Cách tạm ứng cho nhà cung cấp theo đơn mua

Để trả tiền cho nhà cung cấp trước khi nhận hóa đơn, tạo thanh toán tại Hóa đơn ‣ Nhà cung cấp ‣ Thanh toán và chọn đơn mua đã xác nhận ở ô Đơn mua. Khoản thanh toán hiện trên đơn mua; khi xác nhận hóa đơn của đơn đó, bạn trừ khoản tạm ứng bằng Thêm ở mục Dư nợ chưa phân bổ. Bạn tự chọn trừ bao nhiêu tiền tạm ứng vào từng hóa đơn.

Ai làm	Kế toán hoặc nhân viên mua hàng có quyền Kế toán Hóa đơn trở lên (cần để tạo thanh toán và xem thanh toán trên đơn mua)
Ứng dụng	Mua hàng, Hóa đơn (hoặc Kế toán)

Cần có trước

• Cài mô-đun Tạm ứng Mua hàng (bước 1 bên dưới). Mô-đun chạy với Mua hàng và Hóa đơn (cài kèm khi cài Mua hàng).

• Tạo và xác nhận đơn mua. Thanh toán chỉ gắn được với đơn mua đã xác nhận, không gắn với yêu cầu báo giá.

• Thiết lập sổ nhật ký ngân hàng hoặc tiền mặt dùng để chi tiền trong Hóa đơn.

Bật tính năng tạm ứng thế nào?

1. Vào Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập. Ở mục Tính năng Mua hàng Viindoo, tích Thanh toán trước cho đơn mua và bấm Lưu. Viindoo tự cài mô-đun. (Bạn cũng có thể cài Tạm ứng Mua hàng từ Ứng dụng.)

Ghi nhận tạm ứng cho đơn mua thế nào?

1. Mở đơn mua và kiểm tra trạng thái là Đơn mua (bấm Xác nhận đơn hàng nếu còn là yêu cầu báo giá). Ghi lại số đơn và tổng tiền.

2. Vào Hóa đơn ‣ Nhà cung cấp ‣ Thanh toán (Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Thanh toán nếu dùng ứng dụng Kế toán) và bấm Mới.

3. Điền thanh toán (xem bảng bên dưới). Khi chọn đơn mua, Viindoo tự điền nhà cung cấp và đề xuất số tiền còn phải trả của đơn.

4. Bấm Xác nhận. Thanh toán được đánh số và chuyển từ Nháp sang Đang thực hiện (hoặc Đã thanh toán khi sổ nhật ký ghi thẳng vào tài khoản ngân hàng).

5. Mở lại đơn mua. Nút Thanh toán ở phía trên cho biết các khoản tạm ứng gắn với đơn; bấm để mở.

Để gắn một thanh toán đã xác nhận với đơn khác của cùng nhà cung cấp, mở thanh toán và bấm Thêm cạnh ô Đơn mua.

Những trường nào của thanh toán cần chú ý?

Trường	Tác dụng	Nếu sai hoặc bỏ trống
Loại thanh toán	Chọn Gửi: bạn chi tiền ra.	Chọn Nhận thì đây là thanh toán của khách hàng, không gắn được với đơn mua.
Nhà cung cấp	Nhà cung cấp nhận tiền. Tự điền từ đơn mua.	Đổi nhà cung cấp thì ô Đơn mua bị xóa.
Đơn mua	Các đơn đã xác nhận của nhà cung cấp này được tạm ứng. Chọn được nhiều đơn.	Không chọn đơn thì đây là thanh toán thường cho nhà cung cấp, không hiện trên đơn mua nào.
Số tiền	Đề xuất bằng tổng tiền đơn trừ phần đã trả hoặc đã tạm ứng. Sửa thành số tiền thực trả, ví dụ 30% giá trị đơn.	Số tiền lớn hơn tổng đơn thì phần dư còn lại chưa dùng sau khi hóa đơn đã trả đủ.
Ngày, Sổ nhật ký	Ngày thanh toán và sổ nhật ký ngân hàng hoặc tiền mặt dùng để chi.	Thanh toán bị ghi sai tài khoản hoặc sai ngày.
Tài khoản người nhận	Tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp khi chuyển khoản, lấy từ liên hệ của nhà cung cấp.	Để trống nếu liên hệ của nhà cung cấp chưa có tài khoản ngân hàng.
Nội dung giao dịch	Nội dung hiện trên thanh toán, ví dụ Tạm ứng 30% P00012.	Sau này khó nhận ra khoản thanh toán.

Trừ tạm ứng vào hóa đơn mua hàng thế nào?

1. Trên đơn mua, bấm Tạo hóa đơn, điền Ngày hóa đơn và bấm Xác nhận. Hóa đơn hiện dòng Bạn có dư nợ chưa phân bổ được kê dưới đây cho nhà cung cấp này.

2. Dưới phần tổng tiền, ở mục Dư nợ chưa phân bổ, bấm Thêm cạnh khoản tạm ứng. Chỉ hiện các thanh toán gắn với đơn mua của hóa đơn này hoặc không gắn đơn nào.

3. Ở cửa sổ hiện ra, nhập Số tiền tạm ứng dùng cho hóa đơn này (mặc định là toàn bộ số tạm ứng còn lại) và bấm Thêm.

Lúc này dưới tổng tiền hóa đơn có dòng Thanh toán vào với khoản tạm ứng, và Số tiền còn phải thanh toán giảm đi. Nếu tạm ứng đủ cả hóa đơn, hóa đơn hiện Đang thanh toán (rồi Đã thanh toán khi thanh toán được khớp với sao kê ngân hàng); nếu không, hóa đơn hiện Một phần và bạn ghi nhận phần còn lại như bình thường. Trên đơn mua, Số tiền đã đối soát cho biết đã trừ bao nhiêu.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Ô Đơn mua không có đơn cần chọn.	Chỉ hiện đơn đã xác nhận của nhà cung cấp đã chọn. Xác nhận yêu cầu báo giá trước, và kiểm tra nhà cung cấp và Loại thanh toán (Gửi).
Đối tác trên thanh toán '...' và đơn mua phải giống nhau.	Chỉ chọn đơn của đúng nhà cung cấp trên thanh toán.
Không có dòng nào có thể lập hóa đơn. Nếu một sản phẩm có chính sách kiểm soát dựa trên số lượng đã nhận, vui lòng đảm bảo rằng đã nhận hàng.	Hóa đơn được lập theo số lượng đã nhận. Nhập số lượng đã nhận trên các dòng đơn (hoặc nhận hàng trong Tồn kho), hoặc lập hóa đơn theo số lượng đặt, xem Cách kiểm soát khi nào được tạo hóa đơn mua hàng.
Phải có ngày hóa đơn mua hàng/điều chỉnh giảm để xác nhận chứng từ này.	Điền Ngày hóa đơn trước khi bấm Xác nhận trên hóa đơn.
Số tiền được gán đến hóa đơn phải lớn hơn 0!	Nhập số tiền lớn hơn 0 trong cửa sổ.
Số tiền được gán đến hóa đơn lớn hơn số tiền của thanh toán ...!	Nhập tối đa bằng số tiền tạm ứng còn chưa dùng.
Bạn không thể đối soát các phát sinh kế toán thuộc các đơn mua khác nhau. Vui lòng thêm đơn mua '...' vào thanh toán '...' để đối soát.	Thanh toán đang gắn với đơn khác đơn của hóa đơn. Mở thanh toán, bấm Thêm cạnh ô Đơn mua và thêm đơn của hóa đơn.

Bước tiếp theo

• Cách kiểm soát khi nào được tạo hóa đơn mua hàng: chọn lập hóa đơn theo số lượng đặt hay số lượng đã nhận.

• Quy trình tổng quan từ Hóa đơn nhà cung cấp, thanh toán đến đối soát: trả phần còn lại của hóa đơn.

Ghi chú phiên bản

• Mô-đun được bật tại Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập ‣ Tính năng Mua hàng Viindoo, không cần tìm trong Ứng dụng nữa.

• Thanh toán đã xác nhận hiện trạng thái Đang thực hiện cho đến khi được khớp với sao kê ngân hàng.