Quy trình tổng quan từ Hóa đơn khách hàng, thanh toán đến đối soát¶

Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những chính sách về hóa đơn và thanh toán khác nhau. Và chính trong doanh nghiệp cũng sẽ có những chính sách về hóa đơn và thanh toán áp dụng linh hoạt khác nhau cho từng dòng sản phẩm hoặc dịch vụ. Vì thế, để đáp ứng được nhu cầu này, Viindoo cung cấp luồng hoạt động về hóa đơn và thanh toán hết sức linh hoạt. Bạn có thể lựa chọn việc:

Xuất hóa đơn trước, giao hàng sau;
Giao hàng trước, xuất hóa đơn sau;
Một đơn hàng một hóa đơn;
Một đơn hàng nhiều hóa đơn;
Một đơn hàng một hóa đơn;
Một hóa đơn với nhiều thanh toán;
Một thanh toán nhiều hóa đơn;
v.v..

Module cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

Cấu hình chính sách xuất hóa đơn¶

Hệ thống phần mềm Kế toán Doanh nghiệp Viindoo hỗ trợ bạn hai phương thức xuất hóa đơn:

Xuất hóa đơn theo số lượng đặt hàng: Có thể xuất hóa đơn trước hoặc sau khi giao hàng.
Xuất hóa đơn theo số lượng hàng đã giao : Chỉ xuất được hóa đơn cho số lượng hàng đã giao.

Tạo hóa đơn dự thảo¶

Bạn có thể tạo hóa đơn dự thảo bằng 2 cách:

Nhân viên bán hàng có thể tạo ra các hóa đơn dự thảo trực tiếp từ giao diện đơn bán . Trường hợp này, hóa đơn dự thảo được tạo ra sẽ kế thừa các thông tin cần thiết cho thanh toán như thông tin về hàng hóa dịch vụ đã đặt hàng và giao hàng, thông tin về điều khoản thanh toán, v.v.., từ đơn bán:

Nhân viên phụ trách kế toán cũng có thể tạo hóa đơn dự thảo từ phân hệ kế toán khi truy cập phân hệ Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn ‣ +Mới.

Ghi chú

Trong trường hợp tạo hóa đơn dự thảo từ giao diện Kế toán, bạn không thể gắn thông tin đơn bán tới hóa đơn vừa tạo.

Xác nhận hóa đơn¶

Khi khởi tạo hóa đơn, Viindoo sẽ tự động sinh ra một số hóa đơn duy nhất để theo dõi trên toàn hệ thống. Ngoài ra, bạn có thể ghi nhận số hóa đơn đã được đăng ký với Tổng cục thuế (Số hóa đơn GTGT) để lên các báo cáo thuế:

Các bút toán kế toán tương ứng với hóa đơn này cũng tự động được ghi nhận khi bạn xác nhận hóa đơn. Bạn có thể xem chi tiết bằng cách nhấn chọn vào tab Phát sinh kế toán.

Ghi chú

Hóa đơn khi ở dạng dự thảo sẽ không có tác động nào tới số liệu của hệ thống kế toán. Khi nào hóa đơn được Xác nhận thì dữ liệu mới được ghi nhận và cập nhật vào sổ kế toán.

Gửi hóa đơn cho khách hàng¶

Sau khi xác thực hóa đơn của khách hàng, bạn có thể trực tiếp gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua chức năng Gửi qua email từ trên giao diện hóa đơn:

Tại đây, bạn có thể soạn thảo/điều chỉnh nội dung email, tạo mẫu email (bạn cũng có thể lưu lại thành một mẫu email mới để tái sử dụng cho những lần tiếp theo) và gửi đính kèm bản PDF của hóa đơn tới khách hàng bằng cách ấn In & Gửi.

Ghi chú

Khi tạo mail để gửi hóa đơn cho khách hàng, tùy thuộc vào ngôn ngữ thiết lập trên liên hệ của khách, hệ thống sẽ tự động nhận diện và chuyển sang ngôn ngữ tương ứng.

Thanh toán¶

Có hai cách để ghi nhận thanh toán chủ động:

Nhập chứng từ sao kê ngân hàng & đối soát thanh toán¶

Nhập chứng từ sao kê ngân hàng¶

Với Viindoo, bạn có thể nhập chứng từ sao kê ngân hàng thủ công hoặc nhập hàng loạt từ tệp CSV, XLSX hoặc RJE. Bạn truy cập Kế toán ‣ Bảng thông tin kế toán, lựa chọn sổ nhật ký ngân hàng, chọn Giao dịch mới cho việc nhập thủ công hoặc Import sao kê cho việc nhập hàng loạt để nhập thông tin sao kê ngân hàng:

Đối soát thanh toán¶

Khi thêm giao dịch xong và lưu. Tại sổ nhật ký trên bảng thông tin kế toán sẽ hiển thị số lượng giao dịch cần đối soát.

Bấm chọn, kiểm tra lần lượt và Xác nhận từng khoản tiền từ thanh toán với sao kê này.

Theo dõi thanh toán¶

Để hạn chế việc khách hàng thanh toán muộn hơn so với hạn thanh toán, kế toán công nợ cần phải theo dõi sát sao và có những liên kết thường xuyên với khách hàng. Trong hệ thống Viindoo, kế toán công nợ có thể theo dõi nợ đến hạn của khách hàng trực tiếp trên giao diện liên hệ của khách hàng. Truy cập Danh bạ ‣ Chọn khách hàng ‣ chọn Sổ cái đối tác:

Tại đây, bạn có thể xem được công nợ của khách hàng đó.

Báo cáo¶

Chúng ta có thể xem các báo cáo công nợ của khách hàng bằng cách truy cập Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Báo cáo tuổi nợ phải thu:

Tại mỗi báo cáo, bạn có thể nhấp chuột vào tên khách hàng để xem chi tiết giao dịch phát sinh hoặc xuất xem dưới dạng PDF và XLSX.

Xem thêm

Các bài viết liên quan

Module tham khảo