Cách tạo và phê duyệt Đề nghị tuyển dụng

Khi một bộ phận cần thêm nhân sự, hãy tạo đề nghị tuyển dụng trong Tuyển dụng: vào Tuyển dụng ‣ Phê duyệt tuyển dụng ‣ Đề nghị phê duyệt, bấm Tạo đề nghị, điền vị trí và số người cần tuyển rồi bấm Trình. Người phê duyệt nhận một công việc cần xử lý để duyệt đề nghị. Khi đề nghị được duyệt, Viindoo nâng chỉ tiêu của vị trí công việc đó để bộ phận tuyển dụng bắt đầu nhận hồ sơ.

Ai làm	Mọi nhân viên đều có thể tạo đề nghị. Quản lý trực tiếp của nhân viên (người dùng có quyền Phê duyệt) sẽ duyệt đề nghị. Thiết lập loại phê duyệt cần quyền Phê duyệt ‣ Quản trị viên.
Ứng dụng	Tuyển dụng, kèm Phê duyệt

Trước khi bắt đầu

• Cài ứng dụng Tuyển dụng. Xem Giới thiệu chung về Ứng dụng Quản lý Tuyển dụng trong Viindoo.

• Bảo đảm nhân viên tạo đề nghị đã có phòng ban và quản lý trực tiếp, và người quản lý đó có tài khoản người dùng.

• Tạo sẵn vị trí công việc cần tuyển.

Làm thế nào để bật đề nghị tuyển dụng?

1. Vào Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập.

2. Trong mục Tiện ích bổ sung Tuyển dụng, đánh dấu Đề nghị tuyển dụng.

3. Bấm Lưu. Viindoo cài module Phê duyệt Đề nghị Tuyển dụng và ứng dụng Phê duyệt, thêm menu Phê duyệt tuyển dụng vào Tuyển dụng và tạo sẵn loại phê duyệt tên Tuyển dụng.

Làm thế nào để chọn người phê duyệt đề nghị tuyển dụng?

Loại phê duyệt Tuyển dụng quyết định ai phải duyệt và duyệt theo thứ tự nào. Viindoo tạo sẵn loại này; chỉ sửa khi quy tắc duyệt của doanh nghiệp khác mặc định.

1. Vào Phê duyệt ‣ Cấu hình ‣ Loại phê duyệt và mở Tuyển dụng.

2. Ở tab Quy trình phê duyệt, đặt các quy tắc duyệt.

3. Ở Các bước phê duyệt bổ sung, thêm những người duyệt sau người quản lý. Mặc định, người dùng Quản trị là người duyệt bắt buộc.

Thiết lập nào quan trọng?

Trường	Tác dụng	Nếu sai
Yêu cầu có quản lý của nhân viên	Bắt buộc: quản lý trực tiếp của nhân viên phải duyệt trước. Tùy chọn: quản lý có thể duyệt nhưng không bắt buộc. Không: quản lý không tham gia.	Với Bắt buộc, không thể trình đề nghị khi nhân viên chưa có phòng ban hoặc quản lý trực tiếp, hoặc quản lý chưa có người dùng.
Duyệt theo trình tự	Những người duyệt được mời duyệt lần lượt, theo thứ tự trong danh sách.	Nếu tắt, mọi người duyệt có thể duyệt cùng lúc.
Số ngày để duyệt	Dùng để tính Hạn chót của mỗi đề nghị.	Đặt quá ngắn thì hạn chót đã trễ ngay khi tạo.
Số lượt duyệt tối thiểu	Số lượt duyệt cần có để đề nghị chuyển sang Đã duyệt.	Đặt cao hơn số người duyệt thì đề nghị không bao giờ được duyệt.
Các bước phê duyệt bổ sung	Những người duyệt thêm: người dùng cụ thể, vị trí công việc, phòng ban hoặc nhãn nhân viên. Đánh dấu Bắt buộc để bước đó là bắt buộc.	Chỉ người dùng có quyền Phê duyệt ‣ Cán bộ mới được chọn làm người phê duyệt cụ thể.

Làm thế nào để tạo đề nghị tuyển dụng?

1. Vào Tuyển dụng ‣ Phê duyệt tuyển dụng ‣ Đề nghị phê duyệt và bấm Tạo đề nghị trên thẻ Tuyển dụng.

2. Điền đề nghị.

3. Bấm Trình. Trạng thái chuyển từ Nháp sang Chờ duyệt và người phê duyệt nhận một công việc cần xử lý.

Cần điền những trường nào?

Trường	Tác dụng	Nếu sai
Tiêu đề	Tên của đề nghị, ví dụ Tuyển quản lý marketing và cộng đồng.	Tiêu đề chung chung khiến khó tìm lại đề nghị.
Nhân viên	Người đề nghị. Mặc định là bạn; người phê duyệt được xác định từ nhân viên này.	Chọn sai nhân viên thì đề nghị đến sai người quản lý.
Phòng ban có nhu cầu	Bộ phận cần thêm nhân sự.	Cho người phê duyệt biết đề nghị dành cho nhóm nào.
Vị trí cần tuyển	Vị trí công việc cần tuyển. Bắt buộc.	Hồ sơ ứng tuyển của vị trí này được gắn với đề nghị khi đề nghị được duyệt.
Ngày cần nhân viên mới	Ngày bạn muốn có nhân viên mới. Mặc định là một tháng kể từ hôm nay.	Chỉ để thông tin cho bộ phận tuyển dụng.
Số nhân viên cần tuyển	Số người cần tuyển. Mặc định là 1.	Trở thành chỉ tiêu của vị trí khi đề nghị được duyệt.
Hạn chót và Số lượt duyệt tối thiểu	Lấy từ loại phê duyệt.	Hãy đổi trong loại phê duyệt, không đổi trong từng đề nghị.
Yêu cầu công việc và Mô tả công việc	Mô tả vị trí cho người phê duyệt. Cả hai đều bắt buộc.	Để trống thì không trình được đề nghị.

Tôi có thể tạo nhiều yêu cầu cho cùng một vị trí công việc không?

Có. Bạn có thể tạo thêm một yêu cầu cho vị trí đã có yêu cầu đang mở hoặc đã được phê duyệt, ví dụ khi sau này cần thêm người. Mỗi yêu cầu được phê duyệt riêng.

Người phê duyệt duyệt đề nghị như thế nào?

Người phê duyệt mở công việc được giao, hoặc vào Tuyển dụng ‣ Phê duyệt tuyển dụng ‣ Đề nghị phê duyệt, mở đề nghị và bấm Duyệt. Bấm Từ chối để từ chối.

• Buộc phê duyệt: người dùng có quyền Phê duyệt ‣ Quản trị viên có thể duyệt ngay mà không chờ những người duyệt khác. Viindoo ghi lại người thực hiện.

• Tiến trình phê duyệt cho biết tỷ lệ lượt duyệt bắt buộc đã đạt. Tab Người phê duyệt liệt kê từng người duyệt, bước đó có bắt buộc không, trạng thái và ngày duyệt.

Điều gì xảy ra sau khi đề nghị được duyệt?

• Chỉ tiêu Cần tuyển của vị trí công việc được nâng lên bằng tổng Số nhân viên dự kiến của các yêu cầu đã phê duyệt cho vị trí đó, nếu tổng này cao hơn chỉ tiêu hiện tại. Chỉ tiêu không bao giờ bị tự động hạ xuống. Ví dụ, một vị trí có chỉ tiêu 4 nhận hai yêu cầu đã phê duyệt, mỗi yêu cầu 3 nhân viên, sẽ có chỉ tiêu 6. Mở vị trí tại Tuyển dụng ‣ Ứng tuyển ‣ Theo vị trí công việc ‣ Cấu hình để xem. Nút Yêu cầu tuyển dụng đếm số yêu cầu của vị trí.

• Bộ phận tuyển dụng nhận hồ sơ ứng tuyển cho vị trí. Tab Hồ sơ ứng tuyển của đề nghị liệt kê các hồ sơ và cho biết đã tuyển được bao nhiêu so với số bạn đề nghị.

• Mỗi hồ sơ ứng tuyển của vị trí đó hiển thị yêu cầu đã phê duyệt gần nhất trong Chi tiết ‣ Nguồn ‣ Yêu cầu tuyển dụng.

Các trạng thái có nghĩa là gì?

Trạng thái	Ý nghĩa
Nháp	Đề nghị đang soạn; chưa mời ai duyệt.
Chờ duyệt	Đã trình; đang chờ người phê duyệt.
Đã duyệt	Đã đủ lượt duyệt. Chỉ tiêu của vị trí được cập nhật.
Hoàn thành	Đề nghị đã đóng.
Bị từ chối	Một người phê duyệt đã từ chối.
Đã hủy	Đề nghị đã bị hủy.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cần làm gì
Đề nghị phê duyệt không hợp lệ do thiếu thông tin bắt buộc: Nhân viên liên kết với người đề nghị, Phòng ban, Quản lý trực tiếp.	Bổ sung phòng ban và quản lý trực tiếp của nhân viên trong Nhân viên, rồi trình lại.
Vui lòng chọn một vị trí công việc có sẵn hoặc liên hệ quản trị viên để được trợ giúp.	Chọn Vị trí cần tuyển trước khi duyệt.

Bước tiếp theo

• Cách đăng tin tuyển dụng lên website: hiển thị vị trí đã duyệt trên website.

• Cách thêm hồ sơ ứng tuyển trong Tuyển dụng: ghi nhận các hồ sơ ứng tuyển nhận được.