Điền thông tin chi tiết Shipment

Yêu cầu

Hướng dẫn này cần các ứng dụng sau:

• Freight Forwarder (viin_freight_management)

Khi Shipment đã tồn tại, bộ phận vận hành cần rà soát và hoàn tất mọi trường bắt buộc để Booking, theo dõi chi phí và cập nhật khách hàng chính xác suốt hành trình vận chuyển.

Truy cập Shipment

Mở nhanh bản ghi Shipment cần cập nhật bằng một trong hai cách sau.

Từ Sales Order

1. Mở Sales Order đã xác nhận

2. Nhấn nút Shipment ở góc trên

3. Hệ thống mở Shipment đã được tạo tự động

Trực tiếp từ menu

1. Vào Freight Forwarder > Operations > Shipments

2. Tìm và mở Shipment cần bổ sung thông tin

Điền thông tin cơ bản & lịch trình

Trên form Shipment, rà và hoàn tất các điểm dữ liệu cốt lõi dưới đây để quy trình phía sau luôn chính xác.

Thông tin chung

• Shipment Number: mã định danh Shipment (tự động tạo nếu cấu hình)

• Customer: khách hàng yêu cầu dịch vụ (đã lấy từ Sales Order)

• Responsible: nhân viên vận hành phụ trách theo dõi Shipment này

Thông tin các bên liên quan

• Shipper: người gửi (có thể là khách hàng hoặc bên thứ ba)

• Consignee: người nhận

• Notify Party: bên cần được thông báo khi hàng tới (thường là Consignee)

Mẹo

Nếu Consignee là doanh nghiệp nước ngoài, thông tin phải chính xác để làm thủ tục hải quan và giao hàng.

Thông tin vận chuyển

• Transport Type: chọn Single-modal hoặc Multi-modal

• Route: tuyến vận chuyển (đã lấy từ Sales Order)

• Transport Mode: Sea, Air hoặc Land

• Carrier: chọn carrier thực hiện vận chuyển (nếu đã xác định)

Thông tin địa điểm và lịch trình

• Origin: điểm đi (đã lấy từ route)

• Destination: điểm đến (đã lấy từ route)

• POL (Port/Airport of Loading): cảng/sân bay xếp hàng

• POD (Port/Airport of Discharge): cảng/sân bay dỡ hàng

Lịch trình dự kiến:

• ETD (Estimated Time of Departure): ngày giờ dự kiến khởi hành

• ETA (Estimated Time of Arrival): ngày giờ dự kiến đến

• Cutoff: hạn chót giao hàng vào cảng/kho

Quan trọng

Lưu ý về ETD và Cutoff

Cutoff thường sớm hơn ETD 1-2 ngày với hàng biển hoặc vài giờ với hàng không. Đảm bảo hàng đến cảng/kho trước cutoff để kịp chuyến.

Ví dụ: Xuất khẩu FCL từ Hải Phòng đi Los Angeles

• Origin / POL: cảng Đình Vũ (Hải Phòng, Việt Nam)

• Destination / POD: cảng Los Angeles (USA) Cutoff: 10/11/2025 13:00

• ETD: 12/11/2025 13:00

• ETA: 28/12/2025 13:45

• Carrier: Evergreen

• Transport Mode: Sea – một leg

Cấu hình thông tin hàng hóa

Dùng tab Cargo để mô tả hàng hóa ở mức chi tiết mà khách hoặc carrier yêu cầu.

Phương pháp 1: Ghi chú nhanh

Áp dụng khi cần nhập nhanh thông tin tổng quan:

1. Vào tab Cargo trên form Shipment

2. Nhập mô tả hàng vào trường Cargo Note Details

Ví dụ: "10 cartons hàng may mặc, tổng 500kg, 5 CBM"

Mẹo

Ưu điểm:

• Nhập liệu nhanh

• Không cần cấu trúc phức tạp

• Phù hợp hàng đơn giản

Nhược điểm:

• Không theo dõi chi tiết từng package

• Khó tính toán tự động

• Không tạo được báo cáo chi tiết

Phương pháp 2: Nhập có cấu trúc

Dùng khi cần quản lý chi tiết, chính xác:

Bước 1: Thêm packages (kiện/container)

1. Vào tab Cargo trên form Shipment

2. Phần Packages - nhấn Add a line

3. Điền thông tin cho từng package:

   • Package Type: loại kiện (Container 20ft, 40ft, Pallet, Carton...)

   • Quantity: số lượng kiện

   • Gross Weight: tổng trọng lượng gồm bao bì (kg)

   • Net Weight: trọng lượng hàng thực tế (kg)

   • Volume: thể tích (CBM)

   • Container No: số container (nếu có)

   • Seal No: số seal (nếu có)

4. Nhấn Save

Bước 2: Thêm Cargo Details (theo mặt hàng)

1. Trong tab Cargo, phần Cargo Details - nhấn Add a line

2. Điền thông tin cho từng loại hàng:

   • Commodity: loại hàng (Garments, Electronics, Food...)

   • Description: mô tả chi tiết

   • HS Code: mã HS (nếu có)

   • Quantity: số lượng

   • Unit: đơn vị tính

   • Gross Weight: trọng lượng

   • Volume: thể tích

3. Nhấn Save

Mẹo

Ưu điểm:

• Theo dõi chi tiết từng package

• Tự động tính tổng trọng lượng, thể tích

• Tạo báo cáo chính xác

• Hỗ trợ booking hiệu quả

Dùng Cargo Template

Để tiết kiệm thời gian với hàng lặp lại, hãy dùng template:

Bước 1: Tạo cargo template (một lần)

1. Vào Freight Forwarder > Configuration > Cargo Templates

2. Nhấn Create

3. Đặt tên template (ví dụ: "Export garments - 1x40ft")

4. Thêm packages và cargo details mẫu

5. Lưu template

Xem thêm

Cargo Template tổng quát

• Cách tạo cargo template

Bước 2: Dùng template cho Shipment

1. Vào tab Cargo trên form Shipment

2. Nhấn nút Generate Cargo From Templates

3. Chọn template phù hợp

4. Hệ thống tự tạo packages và cargo details từ template

5. Điều chỉnh lại nếu cần (số container, trọng lượng...)

Mẹo

Mẹo tiết kiệm thời gian

Nếu thường xuyên chở cùng loại hàng, hãy tạo sẵn template cho từng loại. Có thể tiết kiệm tới 70% thời gian nhập và đảm bảo nhất quán.

Lập kế hoạch tuyến phức tạp

Shipment nhiều leg giúp bạn mô phỏng dòng vận chuyển thực tế qua nhiều carrier hoặc mode.

Khi nào dùng Shipment nhiều leg?

Dùng Multiple Leg Route khi hàng phải qua nhiều chặng và có thể đổi mode.

Ví dụ:

Vận chuyển hàng từ Hà Nội đến Los Angeles (USA):

• Leg 1: Kho khách (Hà Nội) → Cảng Hải Phòng (đường bộ)

• Leg 2: Cảng Hải Phòng → Cảng Singapore (đường biển)

• Leg 3: Cảng Singapore → Cảng Los Angeles (đường biển)

• Leg 4: Cảng Los Angeles → kho Consignee (đường bộ)

Cách thiết lập Shipment nhiều leg

Bước 1: Chuyển loại vận chuyển

1. Trên form Shipment, đổi Transport Mode sang Multi-modal

2. Hoặc vào tab Other Information > tích Multiple Leg Route

Bước 2: Tạo các leg

1. Vào tab Route Legs

2. Nhấn Add a line để thêm leg

3. Điền thông tin cho từng leg:

   • Sequence: thứ tự leg (1,2,3...)

   • Transport Mode: mode của leg

   • Carrier: carrier đảm nhận leg

   • Origin: điểm xuất phát leg

   • Destination: điểm đến leg

   • ETD: ngày dự kiến khởi hành leg

   • ETA: ngày dự kiến đến leg

4. Lặp lại cho toàn bộ leg

Bước 3: Phân bổ hàng cho từng leg

Sau khi tạo packages, bạn phải phân chúng vào leg tương ứng:

1. Tại tab Route Legs, chọn leg cần phân bổ

2. Phần Packages - chọn các package sẽ đi trên leg

3. Lưu

Ghi chú

Thông thường hàng sẽ đi qua tất cả leg. Tuy nhiên trong một số trường hợp (trung chuyển kho, chia lô...) mỗi leg có thể chở khác package.

Mẹo

Tự động tính ETD/ETA

Khi nhập ETD/ETA cho từng leg, hệ thống tự tính:

• Shipment ETD = ETD sớm nhất trong các leg

• Shipment ETA = ETA muộn nhất trong các leg

Nhập thông số Container

Với FCL hoặc FTL, ghi nhận chi tiết cấp container ngay trên lưới Packages.

Cách nhập container

1. Ở tab Cargo, phần Packages

2. Chọn Package Type = Container (20ft, 40ft, 40ft HC...)

3. Điền thông tin:

   • Container No: số container (ví dụ: MSCU1234567)

   • Seal No: số seal (ví dụ: ABC123456)

   • Net Weight: trọng lượng hàng thực

4. Nếu có nhiều container, thêm nhiều dòng

Ghi chú

Số container và số seal

• Thông tin này thường có sau khi đóng hàng và niêm phong

• Nếu chưa có có thể để trống và cập nhật sau

• Thông tin rất quan trọng cho tracking và khai hải quan

Quản lý chứng từ Shipment

Lưu toàn bộ chứng từ vận chuyển, thương mại, hải quan trên Shipment để các bên dễ tra cứu.

Cách đính kèm chứng từ

Cách 1: Upload trực tiếp trên form Shipment

1. Mở form Shipment

2. Nhấn biểu tượng Attachment (ghim giấy) ở góc trên

3. Chọn file từ máy tính

4. File được upload và lưu vào hệ thống

Cách 2: Upload trong ứng dụng Documents

1. Mở form Shipment

2. Nhấn nút Documents

3. Nhấn Upload trong giao diện Documents

4. Chọn file trên máy tính, xác nhận

5. File được upload và liên kết với Shipment

Kết quả:

• File được lưu trong hệ thống

• Hệ thống tạo bản ghi Document tương ứng

• Document được phân vào Workspace phù hợp (dựa Auto Generate Rule)

• Bạn xem danh sách tài liệu bằng nút smart Documents trên form

Ghi chú

Cơ chế tạo Document tự động

Khi đính kèm file, hệ thống sẽ:

• Tạo bản ghi document.document liên kết với attachment

• Phân loại vào Workspace theo cấu hình Document Auto Generate Rule

• Liên kết Document với Shipment để tiện tra cứu

Giúp quản lý tập trung trong module Document Management.

Quan trọng

Chỉ hữu ích khi tích hợp ứng dụng Documents với module viin_document_freight.

In House Bill of Lading (HBL)

Khi Shipment đã có dữ liệu HBL (số house bill, shipper/consignee, cảng, packages...), bạn có thể in chứng từ chính thức ngay trên form.

1. Mở Shipment, kiểm tra House Bill Number, shipper, consignee, notify party, route, tàu/chuyến bay và dòng Cargo chính xác.

2. Nhấn menu Print (góc trên trái) và chọn HBL.

3. Hệ thống sinh PDF House Bill of Lading, đính vào Shipment và hiển thị tại smart button Documents.

Ghi chú

Action in HBL thuộc nhóm quyền Freight User. Đảm bảo nhân viên có quyền này trước khi in.

Các loại chứng từ phổ biến

Chứng từ vận tải:

• Bill of Lading (B/L): vận đơn đường biển

• Air Waybill (AWB): vận đơn hàng không

• CMR: vận đơn đường bộ quốc tế

Chứng từ thương mại:

• Commercial Invoice: hóa đơn thương mại

• Packing List: bảng kê đóng gói

• Certificate of Origin (C/O): chứng nhận xuất xứ

Chứng từ hải quan:

• Customs Declaration: tờ khai hải quan

• Import/Export License: giấy phép XNK

• Phytosanitary Certificate: chứng nhận kiểm dịch thực vật

Chứng từ khác:

• Insurance Certificate: giấy chứng nhận bảo hiểm

• Fumigation Certificate: chứng nhận hun trùng

• Health Certificate: giấy chứng nhận vệ sinh

• Quality Certificate: giấy chứng nhận chất lượng

Mẹo

Lợi ích số hóa chứng từ

Lưu chứng từ điện tử giúp:

• Tra cứu nhanh: tìm theo tên file, loại chứng từ hoặc Shipment trong vài giây

• Chia sẻ dễ dàng: khách có thể xem/tải qua portal

• Bảo mật: giảm rủi ro thất lạc, hư hỏng

• Làm việc từ xa: truy cập mọi nơi có internet

• Quản lý phiên bản: dễ cập nhật bản mới

Xác nhận & chuyển bước

Sau khi nhập xong dữ liệu, hãy validate và tiếp tục Booking hoặc cập nhật vận hành.

Bước 1: Lưu thông tin

1. Nhấn Save để lưu

2. Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ

Bước 2: Rà lại dữ liệu

Trước khi Booking, hãy xem lại các thông tin quan trọng:

Thông tin hàng hóa:

• Đã có Packages hoặc Cargo Details chưa?

• Trọng lượng, thể tích đã chính xác?

• Thông tin container (nếu có) đủ chưa?

Thông tin vận chuyển:

• Route đúng chưa?

• Lịch ETD/ETA hợp lý?

• Đã chọn carrier? (nếu biết)

Với Shipment nhiều leg:

• Đã tạo đủ leg?

• Có thông tin carrier cho từng leg?

• Đã phân bổ cargo cho leg?

Bước 3: Các bước tiếp theo

Sau khi hoàn tất dữ liệu Shipment:

1. Thực hiện Booking với carrier

2. Cập nhật tiến độ khi hàng bắt đầu vận chuyển

3. Theo dõi và thông báo khách

Xem thêm

Booking cho Shipment

Mẹo vận hành

Dùng các shortcut sau để nhập liệu nhanh và đồng nhất.

Sao chép từ Shipment cũ

Nếu đã có Shipment tương tự:

1. Mở Shipment cũ

2. Nhấn Action > Duplicate

3. Hệ thống tạo bản sao

4. Chỉnh thông tin khác (khách, ngày tháng...)

5. Lưu Shipment mới

Nhập liệu hàng loạt

Nếu cần nhập nhiều package cùng lúc:

1. Dùng tính năng Import từ Excel

2. Export file template từ hệ thống

3. Điền thông tin vào Excel

4. Import ngược lại

Kiểm tra trước khi Booking

Hệ thống yêu cầu:

• Phải có ít nhất một package hoặc cargo detail

• Phải có carrier (với Shipment một leg)

• Phải có route

Nếu thiếu, hệ thống báo lỗi khi nhấn Booking.

Dùng Chatter để ghi chú

Chatter cuối form Shipment cho phép:

• Ghi chú nội bộ

• Gửi thông điệp cho đồng nghiệp

• Đặt lịch công việc

• Theo dõi lịch sử thay đổi

Câu hỏi thường gặp

Sau khi tạo Booking có sửa Shipment được không?

Có thể sửa hầu hết thông tin. Tuy nhiên:

• Thông tin hàng hóa (packages, cargo details) trong Booking chỉ đọc

• Nếu cần chỉnh hàng hóa, hãy sửa trên Shipment rồi tạo Booking mới hoặc hủy Booking cũ

Có bắt buộc nhập số container ngay từ đầu?

Không. Số container và seal thường có sau khi đóng hàng. Bạn có thể:

• Để trống khi tạo Shipment

• Cập nhật khi có thông tin

• Hoặc cập nhật trực tiếp trên Booking

Làm sao biết đã nhập đủ thông tin?

Khi nhấn Booking, nếu thiếu dữ liệu quan trọng hệ thống sẽ thông báo và yêu cầu bổ sung. Các thông tin bắt buộc gồm:

• Thông tin hàng hóa (packages hoặc cargo details)

• Carrier (với Shipment một leg)

• Route

Nên dùng Quick Note hay Structured Entry?

Tùy mục đích:

• Quick Note: nhanh, đơn giản, hợp với hàng đơn giản và không cần báo cáo chi tiết

• Structured Entry: chi tiết, chính xác, phù hợp hàng phức tạp và cần theo dõi kỹ

Doanh nghiệp forwarding chuyên nghiệp nên dùng Structured Entry.

Có đổi từ Shipment một leg sang nhiều leg được không?

Có. Chỉ cần:

1. Đổi Transport Mode sang Multi-modal

2. Tạo leg trong tab Route Legs

3. Phân bổ cargo vào leg

Tuy nhiên nếu đã tạo Booking cần cân nhắc hủy và tạo lại.

ETD/ETA của Shipment nhiều leg tính sao?

Hệ thống tự động tính:

• Shipment ETD = ETD sớm nhất

• Shipment ETA = ETA muộn nhất

Vì sao phải phân bổ cargo cho từng leg?

Với Shipment nhiều leg, mỗi leg có thể chở các package khác nhau. Ví dụ:

• Leg pickup: chở toàn bộ hàng từ kho khách

• Leg main carriage: chỉ chở hàng xuất

• Leg delivery: chở hàng đã thông quan

Phân bổ giúp hệ thống tạo Booking chính xác cho từng leg.

Xem thêm

Bài liên quan

• Quản lý báo giá

• Booking cho Shipment

• Cập nhật tiến độ Shipment

• Quy trình tổng quan Freight