Quy trình và tình huống Booking

Quy trình vận hành

Bảy bước sau giữ Booking nhất quán từ chuẩn bị đến hoàn tất.

Bước 1: Chuẩn bị Shipment

Trước khi nhấn Booking, hãy đảm bảo Shipment đã bao gồm:

1. Thông tin khách hàng, shipper và consignee.

2. Thông tin Cargo (Package hoặc dòng Cargo).

3. Route, địa điểm và lịch trình dự kiến.

4. Carrier đã chọn (theo từng leg nếu multi-leg).

Xem thêm

Nhập dữ liệu chi tiết Shipment

Bước 2: Tạo Booking

1. Mở bản ghi Shipment.

2. Nhấn nút Booking.

3. Viindoo tự động tạo Booking dựa trên dữ liệu Shipment.

Bước 3: Rà soát và bổ sung

Trong Booking, kiểm tra lại:

• Thông tin Carrier và dịch vụ.

• ETD, ETA và Cutoff.

• Tóm tắt Cargo.

• Người Responsible và danh sách Stakeholder.

Bước 4: Gửi Booking cho Carrier

Cách 1 – Gửi email trực tiếp từ Viindoo

1. Nhấn Send Message.

2. Chọn email template (không bắt buộc).

3. Nhập người nhận và gửi.

Cách 2 – Xuất và gửi thủ công

1. Dùng Print > Booking Request để xuất PDF.

2. Gửi qua email client của bạn hoặc portal của Carrier.

Bước 5: Cập nhật sau phản hồi của Carrier

Ghi nhận chi tiết xác nhận:

1. Booking Reference.

2. MBL (khi có).

3. Thông tin phương tiện: tàu, voyage, chuyến bay, xe tải, tài xế.

4. Điều chỉnh ETD/ETA nếu Carrier đề xuất thay đổi.

Mẹo

Cả trạng thái Draft và Confirmed đều cho phép chỉnh sửa—hãy giữ dữ liệu chính xác trước khi đồng bộ về Shipment.

Bước 6: Confirm Booking

1. Nhấn Confirm.

2. Nếu bạn thay Carrier, quyết định có thông báo Stakeholder (Sales, Purchases, Shipment Manager) hay không.

3. Khi Confirm sẽ đẩy Carrier, lịch và chi tiết vận chuyển về Shipment (hoặc từng Route Leg).

Cảnh báo

Khi đã Confirm, đừng chỉnh sửa quá mạnh. Nếu phải đổi Carrier hoàn toàn, hãy Cancel và tạo Booking mới.

Bước 7: Theo dõi và hoàn tất

• Theo dõi các mốc Shipment.

• Ghi nhận thời gian khởi hành, đến và sự kiện thông quan.

• Đánh dấu Booking Done khi vận chuyển kết thúc.

Theo dõi và cộng tác

Tổng quan danh sách Booking

Vào Freight Forwarder > Operations > Bookings để theo dõi mọi Booking và xem trạng thái qua màu sắc.

Tìm kiếm và lọc

Sử dụng thanh tìm kiếm cùng Filters / Group By để tập trung Booking gấp (Draft, Confirmed, Multiple Leg, ...) hoặc phân tích khối lượng theo Carrier, Responsible, Booking Date.

Công cụ giao tiếp

Trong từng Booking, chatter cho phép gửi email, ghi chú nội bộ và lên lịch hoạt động để Sales, Purchases, Operations luôn đồng bộ. Xem thêm mẹo cộng tác tại booking/management-and-faq.

Xử lý tình huống thường gặp

Đổi Carrier sau khi đã tạo Booking

Tình huống: Bạn đã tạo Booking với Carrier A nhưng phải đổi sang Carrier B do giá hoặc lịch.

Cách xử lý:

1. Mở Booking hiện tại (Đang Draft hoặc Confirmed)

2. Đổi trường Carrier sang Carrier B

3. Nhấn Confirm (nếu đang Draft) hoặc Save (nếu đã Confirmed)

4. Hệ thống hiện wizard hỏi có muốn thông báo các bên liên quan không

   • Chọn Notify Stakeholders: gửi thông báo nội bộ cho Sales, Purchases, Shipment Manager

   • Chọn Proceed without action: bỏ qua

5. Lý do hệ thống hỏi: nếu đã có Purchase Order với Carrier A, đổi sang Carrier B cần phối hợp nhiều bộ phận để hủy PO cũ và tạo PO mới.

Booking bị từ chối

Tình huống: Carrier từ chối Booking vì hết chỗ hoặc không đáp ứng lịch.

Cách xử lý:

Hệ thống hiện tại sử dụng phương pháp Reuse booking thay vì tạo mới:

1. Click Cancel để hủy Booking hiện tại

   • Booking chuyển sang trạng thái Cancelled

   • Ghi lý do trong chatter: "Carrier rejected - no space available"

2. Click Reset to Draft để đưa Booking về Draft

   • Nút này chỉ xuất hiện khi Booking đang Cancelled

   • Booking trở lại trạng thái Draft để chỉnh sửa

3. Điều chỉnh thông tin Booking

   • Đổi Carrier: chọn hãng khác

   • Cập nhật ETD/ETA/Cutoff: theo lịch mới

   • Sửa thông tin phương tiện: tên tàu, voyage, ...

   • Có thể thêm/bớt Package nếu cần

4. Click Confirm lần nữa để gửi cho Carrier mới

   • Booking chuyển sang Confirmed

   • Thông tin đồng bộ về Shipment/Route

Cảnh báo

Lưu ý quan trọng về Purchase Order

Nếu Booking đã tạo Purchase Order, việc reset và Confirm lại có thể gây lệch dữ liệu:

• PO cũ vẫn còn gắn với Carrier cũ

• Booking mới liên kết với Carrier mới

• Cần xử lý thủ công: hủy PO cũ, tạo PO mới

Kế hoạch cải tiến: Sẽ bổ sung tính năng kiểm tra và cảnh báo tự động ở phiên bản sau.

Ghi chú

Phân biệt: Reject vs Additional

• Booking bị reject: tái sử dụng Booking cũ (Cancel → Reset → Adjust)

• Thêm container: tạo Booking mới (xem phần tiếp theo)

Thêm container sau khi đã Booking

Tình huống phổ biến: Khách yêu cầu thêm container sau khi Booking với hãng tàu đã Confirm

Ví dụ thực tế:

Bạn đã Booking 1 container 40ft với Maersk và đã confirm với hãng tàu. Gần ngày tàu chạy, khách đề nghị gửi thêm 1 container 20ft trong cùng Shipment.

Quy trình xử lý:

1. Cập nhật Sale Order

   • Mở Sale Order đã confirm

   • Thêm 1 dòng dịch vụ vận chuyển mới (số lượng: 1 container 20ft)

   • Lưu đơn

2. Thêm package vào Shipment

   • Mở Shipment hiện có từ Sale Order

   • Tab Cargo → Nhấn Add a line

   • Nhập thông tin container mới (loại, trọng lượng, hàng...)

   • Lưu Shipment

3. Phân bổ vào Route (nếu đa leg)

   • Nếu Shipment là multi-leg: tab Route Legs → chọn container mới

   • Gán container vào các Route Leg phù hợp

   • Hệ thống sẽ tính booking_status = need_booking cho container

4. Tạo Booking mới cho container bổ sung

   • Hệ thống tự hiển thị nút Booking (vì còn Package chưa Booking)

   • Nhấn Booking → hệ thống tự tạo Booking riêng chỉ cho container mới

   • Lưu ý: Booking cũ không bị ảnh hưởng, giữ nguyên trạng thái

5. Confirm với Carrier

   • Gửi Booking mới cho hãng tàu để xác nhận thêm chỗ

   • Nếu được chấp nhận → Confirm Booking mới

   • Nếu bị từ chối → có thể thử hãng khác hoặc chuyến sau

Kết quả:

Shipment hiện có 2 Booking độc lập:

• Booking-001: Container 40ft (đã confirm với Maersk)

• Booking-002: Container 20ft (mới tạo, đang chờ confirm)

Mẹo

Vì sao phải tạo Booking mới?

Booking đã confirm được giữ nguyên nên:

• Việc thương lượng với Carrier rõ ràng.

• Tránh phí sửa Booking.

• Bạn theo dõi chi phí và tình trạng theo từng container/voyage.

Trường hợp tách container sang nhiều voyage:

Nếu Shipment có 5 container nhưng Voyage hiện tại chỉ book được 3, 2 container còn lại phải chờ Voyage sau:

1. Tạo Booking 1: chọn 3 container, confirm với Voyage A (ETD 15/03)

2. Tạo Booking 2: chọn 2 container còn lại, confirm với Voyage B (ETD 20/03)

3. Kết quả: 1 Shipment với 2 Booking, mỗi Booking có lịch riêng

Muốn sao chép Booking

Tình huống: Shipment mới có dữ liệu tương tự Shipment cũ, muốn tạo Booking giống nhanh.

Cách xử lý:

1. Không thể duplicate Booking trực tiếp

2. Thay vào đó: tạo Shipment mới với thông tin tương tự (hoặc duplicate Shipment cũ)

3. Từ Shipment mới, nhấn Booking để hệ thống tự tạo Booking

Xem thêm

• Tạo Booking – Ôn lại wizard và điều kiện trước khi tạo Booking.

• Chi tiết Booking – Hiểu từng trường bạn cập nhật trong các quy trình này.

• Booking cho Shipment – Theo dõi điểm vào và cơ chế đồng bộ từ phía Shipment.