Cách theo dõi quy trình lập hóa đơn, thanh toán và đối chiếu của khách hàng

Một hóa đơn đi qua sáu bước trong Viindoo: lập hóa đơn, xác nhận, gửi cho khách, ghi nhận thanh toán của khách, đối chiếu khoản thanh toán đó với sao kê ngân hàng, và theo dõi phần còn chưa thu trong các báo cáo. Trang này trình bày cả chuỗi ở một nơi và dẫn tới bài chi tiết của từng bước.

Ai làm	Kế toán viên, hoặc người dùng có quyền Hóa đơn (Invoicing) trong Kế toán. Nhân viên kinh doanh lập hóa đơn nháp từ đơn bán.
Ứng dụng	Kế toán (hóa đơn từ đơn bán: Bán hàng)

Cần có trước

• Cài ứng dụng Kế toán & Tài chính. Để lập hóa đơn từ đơn bán, cài thêm ứng dụng Bán hàng.

• Tạo khách hàng trong Danh bạ và sản phẩm trong Sản phẩm.

• Thiết lập sổ nhật ký Ngân hàng (Thiết lập ngân hàng trên Bảng tổng quan Kế toán) để đối chiếu thanh toán.

Có thể chọn chính sách lập hóa đơn nào?

Mỗi doanh nghiệp, thậm chí mỗi sản phẩm, có quy định riêng nên Viindoo không ép một luồng cố định. Bạn có thể lập hóa đơn trước hoặc sau khi giao hàng, lập một hóa đơn cho mỗi đơn hoặc nhiều hóa đơn cho một đơn, và thu một khoản cho nhiều hóa đơn hoặc nhiều khoản cho một đơn.

Với ứng dụng Bán hàng, Chính sách lập hóa đơn của từng sản phẩm quyết định khi nào khách được lập hóa đơn:

• Theo SL đặt: khách được lập hóa đơn ngay khi đơn bán được xác nhận.

• Theo SL giao: khách chỉ được lập hóa đơn cho phần đã giao.

Xem Cách lập hóa đơn theo số lượng đặt hoặc số lượng đã giao.

Làm sao để lập hóa đơn nháp?

• Từ đơn bán (ứng dụng Bán hàng): nhân viên kinh doanh mở đơn đã xác nhận và bấm Tạo hóa đơn. Hóa đơn nháp thừa hưởng các dòng, điều khoản thanh toán và thông tin giao hàng của đơn. Xem Cách lập hóa đơn bán hàng cho khách.

• Trực tiếp trong Kế toán: vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn và bấm Mới. Hóa đơn tạo ở đây không liên kết với đơn bán.

Hóa đơn nháp không ảnh hưởng đến số liệu kế toán. Chỉ hóa đơn đã xác nhận mới ảnh hưởng.

Điều gì xảy ra khi tôi xác nhận hóa đơn?

Bấm Xác nhận. Viindoo đánh số hóa đơn, số này duy nhất trong toàn hệ thống, và ghi sổ một bút toán. Mở thẻ Phát sinh kế toán để xem: doanh thu và thuế ở bên có, khoản phải thu của khách ở bên nợ.

Để theo dõi thêm số hóa đơn GTGT trong báo cáo thuế, cài module Số hóa đơn pháp lý. Xem Báo cáo thuế theo chỉ tiêu thuế.

Làm sao để gửi hóa đơn cho khách?

1. Trên hóa đơn đã xác nhận, bấm Gửi. Cửa sổ In & gửi mở ra.

2. Giữ đánh dấu bằng email, kiểm tra người nhận, tiêu đề và nội dung thư. Viindoo soạn thư theo ngôn ngữ đặt trên liên hệ của khách. Bạn có thể sửa, hoặc lưu thành mẫu email mới.

3. Bấm Gửi. Khách nhận email kèm hóa đơn dạng PDF.

Làm sao để ghi nhận thanh toán của khách?

Bấm Thanh toán trên hóa đơn, kiểm tra sổ nhật ký, số tiền và ngày thanh toán, rồi bấm Tạo thanh toán.

Có hai cách ghi nhận thanh toán, được mô tả trong Cách ghi nhận thanh toán của khách hàng:

• trực tiếp từ hóa đơn, như trên;

• thành một khoản thanh toán độc lập tại Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Thanh toán, ví dụ cho khoản trả trước.

Làm sao để đối chiếu khoản thanh toán với sao kê ngân hàng?

Khoản thanh toán trước hết được ghi vào tài khoản Tiền thu đang chuyển. Nó được đối chiếu khi tiền xuất hiện trên sao kê ngân hàng.

1. Vào Bảng tổng quan của Kế toán. Ở thẻ Ngân hàng, bấm Giao dịch để nhập tay các dòng ngân hàng, hoặc Import sao kê để nhập từ tệp CSV, XLSX hoặc RJE.

2. Khi có dòng cần đối chiếu, thẻ hiện nút Đối chiếu N Giao dịch. Bấm vào nút đó.

3. Chọn một dòng ngân hàng. Ở Đối chiếu bút toán hiện có, Viindoo đề xuất khoản thanh toán hoặc hóa đơn khớp với dòng. Kiểm tra rồi bấm Xác nhận.

Xem quy tắc chi tiết tại Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng và Tạo Sao kê Ngân hàng.

Làm sao để theo dõi khách còn nợ bao nhiêu?

Để giảm thanh toán trễ, theo dõi số dư của từng khách và liên hệ kịp thời.

1. Vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Khách hàng và mở khách hàng cần xem.

2. Bấm Sổ chi tiết công nợ để xem mọi khoản nợ và có của khách và số dư còn phải thu.

Để xem mọi khách cùng lúc, mở Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Báo cáo đối tác ‣ Tuổi nợ phải thu. Báo cáo chia số phải thu theo tuổi nợ (đến ngày, 1-30, 31-60, 61-90, 91-120 ngày và lâu hơn). Bấm vào một khách để xem từng hóa đơn, hoặc xuất báo cáo ra PDF hay XLSX.

Kết quả mong đợi

• Hóa đơn Đã ghi sổ, rồi Đã thanh toán khi ghi nhận thanh toán.

• Dòng ngân hàng được đối chiếu và bộ đếm Đối chiếu của thẻ Ngân hàng giảm đi.

• Sổ chi tiết công nợ và báo cáo Tuổi nợ phải thu không còn hiện số tiền đã thanh toán.

Lỗi thường gặp

Hiện tượng	Cách xử lý
Không xác nhận được hóa đơn.	Xem các lỗi trong Cách lập hóa đơn bán hàng cho khách.
Thẻ Ngân hàng không có nút Đối chiếu.	Chưa có dòng ngân hàng nào để đối chiếu: nhập bằng Giao dịch hoặc nhập sao kê bằng Import sao kê.
Hóa đơn đã thanh toán vẫn hiện trong báo cáo Tuổi nợ phải thu.	Khoản thanh toán chưa được đối soát với hóa đơn. Mở hóa đơn và kiểm tra đã Đã thanh toán chưa; nếu chưa, hãy ghi nhận hoặc đối soát khoản thanh toán.

Bước tiếp theo

• Cách thiết lập điều khoản thanh toán: đặt hạn thanh toán và các đợt thanh toán.

• Cách xử lý chiết khấu thanh toán sớm: chiết khấu khi khách thanh toán sớm.

• Cách thiết lập phương thức làm tròn tiền: làm tròn tổng tiền hóa đơn.

• Cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn bán hàng: điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn đã ghi sổ.

Ghi chú phiên bản

• Nút Thanh toán thay cho Đăng ký thanh toán của các phiên bản trước.

• Nút Gửi mở cửa sổ In & gửi. Lần đầu quản trị viên bấm, Viindoo yêu cầu cấu hình bố cục tài liệu của công ty.

• Thẻ Ngân hàng của bảng tổng quan có các nút Giao dịch và Import sao kê.

Xem thêm

Module tham khảo

• Ánh xạ liên kết đối ứng

• Báo cáo kế toán