Thu/chi hộ trong Shipment¶

Yêu cầu

Ghi chú

Số hiệu tài khoản trong hướng dẫn dựa trên chuẩn kế toán Việt Nam. Khi triển khai thực tế cần thay bằng tài khoản phù hợp từng quốc gia.

Giới thiệu¶

Trong ngành forwarding, doanh nghiệp thường đứng trung gian: thu tiền từ khách rồi chuyển lại cho bên thứ ba, hoặc chi hộ rồi thu lại sau.

Thu hộ: thu tiền từ khách nhưng phải chuyển trả đối tác khác. Hạch toán vào TK 3388 - Phải trả khác.

Chi hộ: ứng tiền trả cho đối tác thay khách rồi thu lại. Hạch toán vào TK 1388 - Phải thu khác.

Ví dụ thực tế:

Xuất hàng đi Mỹ cho khách A. Tổng phải thu 30.000.000 VND

Cước biển: 20.000.000 VND - doanh thu công ty
Phí thông quan xuất: 5.000.000 VND - thu hộ Hải quan TP.HCM
Phí lưu kho cảng: 5.000.000 VND - thu hộ Cảng Tân Cảng

Công ty thu 30 triệu từ khách, phải chuyển 10 triệu cho hai đối tác, doanh thu thực chỉ 20 triệu.

Quan trọng

Khoản thu hộ không phải doanh thu - không ghi TK 511 mà ghi TK 3388
Khoản chi hộ không phải chi phí - không ghi TK 632 mà ghi TK 1388
Thu/chi hộ không ảnh hưởng lợi nhuận Shipment

Cài module¶

Vào Apps → bỏ bộ lọc Apps → tìm "viin_sale_onbehalf" → Install
Tiếp tục tìm "viin_freight_sale_onbehalf" → Install

Ghi chú

Module viin_freight_sale_onbehalf sẽ tự cài viin_sale_onbehalf và viin_account_onbehalf_payment nếu chưa có.

Quy trình thu hộ từ khách¶

Bước 1: Đánh dấu dịch vụ thu hộ¶

Vào Sales > Orders > Create
Nhập thông tin khách và dịch vụ
Với dòng cần thu hộ:
- Tích Mark On-Behalf
- Chọn Collection Partner - đối tác nhận hộ
Các dòng là doanh thu công ty thì không tích

Ví dụ cấu hình:

Dịch vụ	Số tiền (VND)	Đánh dấu thu hộ	Đối tác thu hộ
Cước biển	20.000.000	Không
Phí thông quan xuất	5.000.000	Có	Hải quan TP.HCM
Phí lưu kho cảng	5.000.000	Có	Cảng Tân Cảng

Mẹo

Đánh dấu ngay từ đầu giúp hệ thống tự loại khỏi hóa đơn, tự phân bổ khi khách thanh toán và tự theo dõi khoản phải trả cho đối tác.

Bước 2: Confirm Sales Order¶

Nhấn Confirm
Hệ thống tự tạo Shipment liên kết với đơn

Bước 3: Xuất hóa đơn khách¶

Nhấn Create Invoice → chọn Regular invoice → Create and View Invoice
Invoice chỉ chứa các dòng không đánh dấu thu hộ
Trong ví dụ: hóa đơn chỉ có 20.000.000 VND - không bao gồm dịch vụ thu hộ
Nhấn Confirm → hóa đơn ở trạng thái Not Paid

Bước 4: Ghi nhận thanh toán của khách¶

Khách chuyển toàn bộ 30.000.000 VND vào tài khoản công ty.

Vào Accounting > Customers > Payments
Nhấn Create
Nhập thông tin:
- Payment Type: Inbound
- Partner: chọn khách
- Amount: 30.000.000 VND
- Payment Date: ngày nhận tiền
- Journal: chọn nhật ký ngân hàng
Select Sale Order: chọn đơn vừa tạo
Hệ thống tự động:
- Tích On-Behalf Payment
- Tạo tab On-behalf Payment Distribution liệt kê đối tác và số tiền:
  
  Đối tác
  
  Tỷ lệ
  
  Số tiền (VND)
  
  Hải quan TP.HCM
  
  16,67%
  
  5.000.000
  
  Cảng Tân Cảng
  
  16,67%
  
  5.000.000
- Hiển thị tổng thu hộ: 10.000.000 VND
- Số tiền để đối soát invoice: 20.000.000 VND
Kiểm tra và nhấn Confirm

Đối tác	Tỷ lệ	Số tiền (VND)
Hải quan TP.HCM	16,67%	5.000.000
Cảng Tân Cảng	16,67%	5.000.000

Bút toán tự động:

Debit Account 1121 - Bank deposits:     30,000,000 VND
    Credit Account 131 - Accounts receivable:  20,000,000 VND
    Credit Account 3388 - Other payables:  10,000,000 VND

Ghi chú

Giải thích:

TK 1121: tiền vào ngân hàng
TK 131: giảm công nợ khách - chỉ phần doanh thu
TK 3388: ghi nhận khoản thu hộ đối tác - không phải doanh thu

Bước 5: Đối soát thanh toán với hóa đơn¶

Quay lại hóa đơn ở bước 3
Hệ thống hiển thị mục Outstanding Credits
Nhấn Add để đối soát
Hóa đơn chuyển sang Paid

Kết quả:

Thu khách: 30.000.000 VND
Hóa đơn doanh thu: 20.000.000 VND - đã thanh toán
Phải trả đối tác: 10.000.000 VND - đã ghi nhận nhưng chưa chi

Thanh toán cho đối tác thu hộ¶

Sau khi thu tiền, cần chuyển lại cho đối tác.

Cảnh báo

Phân biệt thu hộ và chi phí:

Khoản này là thu/chi hộ, không phải chi phí công ty. Vì vậy:

Không tạo Vendor Bill
Không phân bổ Analytic Account
Chỉ tạo Payment để chuyển tiền
Bút toán: Nợ TK 3388 / Có TK 1121

Quy trình chi¶

Vào Accounting > Vendors > Payments
Nhấn Create
Nhập thông tin:
- Payment Type: Outbound
- Partner: chọn đối tác cần chuyển – ví dụ Hải quan TP.HCM
- Amount: 5.000.000 VND
- Payment Date: ngày chuyển
- Journal: nhật ký ngân hàng
- Memo: ví dụ "Chi hộ phí thông quan SO001"
Trường Destination Account tự chọn TK 3388
Nhấn Confirm

Bút toán tự động:

Debit Account 3388 - Other payables:    5,000,000 VND
    Credit Account 1121 - Bank deposits:  5,000,000 VND

Lặp lại cho đối tác thứ hai – Cảng Tân Cảng số tiền 5.000.000 VND

Kết quả cuối:

Đã chuyển Hải quan: 5.000.000 VND
Đã chuyển Cảng Tân Cảng: 5.000.000 VND
Công nợ TK 3388: 0 VND
Không ảnh hưởng lợi nhuận Shipment

Phân biệt thu hộ và chi phí thực¶

Bảng so sánh¶

Tiêu chí	Thu hộ thuần túy	Chi phí thực
Bản chất	Thu/chi trung gian	Chi phí doanh nghiệp
Có tạo Vendor Bill	Không	Có - bắt buộc
Không	Có	Hạch toán
TK 3388 / 1388	TK chi phí (632, 641, 642...)	Có - bắt buộc
Ảnh hưởng lợi nhuận	Không	Có

Không¶

Có

Cần phân bổ Analytic Account

Không
Có
Đối soát với Sales Order
Có

Không¶

Thuế

Cần phân bổ Analytic Account

Không chịu thuế
Chịu thuế (VAT, TNDN...)
Cách nhận biết thu hộ
Khoản thu hộ thường có các đặc điểm:
Là khoản thu/chi thay khách
Có chứng từ đối tác gốc (ví dụ phiếu thu phí cảng)

Mẹo

Không phát sinh doanh thu/chi phí của công ty

Phân bổ thu hộ vào Shipment
Hệ thống tự lưu các khoản thu hộ ở tab Collections - Disbursements trên form Shipment.

Thông tin hiển thị:¶

Đối tác¶

Loại (Collection hay Disbursement)

Vào Accounting > Vendors > Payments
Nhấn Create
Nhập thông tin:
- Payment Type: Outbound
- Số tiền
- Trạng thái thanh toán
Thời gian thanh toán
- Kiểm tra dễ dàng công nợ thu hộ theo từng Shipment.
- Chi hộ trước khi thu tiền
- Nếu cần chi hộ trước rồi mới thu khách:
- Tạo Vendor Payment (Outbound) cho đối tác
- Trường Destination Account chọn TK 1388
- Trạng thái thanh toán
- Khi khách thanh toán, tại tab On-behalf Payment Distribution sẽ hiển thị khoản phải thu này
Nhấn Confirm

Sau khi thu đủ, TK 1388 trở lại 0.

Debit Account 1388 - Other receivables:      3,000,000 VND
    Credit Account 1121 - Bank deposits:  3,000,000 VND

Quan trọng

Thu hộ nhiều đối tác

Nếu phải thu hộ nhiều đối tác, khi tạo payment của khách hệ thống tự chia theo tỷ lệ từng dòng dịch vụ đã đánh dấu On-behalf.¶

Có thể chỉnh lại tỷ lệ hoặc số tiền cụ thể nếu cần.

Vào Accounting > Customers > Payments
Nhấn Create
Nhập thông tin:
- Payment Type: Inbound
- Partner: chọn khách
- Trạng thái thanh toán
- Payment Date: ngày nhận tiền
- Journal: nhật ký ngân hàng
- Báo cáo liên quan
Nhấn Confirm

Sau khi thu đủ, TK 1388 trở lại 0.

Debit Account 1121 - Bank deposits:  3,000,000 VND
    Credit Account 1388 - Other receivables:    3,000,000 VND

Kết quả:

Accounting > Reporting > General Ledger: theo dõi TK 3388/1388
Freight Forwarder > Reporting > Shipment Overview: xem tổng thu hộ theo từng Shipment
Accounting > Customers/Vendors Statements: đối chiếu thanh toán với từng đối tác
Tích hợp với Portal

Cảnh báo

Nếu bật portal cho khách, họ có thể xem chi tiết phần thu hộ/chi hộ được ghi nhận trên Shipment của mình để minh bạch.

Các lỗi thường gặp¶

Không đánh dấu Mark On-Behalf từ đầu → Hóa đơn bao gồm cả khoản thu hộ → Doanh thu sai¶

Không đối soát payment với Sales Order → hệ thống không phân chia thu hộ
Dùng Vendor Bill cho khoản thu hộ → phát sinh chi phí sai
Không trả tiền đúng hạn cho đối tác thu hộ → TK 3388 còn số dư
Quy trình dành cho chi hộ (Disbursement on Behalf)
- Các bước tương tự thu hộ nhưng hướng ngược lại:
- Bước 1: Mark On-Behalf cho dịch vụ cần chi hộ
- Bước 2: Ghi nhận Vendor Payment (ứng tiền) → Destination Account chọn TK 1388
- Bước 3: Khi khách thanh toán, hệ thống tự phân bổ để thu lại khoản chi hộ

Bước 4: Đối soát để đảm bảo TK 1388 về 0.¶

Tác động đến Profitability Report

Thu/chi hộ không phải doanh thu/chi phí nên không ảnh hưởng báo cáo lợi nhuận Shipment. Báo cáo chỉ phản ánh phần doanh thu & cost thực của doanh nghiệp.

Checklist kiểm soát thu hộ

Hàng tuần cần kiểm tra:

Danh sách TK 3388 còn số dư - phải chuyển tiền cho đối tác nào?

Danh sách TK 1388 còn số dư - cần thu lại khách nào?
Đối chiếu với thực tế tiền mặt/ngân hàng

Thông báo cho Sales nếu khách chậm hoàn trả khoản chi hộ

Quyền truy cập

Người dùng cần quyền Accounting hoặc Freight Accounting để xem và thao tác trên các chứng từ này.

Kết luận

Xem thêm

Tự động hóa thu/chi hộ giúp doanh nghiệp forwarding minh bạch, tránh ghi nhận sai doanh thu/chi phí và kiểm soát dòng tiền tốt hơn.

Các bước chính:
Đánh dấu dịch vụ thu/chi hộ
Ghi nhận thanh toán đúng loại On-behalf
Theo dõi và thanh toán lại cho đối tác