Cách cài ứng dụng Mua hàng và phân quyền

Ứng dụng Mua hàng ghi lại những gì doanh nghiệp mua: bạn gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp, xác nhận thành đơn mua, kiểm soát hóa đơn mua hàng và phân tích việc mua hàng. Để bắt đầu, cài ứng dụng từ Ứng dụng (tìm Mua hàng, bấm Kích hoạt), rồi cấp cho từng nhân viên mua hàng quyền Người dùng hoặc Quản trị viên của Mua hàng tại Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng.

Ai làm	Quản trị viên cài ứng dụng và phân quyền.
Ứng dụng	Mua hàng (và Thiết lập để phân quyền)

Cần có trước

• Bạn cần quyền Quản trị: Thiết lập để cài ứng dụng và sửa người dùng.

• Tạo trước tài khoản người dùng cho nhân viên mua hàng, xem Cách tạo và quản lý tài khoản người dùng.

Ứng dụng Mua hàng làm được gì?

Ứng dụng đi theo quy trình mua hàng từ nhu cầu đến hóa đơn của nhà cung cấp:

• Tạo và gửi yêu cầu báo giá, rồi xác nhận thành đơn mua.

• Lưu giá và thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp để tự điền vào yêu cầu báo giá.

• Mua theo đơn vị tính khác với đơn vị bạn quản lý tồn kho.

• Dùng hợp đồng mua hàng: gọi thầu và hợp đồng khung.

• Kiểm soát hóa đơn mua hàng theo số lượng đặt hoặc số lượng đã nhận.

• Phân tích mua hàng bằng biểu đồ và bảng pivot.

Cài Mua hàng sẽ cài kèm Hóa đơn để bạn ghi nhận hóa đơn mua hàng. Nếu cài thêm Tồn kho, Viindoo tạo phiếu nhập kho cho đơn mua đã xác nhận và có thể tự đặt hàng lại.

Cài ứng dụng Mua hàng thế nào?

1. Vào Ứng dụng, gõ Mua hàng (hoặc Purchase) vào ô tìm kiếm và nhấn Enter.

2. Trên thẻ Mua hàng, bấm Kích hoạt.

Cài xong, biểu tượng Mua hàng hiện trên màn hình chính. Xem thêm về cài ứng dụng tại Cách cài đặt, nâng cấp và gỡ ứng dụng, module.

Cấp quyền Mua hàng cho người dùng thế nào?

1. Vào Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng và mở người dùng.

2. Ở tab Quyền truy cập, tìm Mua hàng (nằm trong nhóm Tồn kho) và chọn quyền theo bảng dưới đây.

3. Lưu người dùng. Người dùng thấy thay đổi sau khi tải lại trang.

Nên chọn quyền nào?

Quyền	Người dùng làm được gì
(để trống)	Người dùng không thấy ứng dụng Mua hàng.
Người dùng	Tạo, sửa, gửi, xác nhận và hủy yêu cầu báo giá và đơn mua, quản lý nhà cung cấp và sản phẩm, mở Đơn hàng ‣ Phân tích mua hàng. Không thấy menu Báo cáo và Cấu hình, không duyệt được đơn đang chờ duyệt.
Quản trị viên	Mọi việc của Người dùng, thêm menu Báo cáo và Cấu hình (thiết lập, bảng giá nhà cung cấp, nhóm sản phẩm), và duyệt đơn khi bật Duyệt đơn mua trong thiết lập Mua hàng.

Lúc này người dùng thấy ứng dụng Mua hàng trên màn hình chính, với các menu đúng theo quyền được cấp.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Người dùng không thấy ứng dụng Mua hàng.	Quyền Mua hàng đang để trống. Chọn Người dùng hoặc Quản trị viên, lưu, rồi nhờ người dùng tải lại trang.
Người dùng không thấy Báo cáo hoặc Cấu hình.	Các menu này dành cho quyền Quản trị viên. Người dùng phân tích mua hàng tại Đơn hàng ‣ Phân tích mua hàng.
Để xóa một đơn mua, bạn phải hủy nó trước.	Bấm Hủy trên đơn, rồi xóa.

Bước tiếp theo

• Cách làm quen giao diện ứng dụng Mua hàng: làm quen giao diện ứng dụng Mua hàng.

• Cách tạo đơn mua: tạo yêu cầu báo giá đầu tiên.