Ứng dụng cấp phát nghỉ phép tự động trong Viindoo¶
Tính năng cấp phát nghỉ phép năm tự động trong Viindoo giúp doanh nghiệp tự động hóa việc cấp phát ngày nghỉ theo các quy tắc thiết lập sẵn, đảm bảo chính xác và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự. Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi số dư ngày nghỉ, giúp tăng tính minh bạch và tối ưu quản lý nguồn lực trong doanh nghiệp. Tùy thuộc vào chế độ và chính sách của từng doanh nghiệp mà chế độ cấp phát nghỉ phép có thể là cố định hoặc lũy kế.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Cấp phát nghỉ phép cố định¶
Một số các doanh nghiệp có chính sách cấp phát nghỉ phép năm cố định, ví dụ cấp phát 12 ngày nghỉ phép cho nhân viên vào đầu năm và nhân viên có thể sử dụng trước số ngày phép này và chỉ được sử dụng hết 31/12 của năm. Với trường hợp này, để thực hiện trên Viindoo, nhân viên phụ trách nhân sự cần thực hiện như sau:
Trước tiên cần tạo kiểu nghỉ Nghỉ phép năm với cấu hình yêu cầu cấp phát.
Đầu mỗi năm, nhân sự sẽ truy cập Nghỉ > Phê duyệt > Cấp phát, ấn Mới để tạo lệnh cấp phát cho các nhân viên có cùng số ngày nghỉ phép cố định.
Trong đó:
Kiểu nghỉ: Chọn kiểu nghỉ Nghỉ phép năm vừa tạo trước đó.
Kiểu cấp phát: Chọn Cấp phát thông thường.
Thời gian hiệu lực: Thời gian bắt đầu và kết thúc mà số ngày cấp phát này có thể được sử dụng. Theo tình huống ở ví dụ trên, số ngày nghỉ phép được sử dụng trong năm nên thời gian hiệu lực sẽ là từ 1/1/2025 - 31/12/2025.
Chế độ: Chọn chế độ Theo Nhân viên.
Nhân viên: Chọn những nhân viên có chung số ngày cấp phát nghỉ phép.
Sau khi xác nhận lệnh cấp phát này, mỗi nhân viên sẽ xem và sử dụng được số giờ/ngày cấp phát của chính mình và thực hiện quy trình xin nghỉ phép.
Ghi chú
Với kiểu cấp phát cố định này, đầu mỗi năm, nhân sự sẽ thực hiện cấp phát một lần cho các nhân viên.
Với các nhân viên mới phát sinh, nhân sự thực hiện tạo cấp phát cho từng trường hợp cụ thể với số ngày phép tương ứng theo chính sách từng công ty.
Nếu số phép còn lại của năm trước được sử dụng đến ngày 31/3 của năm sau, thì sau khi cấp phát tiếp ngày nghỉ phép của năm nay, số ngày nghỉ phép của nhân viên đến 31/3 sẽ được cộng dồn.
Cấp phát nghỉ phép năm lũy kế¶
Some companies have an accumulated annual leave allocation policy based on the length of service. For example, employees will be allocated one leave day for each month worked, on the 1st of that month. The leave days can be used until March 31 of the following year. Any remaining leave after March 31 will be forfeited.
Thiết lập kế hoạch cấp phát lũy kế¶
Sau khi tạo kiểu nghỉ Nghỉ phép năm, nhân sự cần truy cập vào Nghỉ > Cấu hình > Kế hoạch lũy kế, ấn Mới để tạo một quy tắc cấp phát cho năm đó.
Trong đó:
Tên: Nhập tên kế hoạch cấp phát.
Kiểu nghỉ: Chọn kiểu nghỉ Nghỉ phép năm vừa tạo trước đó.
Ấn Tạo cấp độ để thêm các quy tắc cấp phát theo từng cấp độ:
Bắt đầu sau: 0 ngày sau ngày thực hiện cấp phát. Nghĩa là hệ thống sẽ thực hiện chạy cấp phát ngay khi xác nhận lệnh cấp phát.
Dựa trên thời gian làm việc: Không tích chọn. Nghĩa là không căn cứ vào thời gian làm việc để tính cấp phát, mà chỉ căn cứ theo lịch.
Tỷ lệ: 1 ngày. Nghĩa là mỗi kỳ được cấp 1 ngày phép.
Thời điểm nhắc nhở: Hàng tháng. Nghĩa là ngày phép sẽ được cấp theo chu kỳ hàng tháng.
Trên ngày 1 của tháng. Nghĩa là ngày phép sẽ được cấp vào ngày 1 của tháng.
Giới hạn đến: Để trống để không giới hạn số ngày phép cấp phát.
Vào cuối năm dương lịch, các khoản lũy kế chưa sử dụng sẽ: Chọn Chuyển sang năm sau. Với lựa chọn này kết hợp với thời điểm kết thúc hiệu lực sử dụng ngày cấp phát là 31/03 thì số ngày phép còn lại của năm nay sẽ được sử dụng đến hết ngày 31/03 của năm kế tiếp.
Số lượng tích lũy tối đa cần chuyển: Nhập 0 để không giới hạn số lượng ngày phép được chuyển sang năm sau.
Thực hiện cấp phát¶
Truy cập Nghỉ > Phê duyệt > Cấp phát, ấn Mới để tạo một lệnh cấp phát:
Trong đó:
Kiểu nghỉ: Chọn kiểu nghỉ Nghỉ phép năm vừa tạo trước đó.
Kiểu cấp phát: Chọn Cấp phát lũy kế.
Thời gian cấp phát tự động: Nhập ngày bắt đầu mà hệ thống sẽ chạy robot để thực hiện cấp phát nghỉ phép.
Thực thi cho đến khi: Nhập ngày mà hệ thống sẽ dừng thực hiện cấp phát.
Kế hoạch Lũy kế: Chọn kế hoạch lũy kế đã tạo trước đó.
Ngày bắt đầu: Thời gian bắt đầu và kết thúc mà số ngày cấp phát này có hiệu lực để sử dụng. Theo tình huống ở ví dụ trên, số ngày nghỉ phép được sử dụng đến 31/3 năm sau nên thời gian hiệu lực sẽ là từ 1/1/2025 - 31/03/2026.
Thời gian: Số ngày nghỉ mà hệ thống sẽ phân bổ cho nhân viên. Số ngày này sẽ được tính tự động. Hệ thống sẽ dựa trên các yếu tố sau để tính toán số ngày nghỉ được phân bổ cho nhân viên.
Thời gian mà hệ thống bắt đầu tự động chạy robot phân bổ ngày phép.
Ngày mà thời lượng cấp phát được phân bổ (Ngày được thiết lập ở trường Trên trong Kế hoạch lũy kế.)
Thời gian mà Nhân sự thực hiện phân bổ lần đầu tiên.
Với thiết lập bên trên:
Chu kỳ phân bổ là theo Tháng
Ngày được hệ thống cấp phát là ngày 1 hàng tháng.
Lần đầu tiên hệ thống chạy robot để phân bổ ngày phép là vào ngày 1/1/2025.
Lệnh cấp phát phép được thực hiện và xác nhận vào ngày 06/02/2025.
Do đó, tính đến ngày 6 tháng 2 năm 2025, một chu kỳ phân bổ đầy đủ đã được hoàn thành, từ ngày 1 tháng 1 năm 2025 đến ngày 1 tháng 2 năm 2025, và thời gian sẽ là 1 ngày
Nếu ngày nghỉ được phân bổ vào ngày 15 mỗi tháng, số ngày được phân bổ sẽ được tính như sau: (15 - 1) / 31 = 0,45 ngày.
Ghi chú
Số ngày được phân bổ = tỷ lệ số ngày đã qua chia cho tổng số ngày trong chu kỳ tương ứng.
Hệ thống sẽ có một con robot chạy hằng ngày để quét các lệnh phân bổ và thực hiện phân bổ ngày nghỉ tương ứng. Tuy nhiên, bạn có thể chạy robot này thủ công bằng cách truy cập Cài đặt > Kỹ thuật > Hành động định kỳ, tìm cron Phân bổ ngày nghỉ: Cập nhật số ngày nghỉ và ấn vào Chạy Thủ Công. Lưu ý rằng bạn cần có quyền quản trị hệ thống để thực hiện thao tác này.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Mô-đun tham khảo