Thiết lập thông tin Cargo

Dữ liệu Cargo Template

Mục đích: Lưu sẵn thông tin Cargo thường xuyên vận chuyển để nhập nhanh.

Khi nào dùng?

Nếu công ty thường chở cùng loại hàng cho cùng khách, tạo template sẽ giúp:

  • Tiết kiệm 70% thời gian nhập liệu

  • Đảm bảo thông tin thống nhất (không sai HS code, DG class...)

  • Nhân viên mới cũng nhập chính xác

Ví dụ thực tế:

Khách hàng A xuất gạch men đi USA mỗi tháng. Mỗi chuyến gồm:

  • 2 container 40ft

  • Mỗi container: 28 pallet

  • Mỗi pallet: 1.200 kg

  • HS Code: 6907.21

  • Không phải hàng nguy hiểm

→ Tạo template Ceramic Tiles Export - Customer A một lần, các Shipment sau chỉ cần:

  1. Thêm template vào Shipment

  2. Nhấn Generate Cargo From Templates

  3. Xong! Hệ thống tự tạo 2 container đầy đủ thông tin

Cách tạo Cargo Template

Có 2 cách tạo template trong hệ thống:

Cách 1: Tạo mới từ menu cấu hình

Phù hợp khi bạn muốn chuẩn bị template trước khi có Shipment thực tế.

  1. Truy cập Freight Forwarder > Configuration > Cargo Information > Cargo Template Data

  2. Nhấn Create

  3. Nhập thông tin:

Form tạo Cargo Template

Thông tin cơ bản

Template Name (Name):

Đặt tên dễ nhớ, nên ghi rõ khách hàng

Ví dụ: Ceramic Tiles - Customer A, Electronic Parts - Samsung

Packing Mode:

  • Package: dùng cho hàng đã đóng gói (container, pallet, thùng...)

  • Bulk Cargo: dùng cho hàng rời (cát, đá, than...)

Chọn Package nếu chở bằng container, pallet, carton...

Mẹo

Packing mode không chỉ là nhãn. Khi chọn Package, template kế thừa thể tích và tên từ Package Type đã chọn (dựa trên automation của freight.cargo.template.data), và hệ thống kỳ vọng bạn liệt kê từng mặt hàng trong package để tự tính tổng trọng lượng. Chuyển sang Bulk Cargo cho hàng quá khổ/hàng rời; tên template sẽ là Bulk Cargo và bạn nhập trọng lượng/thể tích tổng trực tiếp không cần dòng package.

Package Type:

Loại bao bì sử dụng

Ví dụ: 40ft Container, 20ft Container, Pallet

Ghi chú

Nếu chưa có Package Type cần dùng, vào Inventory > Configuration > Package Types để tạo.

Quản lý Package Types

Thông tin Cargo

Cargo Type:

Phân loại hàng hóa

Ví dụ: General Cargo, Refrigerated, Dangerous Goods

Vào Freight Forwarder > Configurations > Cargo Information > Cargo Types để quản lý master data. Mỗi Cargo Type phải có mã duy nhất (tự chuyển uppercase) và bạn có thể ghi chú hướng dẫn xử lý để hiển thị ở mọi nơi sử dụng. Chuẩn bị danh mục này vài phút sẽ giúp template đồng nhất và hỗ trợ đội vận hành lọc Shipment theo đặc tính hàng sau này.

Quản lý Cargo Types
HS Code:

Mã hàng hóa theo chuẩn Harmonized System

Dùng để:

  • Khai báo hải quan

  • Tính thuế nhập khẩu

  • Kiểm tra hàng cấm/hạn chế

Quản lý HS Code tập trung tại Freight Forwarder > Configurations > Cargo Information > HS Codes. Giống Cargo Type, mã được ép duy nhất và uppercase nên tái sử dụng an toàn trong template, báo giá, hồ sơ hải quan. Hãy điền mô tả với lưu ý quy định nội địa (ví dụ yêu cầu giấy phép, thuế VAT) và liên kết HS code với template để ước lượng thuế nhập tự động.

Quản lý HS Codes trong Freight Forwarder
Country of Origin:

Quốc gia sản xuất hàng

Quan trọng cho:

  • Xác định thuế (có thể hưởng ưu đãi FTA)

  • Yêu cầu C/O (Certificate of Origin)

Import Tax Rate:

Thuế suất dự kiến

Dùng để tính chi phí báo khách

Tab Cargo Details

Nếu một package chứa nhiều loại hàng, thêm từng dòng tại đây:

Tên hàng

Số lượng

Trọng lượng

Thể tích

HS Code

Gạch lát nền Ceramic

28 pallet

33.600 kg

45 m³

6907.21

Vật liệu đóng gói

400 kg

2 m³

4819.20

Cách 2: Tạo từ Shipment thực tế (Convert to Template)

Nhanh và chính xác nhất khi bạn đã có Shipment của khách thường xuyên.

Ưu điểm:

  • Dữ liệu chính xác 100% - sao chép từ Shipment thực tế

  • Nhanh - không nhập lại từ đầu

  • Tên template tự động kèm tên khách hàng

  • Thích hợp cho khách thường xuyên vận chuyển cùng loại hàng

Các bước:

  1. Mở Shipment đã khai đủ Cargo

  2. Vào tab Packages hoặc Cargo Commodities

  3. Chọn các package/cargo muốn tạo template

  4. Nhấn Action → Convert to Template

  5. Hệ thống tự tạo template và mở danh sách template mới.

Thao tác Convert to Template

Ví dụ thực tế:

Shipment SHP0045 của khách Samsung Vietnam gồm:

  • 1 container 40ft HC chứa 500 thùng linh kiện điện tử.

  • Trọng lượng: 15.000 kg.

  • HS Code: 8517.12.00.

  • Xuất xứ Việt Nam.

Sau khi Convert to Template:

  • Hệ thống tạo template tên Container 40' Electronic Parts - Samsung Vietnam

  • Mọi thông tin (trọng lượng, HS Code, Cargo Type...) được sao chép đầy đủ.

  • Lần sau có Shipment tương tự cho Samsung chỉ cần chọn template này.

Mẹo

Khi nào dùng cách này?

  • Khách vừa hoàn tất Shipment đầu tiên.

  • Khách cam kết tiếp tục vận chuyển cùng loại hàng.

  • Bạn muốn chắc chắn dữ liệu template chính xác tuyệt đối.

  • Tiết kiệm thời gian so với nhập thủ công.

Ghi chú

Template tạo bằng phương pháp này sẽ có đầy đủ chi tiết gồm:

Từ Package:

  • Package Type, thể tích.

  • Toàn bộ Cargo Commodities trong package.

Từ Cargo Commodity:

  • Cargo Type, HS Code, Country of Origin.

  • Trọng lượng, thể tích, số lượng.

  • Thông tin hàng nguy hiểm (nếu có).

  • Hướng dẫn xử lý.

Khi nào dùng Cargo Template?

NÊN dùng khi:

  • Vận chuyển lặp lại cùng loại hàng cho một khách.

  • Cargo có thông tin phức tạp (nhiều loại, nhiều thông số).

  • Muốn bảo đảm dữ liệu thống nhất.

  • Cần đào tạo nhân viên mới.

KHÔNG cần khi:

  • Mỗi Shipment hoàn toàn khác nhau.

  • Hàng đơn giản, ít thông tin.

  • Chỉ dùng cargo note (mô tả tự do).

Xem thêm

Bài viết liên quan