Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ¶
Khi bắt tay vào triển khai sử dụng phần mềm Quản lý kế toán Viindoo, một trong những thao tác quan trọng mà các kế toán viên cần thực hiện là nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản công nợ. Bài viết này hướng dẫn bạn các bước chuẩn bị và thực hiện nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản kế toán cũng như một số lưu ý cho các trường hợp đặc thù phát sinh trong quá trình nhập liệu.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Quy hoạch dữ liệu¶
Trước khi nhập dữ liệu lên phần mềm Kế toán Viindoo, bạn cần thực hiện thao tác quy hoạch và chuẩn bị dữ liệu đầu vào đầy đủ và phù hợp với cấu trúc dữ liệu của Viindoo. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian nhập liệu và chỉnh sửa thủ công, tránh được rủi ro sai sót dữ liệu khi sử dụng.
Cấu hình thông tin kế toán cơ bản¶
Tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, bạn cần thiết lập hệ thống kế toán cơ bản cho phù hợp. Một số thông tin cơ bản cần thiết lập như năm tài chính, đơn vị tiền tệ, quy tắc thuế, v.v.
Kế toán viên cần rà soát các hệ thống tài khoản kế toán mà doanh nghiệp mình đang sử dụng, đối chiếu với các tài khoản được mặc định được cung cấp bởi các gói bản địa hóa tài chính và tạo thêm tài khoản theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Chuẩn bị dữ liệu đầu vào phù hợp cấu trúc dữ liệu của Viindoo¶
Nếu doanh nghiệp bạn đã hoạt động được một thời gian thì ắt hẳn đã có phát sinh giao dịch và dữ liệu kế toán. Ở thời điểm chuẩn bị chuyển giao, kế toán cần thực hiện các thao tác chốt số liệu ở hệ thống sổ sách cũ, chuẩn bị dữ liệu đầu vào tương thích với cấu trúc dữ liệu của hệ thống Viindoo.
Trên phần mềm Kế toán, truy cập tới Cấu hình > Hệ thống Tài khoản để xem danh sách các tài khoản kế toán đã có trong hệ thống của doanh nghiệp bạn. Tại đây, bạn có thể dễ dàng sử dụng tính năng xuất dữ liệu để tải về máy tính mẫu cấu trúc dữ liệu của Bảng cân đối kế toán.
Các trường thông tin liên quan tới tài khoản kế toán để trích xuất mẫu bao gồm:
Mã tài khoản;
External ID của tài khoản;
Tên tài khoản;
Số dư nợ đầu kỳ;
Số dư có đầu kỳ.
Nhập số dư đầu kỳ¶
Nhập số dư đầu kỳ trong Hệ thống Tài khoản¶
Đầu tiên, bạn truy cập vào ứng dụng Kế toán > Bảng thông tin Kế toán > Hệ thống Tài khoản, chọn Xem xét lại.
Tại đây, bạn chọn tài khoản bất kì và điền số dư tại trường Số dư nợ đầu kỳ đối với Tài khoản có số dư ở bên Nợ và điền vào Số dư có đầu kỳ với Tài khoản có số dư ở bên Có.
Sau khi điền số dư đầu kỳ cho các Tài khoản, bạn truy cập Kế toán > Bút toán Sổ nhật ký, bạn chọn bút toán có Tham chiếu là Sổ nhật ký Đầu kỳ.
Bạn bấm nút Vào sổ để vào sổ các bút toán nhập số dư đầu kỳ.
Ghi chú
Khi vào sổ bút toán nhập số dư đầu kỳ, trường Số dư nợ đầu kỳ và Số dư có đầu kỳ trên Hệ thống Tài khoản sẽ bị ẩn. Do vậy, bạn cần nhập đầy đủ số dư của các đầu tài khoản rồi mới Vào sổ bút toán.
Sau khi vào sổ, bạn chọn lại Thiết lập hệ thống tài khoản, chọn Thiết lập ở từng Tài khoản để xem số dư của nó.
Nhập dữ liệu kế toán hàng loạt¶
Trên mẫu dữ liệu xuất từ hệ thống, tiến hành nhập số dư bên có và số dư bên nợ tương ứng trên từng đầu tài khoản.
Giá trị số dư đầu kỳ của từng tài khoản phải là tổng số dư của các tài khoản đó tính tới thời điểm liền trước khi doanh nghiệp bắt đầu chính thức chuyển sang sử dụng phần mềm Kế toán Viindoo. Bên cạnh đó, bạn cần lưu ý rà soát chênh lệch giữa số dư đầu kỳ bên Nợ và bên Có để đảm bảo nguyên tắc Tổng số dư bên Nợ = Tổng số dư bên Có của kế toán.
Một số lưu ý trong quá trình nhập liệu:
Nếu doanh nghiệp sở hữu nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau, bạn có thể tạo một tài khoản trên hệ thống tương ứng với từng tài khoản ngân hàng và nhập số dư đầu kỳ của các tài khoản này lên mẫu dữ liệu.
Đối với các tài khoản công nợ có liên quan tới nhiều đối tượng (ví dụ: tài khoản 141 - Tạm ứng, 334 - Phải trả người lao động, 131 - Phải thu của khách hàng, v.v.), kế toán có thể nhập tổng số dư đầu kỳ của tài khoản lên Bảng cân đối kế toán, sau đó thực hiện tạo bút toán kế toán để ghi nhận công nợ của từng đối tượng riêng biệt.
Số dư đầu kỳ của các tài khoản liên quan tới tồn kho (ví dụ: hàng mua đang đi đường, nguyên liệu, vật liệu, v.v.) cần được nhập lên hệ thống trong nghiệp vụ nhập số dư đầu kỳ trên phần mềm Quản lý Kho.
Ghi chú
Chênh lệch giữa Số dư đầu kỳ bên Có và bên Nợ sẽ được mặc định ghi nhận lên tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, nếu bạn không muốn sử dụng tài khoản này thì hãy tạo một tài khoản tên 999 để hỗ trợ ghi nhận chênh lệch này.
Tài khoản 999 sẽ được đối ứng với các phát sinh kế toán khi thực hiện điều chỉnh tồn kho và sẽ không hiển thị số dư lên các báo cáo kế toán.
Sau khi đã kiểm thử tính hợp lệ của dữ liệu, từ giao diện Hệ thống Tài khoản, bạn tải tập tin chứa số dư đầu kì lên hệ thống bằng cách sử dụng tính năng nhập dữ liệu hàng loạt.
Khi hoàn thành nhập hàng loạt số dư đầu kì của các đầu tài khoản lên hệ thống, một bút toán kế toán ghi nhận các phát sinh kế toán được tự động sinh ra với tham chiếu Sổ nhật ký Đầu kỳ. Để xem bút toán này, truy cập Kế toán > Kế toán > Bút toán Sổ nhật ký.
Điều chỉnh dữ liệu bút toán số dư đầu kỳ¶
Trên bút toán Sổ nhật ký Đầu kỳ, một phát sinh kế toán được tự động sinh ra cho mỗi tài khoản có số dư đầu kỳ theo dữ liệu bạn nhập lên hệ thống. Đối với các tài khoản liên quan tới nhiều đối tác, bạn cần tách tổng số dư này thành nhiều phát sinh kế toán nhỏ hơn, mỗi đối tác tương ứng với một dòng phát sinh kế toán.
Trong trường hợp doanh nghiệp bạn có nhiều giao dịch liên quan tới các nhà cung cấp, khách hàng hoặc nhân viên khác nhau, hãy sử dụng tính năng nhập dữ liệu hàng loạt để tiết kiệm thời gian.
Để phục vụ việc nhập liệu được chính xác, trên mẫu nhập dữ liệu, bạn lưu ý bao gồm các thông tin sau:
External ID của đối tác;
External ID của Phát sinh kế toán;
External ID của Sổ nhật ký;
Phát sinh Kế toán/Nợ;
Phát sinh Kế toán/Có;
Tham chiếu của bút toán.
Sau khi đối chiếu bút toán kế toán này với dữ liệu kế toán thực tế mà bạn đang có, bấm Vào sổ để hoàn thành quy trình nhập số dư đầu kỳ.
Ghi chú
Tài khoản có liên quan tới nhân viên (ví dụ: tài khoản 334 - Phải trả người lao động, 138 - Phải thu khác, v.v.): Thông tin đối tác cần gắn với tài khoản địa chỉ cá nhân của nhân viên.
Tài khoản 141 - Tạm ứng: Chọn Sổ nhật ký Tạm ứng.