Tích hợp Project¶
Bối cảnh nghiệp vụ¶
Thách thức vận hành¶
Mỗi Shipment quốc tế kéo theo hàng chục hoạt động—kiểm tra chứng từ, confirm Booking, thông quan, pick-up/delivery, giám sát stuffing, cập nhật Stakeholder, nhắc thanh toán,... Nếu thiếu workspace có cấu trúc:
Các task dễ bị trễ hoặc chồng chéo giữa phòng ban.
Không ai rõ bước tiếp theo thuộc về ai.
Giờ công không được ghi nhận nên chi phí lao động không vào P&L của Shipment.
Đánh giá hiệu suất chỉ dựa trên cảm tính thay vì số liệu.
Lợi ích của việc tích hợp Project¶
Thêm Viindoo Project vào quy trình Freight giúp bạn:
Checklist task chuẩn hóa theo loại Shipment (sea, air, land).
Tự động tạo Project mỗi khi Shipment được confirm.
Dashboard thời gian thực thể hiện task bị kẹt và tải công việc.
Timesheet chuyển thành chi phí nhân công và chỉ số lợi nhuận.
Trách nhiệm minh bạch—mỗi task có owner và deadline.
Bật công cụ Project¶
Kích hoạt từ Freight Settings¶
Cách này phù hợp đa số người dùng và tự xử lý phần cài đặt.
Vào Freight Forwarder > Configuration > Settings.
Trong Freight Features, bật Project Integration.
Nhấn Save, rồi Install khi được nhắc.
Cài thông qua Apps (nâng cao)¶
Admin có thể cài module trực tiếp trong Apps bằng cách tìm viin_freight_project. Sau khi cài, checkbox Freight Project & Timesheet tại Settings sẽ tự bật.
Tạo Project cho từng Shipment¶
Phương pháp 1: Tự động dựa trên template (khuyến nghị)¶
Dùng khi quy trình lặp lại và bạn muốn mọi Shipment theo cùng checklist.
Bước 1 – Tạo project template:
Mở Project > Projects và tạo template (ví dụ
[Template] Sea Freight Export).Thêm các task chuẩn (Booking Confirmation, Export Customs Clearance, Pick-up & Stuffing, Container Gate-in, Documentation, Vessel Departure, Import Customs Clearance, Delivery to Consignee...).
Nhấn Action > Archive để project trở thành template thay vì workspace đang chạy.
Bước 2 – Cấu hình sản phẩm Freight:
Vào Sales > Products và mở dịch vụ vận chuyển.
Ở tab Sales đặt Service Tracking =
Project & Task.Chọn Project Template vừa tạo.
Bước 3 – Confirm Sale Order:
Khi confirm báo giá dùng sản phẩm đó, Viindoo tự tạo Shipment, sinh project mới từ template, sao chép toàn bộ task và liên kết Shipment với project/task.
Mở Shipment và nhấn Project hoặc Tasks để xem kết quả.
Phương pháp 2: Liên kết Project sẵn có từ Sale Order¶
Dùng khi khách VIP đã có project đang chạy và muốn gom Shipment mới vào project đó.
Tạo báo giá.
Trước khi confirm, mở tab Other Info và chọn Project mong muốn.
Confirm đơn hàng. Shipment sẽ liên kết với project chọn sẵn—không tạo project mới.
Phương pháp 3: Sinh Project trực tiếp từ Shipment¶
Dùng khi đã có Shipment nhưng sau đó mới cần theo dõi bằng Project.
Mở Shipment.
Trong Other Information > Project, chọn Project Template rồi nhấn Generate.
Viindoo tạo project ngay lập tức và liên kết ngược trở lại Shipment.
Ghi chú
So sánh phương pháp
Phương pháp 1 – Tự động hoàn toàn, phù hợp quy trình chuẩn hóa.
Phương pháp 2 – Linh hoạt nhưng phụ thuộc salesperson nhớ chọn project.
Phương pháp 3 – Tùy ý khi cần bổ sung Project tracking sau này.
Thực thi task và timesheet¶
Quản lý task¶
Từ Shipment, nhấn Project hoặc Tasks để xem mọi nhiệm vụ:
Tên task, mô tả, người phụ trách, deadline, giai đoạn và giờ đã log.
Cập nhật tiến độ, đính kèm, đổi người phụ trách hoặc chat ngay trên board.
Chia nhỏ công việc¶
Dùng sub-task cho các giai đoạn phức tạp (ví dụ Documentation → Chuẩn bị Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin). Giao từng sub-task cho người khác nhau để luồng bàn giao rõ ràng.
Ghi nhận chi phí lao động bằng Timesheet¶
Mở task và log thời gian qua Timesheets > Add a line hoặc nút Log Timesheet.
Cấu hình đơn giá giờ công cho từng nhân viên để hệ thống tính
Labor Cost = Hours × Hourly Rate.Chi phí lao động đi thẳng vào báo cáo lợi nhuận Shipment (Freight Forwarder > Reporting > Profitability Report).
Theo dõi tiến độ¶
Trong Project > Projects, mở project của Shipment để xem dashboard gồm:
Số task theo từng stage.
Tổng giờ và chi phí lao động.
% hoàn thành và các bottleneck.
FAQ và thuật ngữ¶
Câu hỏi thường gặp¶
Có cần tạo project cho mọi Shipment không? Không bắt buộc. Dùng Project cho Shipment phức tạp/giá trị cao cần kiểm soát task và chi phí nhân công; Shipment đơn giản có thể chỉ dùng form Shipment.
Nhiều Shipment dùng chung một project được không? Có thể nhưng không khuyến khích—chi phí, task và lợi nhuận khó tách. Nên một Shipment một project cho rõ ràng.
Nếu thay đổi kế hoạch muốn bỏ Project thì làm sao? Xóa giá trị trường Project trên Shipment, sau đó archive/delete project ở Project > Projects (không xóa được nếu đã có timesheet hoặc invoice liên quan).
Thuật ngữ¶
Project, task, sub-task, timesheet, man-hour, labor cost, hourly rate, task breakdown, progress tracking, project template, deadline, milestone—đây là các khái niệm cốt lõi xuyên suốt tích hợp này.