Cách quản lý các hợp đồng sắp hết hạn¶
Bạn theo dõi các hợp đồng lao động sắp hết hạn tại Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng. Khi ngày kết thúc nằm trong khoảng thời gian thông báo của công ty (mặc định 7 ngày), hệ thống chuyển hợp đồng sang Cảnh báo (chấm đỏ) và tạo một việc cần làm cho người phụ trách. Khi hợp đồng đã kết thúc, bạn chuyển hợp đồng sang Hết hạn, rồi quyết định gia hạn bằng hợp đồng mới hoặc lưu trữ, ví dụ với nhân viên nghỉ việc.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Ai có thể quản lý hợp đồng?¶
Người dùng có quyền Hợp đồng là Quản trị viên. Người dùng có quyền Quản lý nhân viên chỉ xem được hợp đồng. Người dùng chỉ có quyền Nhân viên thì không thấy hợp đồng.
Cách xem hợp đồng của các nhân viên?¶
Vào Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng. Các hợp đồng được nhóm theo trạng thái: Mới, Đang hiệu lực, Hết hạn và Đã hủy. Bấm vào một trạng thái để mở nhóm. Cột Ngày kết thúc cho biết khi nào mỗi hợp đồng kết thúc.
Hệ thống cảnh báo hợp đồng sắp hết hạn như thế nào?¶
Hệ thống cảnh báo bạn theo hai cách.
Tự động. Mỗi ngày hệ thống tìm các hợp đồng đang hiệu lực có Ngày kết thúc nằm trong những ngày tới của khoảng thời gian thông báo. Với mỗi hợp đồng, hệ thống:
chuyển trạng thái của hợp đồng sang Cảnh báo, hiển thị bằng chấm đỏ, trong dạng xem kanban và trong biểu mẫu hợp đồng;
tạo một việc cần làm cho người dùng ở trường Phụ trách nhân sự của hợp đồng (hoặc cho người dùng chạy kiểm tra khi trường này để trống), và ghi một ghi chú trong phần trao đổi (chatter) của hợp đồng.
Để thấy chấm đỏ trong dạng xem kanban, bấm biểu tượng kanban ở góc trên bên phải danh sách.
Khoảng thời gian thông báo là thiết lập Giai đoạn thông báo hết hạn hợp đồng của công ty, mặc định 7 ngày. Để thay đổi, vào Nhân viên > Cấu hình > Thiết lập và nhập số ngày trong khối Hợp đồng. Thiết lập Giai đoạn thông báo hết hạn giấy phép lao động, mặc định 60 ngày, áp dụng tương tự cho giấy phép lao động của nhân viên: khi giấy phép sắp hết hạn, hợp đồng của nhân viên đó cũng chuyển sang Cảnh báo.
Thủ công. Mở hợp đồng và bấm vào chấm trạng thái ở góc trên bên phải biểu mẫu, rồi chọn Cảnh báo. Các lựa chọn khác là Đang diễn ra và Sẵn sàng.
Chấm chuyển sang màu đỏ.
Cách chuyển hợp đồng sang Hết hạn?¶
Khi hợp đồng đã kết thúc, mở hợp đồng và bấm Hết hạn trên thanh trạng thái ở góc trên bên phải biểu mẫu.
Hợp đồng chuyển sang Hết hạn. Nếu Ngày kết thúc để trống, hệ thống điền ngày hôm nay.
Không phải lúc nào bạn cũng cần làm thủ công: mỗi ngày hệ thống chuyển sang Hết hạn các hợp đồng đang hiệu lực có Ngày kết thúc là hôm nay hoặc sớm hơn.
Ghi chú
Nếu hợp đồng có các điều chỉnh (phụ lục), hệ thống yêu cầu bạn dùng nút Đóng hợp đồng. Nút này đóng hợp đồng và cập nhật các phụ lục kết thúc cùng ngày.
Để xem các hợp đồng đã hết hạn, vào Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng và mở nhóm Hết hạn.
Cách gia hạn hợp đồng đã hết hạn?¶
Vào Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng và bấm Mới.
Chọn nhân viên và điền hợp đồng như hướng dẫn tại Cách tạo hợp đồng lao động. Nhập Ngày bắt đầu sau Ngày kết thúc của hợp đồng đã hết hạn: hệ thống từ chối hai hợp đồng đang hiệu lực của cùng một nhân viên bị chồng thời gian.
Bấm Đang hiệu lực khi hợp đồng mới bắt đầu. Hệ thống sẽ cập nhật hợp đồng hiện tại, vị trí công việc và phòng ban của nhân viên.
Cách lưu trữ hợp đồng đã hết hạn?¶
Nếu không gia hạn hợp đồng, ví dụ vì nhân viên nghỉ việc, bạn có thể lưu trữ hợp đồng. Mở hợp đồng, bấm biểu tượng bánh răng và chọn Lưu trữ, rồi xác nhận.
Để xem các hợp đồng đã lưu trữ, vào Nhân viên > Nhân viên > Hợp đồng, mở Bộ lọc và chọn Đã lưu trữ.
Mẹo
Trước khi lưu trữ hợp đồng của nhân viên nghỉ việc, hãy lưu trữ nhân viên: trong cửa sổ nghỉ việc, đánh dấu Hợp đồng và hệ thống chuyển hợp đồng sang Hết hạn vào ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.
Ghi chú
Hợp đồng đã có phiếu lương thì không xóa được. Hãy lưu trữ hợp đồng. Để thay đổi lương của nhân viên đã có phiếu lương, chúng tôi khuyến nghị bạn chuyển hợp đồng sang Hết hạn và tạo hợp đồng mới thay vì sửa hợp đồng cũ, để các phiếu lương cũ giữ nguyên lịch sử.
Các vấn đề thường gặp¶
Vấn đề |
Cách xử lý |
|---|---|
Hợp đồng không có chấm đỏ dù ngày kết thúc đã gần. |
Kiểm tra Ngày kết thúc của hợp đồng đã được điền, hợp đồng đang ở trạng thái Đang hiệu lực, và ngày kết thúc nằm trong Giai đoạn thông báo hết hạn hợp đồng của công ty. Hệ thống kiểm tra mỗi ngày một lần. |
Hệ thống từ chối chuyển hợp đồng sang Hết hạn. |
Hợp đồng có các điều chỉnh. Hãy dùng nút Đóng hợp đồng. |
Hệ thống từ chối hợp đồng mới. |
Một hợp đồng khác của cùng nhân viên vẫn đang hiệu lực trong các ngày đó. Hãy chuyển hợp đồng đó sang Hết hạn trước, hoặc cho hợp đồng mới bắt đầu sau ngày kết thúc của hợp đồng cũ. |
Bạn không thấy menu Hợp đồng. |
Nhờ quản trị viên cấp cho bạn quyền Hợp đồng. |
Xem thêm
Bài viết liên quan
Module tham khảo