nội dung thanh toán (trong tab Thông tin khác) có nội dung dùng để đối chiếu khi khách thanh toán.

4. Hồ sơ khách có liên kết Zalo hoặc có số điện thoại.

Cảnh báo

Không gửi khi Nội dung thanh toán trống hoặc sai. Nội dung chuyển khoản sai có thể khiến kế toán khó đối chiếu khoản thanh toán với hóa đơn.

---

Bước 2 - Mở trình gửi Zalo từ hóa đơn

Nút Zalo xuất hiện trong khu vực phần trao đổi trên chứng từ khi hóa đơn có người nhận phù hợp, ví dụ khách đã liên kết Zalo hoặc có số điện thoại trên hồ sơ.

Nhấn Zalo ở phần trao đổi: xuất hiện một dòng người nhận và ô nhập tin. Nhấn mũi tên mở trình soạn thảo toàn màn hình để mở cửa sổ Gửi tin nhắn Zalo.

---

Bước 3 - Chọn mẫu Yêu cầu thanh toán

Trong Gửi tin nhắn Zalo, chọn Mẫu ZBS là Yêu cầu thanh toán. Hộp thoại mở ra với mẫu hóa đơn đã duyệt đầu tiên được chọn sẵn, mẫu này không nhất thiết là mẫu cần dùng.

Mẫu hiển thị khi:

1. Mẫu đang ở trạng thái Đã duyệt.

2. Mẫu áp dụng cho Hóa đơn.

3. Bạn được phép dùng mẫu: danh sách Người dùng của mẫu để trống hoặc có bạn.

Mẫu Yêu cầu thanh toán lấy dữ liệu từ hóa đơn:

Nội dung trên tin	Dữ liệu lấy từ hóa đơn
Tên khách hàng	Khách hàng trên hóa đơn
Số hóa đơn	Mã hóa đơn
Số tiền còn phải trả	Số tiền còn phải trả trên hóa đơn
Ngày đến hạn	Ngày đến hạn của hóa đơn
Trạng thái thanh toán	Trạng thái thanh toán của hóa đơn (ví dụ Chưa thanh toán hoặc Đã thanh toán)
Ghi chú thanh toán	Nội dung thanh toán (gửi lên Zalo cùng tin nhắn; bản xem trước trong Viindoo không hiển thị)
Tài khoản ngân hàng (khung thanh toán)	Tài khoản ngân hàng do Quản trị viên thiết lập trong mẫu
Nút xem chi tiết	Đường dẫn cổng thông tin của hóa đơn

Đề nghị khách dùng Nội dung thanh toán làm nội dung chuyển khoản. Kế toán có thể dùng thông tin này để đối chiếu khoản thanh toán với hóa đơn; việc gửi tin nhắn không tự đối soát thanh toán.

Ghi chú

Chỉ gửi được mẫu đã duyệt. Việc duyệt không tự điền dữ liệu còn thiếu: tham số và các ô trên hóa đơn cũng phải đúng. Kiểm tra lại bản xem trước trước khi gửi.

---

Bước 4 - Kiểm tra bản xem trước rồi gửi

Trước khi nhấn Gửi, kiểm tra:

1. Người nhận đúng khách hàng trên hóa đơn.

2. Số hóa đơn khớp chứng từ đang mở.

3. Số tiền còn phải trả đúng với yêu cầu thanh toán, và Nội dung thanh toán của hóa đơn đã được điền.

4. Nút xem chi tiết dẫn về hóa đơn trên cổng thông tin.

5. Không còn biến rỗng hoặc nội dung giữ nguyên dạng biến chưa được thay thế.

Mẹo

• Hóa đơn chưa thanh toán: gửi bình thường.

• Hóa đơn đã thanh toán một phần: tin nhắn hiển thị số tiền còn lại; kiểm tra lại số này trong bản xem trước.

• Hóa đơn thanh toán đủ: không gửi lại yêu cầu thanh toán.

Mẹo

Kiểm tra trước khi nhấn Gửi:

• Bản xem trước hiển thị đúng số hóa đơn và số tiền còn phải trả của chứng từ đang mở.

• Người nhận là đúng khách hàng trên hóa đơn (không phải liên hệ tạm hoặc contact sai).

• Bản xem trước không còn chuỗi giữ chỗ như <customer_name> hoặc ô trống.

Nhấn Gửi để gửi.

---

Bước 5 - Kiểm tra kết quả sau khi gửi

Sau khi gửi, mở hội thoại Zalo để kiểm tra tin vừa gửi.

Mẹo

Kiểm tra gửi đúng trước khi tiếp tục xử lý công nợ:

• Hội thoại Zalo mở đúng khách hàng trên hóa đơn.

• Tin nhắn đã gửi hiển thị đúng số hóa đơn, số tiền còn phải trả và khung thanh toán.

• Khách có thể bấm nút xem chi tiết nếu hóa đơn có đường dẫn cổng thông tin phù hợp.

• Nếu hệ thống báo lỗi, không gửi lại nhiều lần trước khi kiểm tra nguyên nhân để tránh khách nhận trùng yêu cầu thanh toán.

Xem thêm

Để hiểu luồng ghi nhận thanh toán và đối soát sao kê ngân hàng sau khi khách chuyển khoản, xem Cách theo dõi quy trình lập hóa đơn, thanh toán và đối chiếu của khách hàng và Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng.

---

Xử lý nhanh tình huống

Triệu chứng	Xử lý nhanh
Không thấy nút Zalo	Kiểm tra khách hàng trên hóa đơn; cập nhật số điện thoại hoặc kiểm tra liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo.
Không thấy mẫu Yêu cầu thanh toán	Kiểm tra mẫu ở trạng thái Đã duyệt, áp dụng cho Hóa đơn và bạn được phép dùng mẫu; nếu cần, báo Quản trị viên tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT).
Bản xem trước thiếu số tiền còn phải trả, hoặc hiện ký hiệu giữ chỗ thay cho tài khoản ngân hàng	Cập nhật dữ liệu hóa đơn; nếu vẫn sai, nhờ Quản trị viên kiểm tra tham số của mẫu và tài khoản ngân hàng của mẫu tại Đăng ký và quản lý Mẫu tin ZBS (Quản trị viên/CNTT).
Gửi thất bại hoặc OA báo lỗi token hoặc hạn mức gửi	Kiểm tra log và trạng thái OA tại Khắc phục sự cố Zalo OA.
Khách đã trả tiền nhưng vẫn nhận tin nhắc	Kiểm tra lại trạng thái thanh toán và đối chiếu sao kê trước khi gửi thêm.
Người nhận không đúng khách	Dừng gửi ngay; kiểm tra lại liên kết tại Quản lý liên kết đối tác Zalo.