Cách phân tích tiềm năng và cơ hội bằng báo cáo

Vào CRM ‣ Báo cáo ‣ Quy trình bán hàng (hoặc Tiềm năng) để phân tích các thương vụ: ví dụ doanh thu dự kiến theo giai đoạn, số cơ hội thắng theo nhân viên kinh doanh, hoặc nguồn nào mang lại nhiều tiềm năng nhất. Chuyển qua lại giữa biểu đồ và bảng pivot, chọn Chỉ số, lọc và nhóm dữ liệu, rồi xuất bảng pivot ra Excel.

Ai làm	Nhân viên kinh doanh xem số liệu của mình; người dùng có quyền Người dùng: Tất cả tài liệu hoặc Quản trị viên xem số liệu của cả công ty.
Ứng dụng	CRM

Cần có trước

Biết cách lọc và nhóm và cách dùng biểu đồ, bảng pivot.

Nên mở báo cáo nào?

Menu	Dùng để xem
CRM ‣ Báo cáo ‣ Quy trình bán hàng	Cơ hội: số lượng, doanh thu dự kiến, xác suất, số ngày để chốt, theo giai đoạn, nhân viên kinh doanh, đội, nguồn, lý do thua...
CRM ‣ Báo cáo ‣ Tiềm năng	Tương tự cho tiềm năng.
CRM ‣ Báo cáo ‣ Dự báo	Doanh thu dự kiến của các cơ hội đang mở theo tháng dự kiến chốt.
CRM ‣ Báo cáo ‣ Hoạt động	Cuộc gọi, email và cuộc gặp theo nhân viên kinh doanh và loại hoạt động.
CRM ‣ Báo cáo ‣ Phân tích chuyển đổi	Cách các thương vụ chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, xem Cách xem thương vụ thắng hay thua ở đâu bằng biểu đồ Sankey. Chỉ có khi bạn cài thêm module Viin CRM Sankey View.

Làm sao để xem quy trình bán hàng dạng biểu đồ?

1. Vào CRM ‣ Báo cáo ‣ Quy trình bán hàng. Biểu đồ mở theo mặc định.

2. Chọn loại biểu đồ bằng các nút phía trên: cột, đường hoặc tròn. Các nút sắp xếp xếp các cột theo giá trị.

3. Bấm Chỉ số để chọn giá trị cần cộng, ví dụ Doanh thu dự kiến thay cho Doanh thu theo tỷ lệ mặc định, hoặc Số bản ghi để đếm số cơ hội.

Bấm vào một cột hoặc một phần biểu đồ tròn để mở danh sách các cơ hội tạo nên nó.

Làm sao để phân tích bằng bảng pivot?

1. Bấm biểu tượng pivot (bảng) ở góc trên bên phải.

2. Bấm tiêu đề dòng hoặc cột để thêm một cấp (ví dụ Nhân viên kinh doanh rồi Giai đoạn), hoặc bấm tiêu đề Tổng để thu gọn.

3. Dùng các nút phía trên bảng để đổi trục, mở tất cả các dòng hoặc tải bảng về dạng file Excel.

Bấm vào một con số để mở các cơ hội được tính trong đó.

Cơ hội của tôi mất bao lâu để đóng (dạng xem Cohort)?

Dạng xem Cohort nhóm các cơ hội theo kỳ tạo và cho biết, với mỗi kỳ sau đó, tỷ lệ cơ hội đã đóng. Dạng xem này có khi bạn cài thêm module Viin CRM (module Viin Cohort View được cài kèm).

1. Vào CRM ‣ Báo cáo ‣ Quy trình bán hàng (hoặc Tiềm năng, hoặc CRM ‣ Bán hàng ‣ Quy trình của tôi) và bấm biểu tượng Cohort trong các biểu tượng dạng xem ở góc trên bên phải.

2. Đọc bảng như sau:

   • mỗi dòng là một kỳ tạo (mặc định là một tuần), cột Số lượng là số cơ hội được tạo trong kỳ đó;

   • các cột +0, +1, +2... là các kỳ sau thời điểm tạo: mỗi ô là tỷ lệ phần trăm các cơ hội này đã đóng (thắng hoặc thua) tính đến hết kỳ đó;

   • dòng Trung bình là giá trị trung bình của từng cột.

3. Bấm Ngày, Tuần, Tháng hoặc Năm để đổi kỳ, Số đo để tính bảng theo một chỉ số khác (ví dụ Doanh thu kỳ vọng), hoặc biểu tượng tải xuống để lấy bảng dưới dạng tệp Excel.

Bấm một ô để mở các cơ hội mà ô đó đếm. Cơ hội thua được lưu trữ: thêm bộ lọc Thua để đưa chúng vào.

Làm sao để lọc và nhóm dữ liệu?

Mở khung tìm kiếm (mũi tên trong ô tìm kiếm) và chọn:

• Bộ lọc: ví dụ Thắng, Thua, Đang hoạt động, hoặc một khoảng thời gian theo ngày chốt dự kiến hay ngày chốt thực tế;

• Nhóm theo: ví dụ Nhân viên kinh doanh, Đội bán hàng, Giai đoạn, Nguồn hoặc Lý do thua.

Để dùng lại một tổ hợp lọc, nhóm, bấm Lưu tìm kiếm hiện tại trong Danh sách yêu thích.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Báo cáo chỉ hiện cơ hội của chính bạn.	Quyền của bạn là Người dùng: Chỉ tài liệu của chính mình. Xin quyền Người dùng: Tất cả tài liệu nếu cần số liệu của đội hoặc cả công ty.
Không thấy các cơ hội thua.	Các cơ hội này đã được lưu trữ. Thêm bộ lọc Thua.
Không có biểu tượng Cohort hoặc menu Phân tích chuyển đổi.	Cài module Viin CRM (dạng xem Cohort) hoặc module Viin CRM Sankey View (biểu đồ chuyển đổi).

Bước tiếp theo

• Cách xem thương vụ thắng hay thua ở đâu bằng biểu đồ Sankey: xem thương vụ bị mất ở đâu trong quy trình bán hàng.