Hướng dẫn Thanh toán nhiều Hóa đơn cùng một lúc

Với các khoản thanh toán, không phải lúc nào chúng ta cũng chỉ thực hiện thanh toán một hóa đơn trong một lần thanh toán. Rất nhiều trường hợp mà kế toán cần phải thực hiện thanh toán gộp nhiều hóa đơn trong một lần thanh toán để tiết kiệm thời gian và phí chuyển tiền. Để đơn giản hóa công việc, Phần mềm kế toán Viindoo hỗ trợ bạn tính năng về thanh toán gộp nhiều hóa đơn trong một thanh toán mà vẫn theo dõi được công nợ của từng hóa đơn.

Module cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

• Quản lý hóa đơn - thanh toán

• Quản lý Kế toán doanh nghiệp

Để thực hiện thanh toán nhiều hóa đơn khách hàng hoặc hóa đơn nhà cung cấp trong một lần, bạn truy cập Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn đối với hóa đơn khách hàng, hoặc Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn NCC đối với hóa đơn nhà cung cấp:

Trong danh sách hóa đơn, lựa chọn hóa đơn của nhà cung cấp mà bạn cần thanh toán:

Trong trường hợp muốn chọn tất cả các hoá đơn chưa thanh toán của cùng một Nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng tính năng bộ lọc và nhóm để tìm kiếm, sau đó lựa chọn toàn bộ bằng cách tích chọn ô vuông ở trên dòng tiêu đề:

Cảnh báo

• Bạn chỉ có thể ghi nhận thanh toán cho các hóa đơn ở Tình trạng là Đã vào sổ và Tình trạng thanh toán là Chưa thanh toán hoặc Đã trả 1 phần.

Sau khi chọn, bạn ấn vào Ghi nhận thanh toán ngay trên giao diện. Cửa sổ Ghi nhận thanh toán được hiển thị, bạn sẽ cần lưu ý các trường thông tin sau:

• Sổ nhật ký: Lựa chọn Sổ nhật ký của tài khoản nhận tiền hoặc chi tiền.

• Ngày thanh toán: Ghi nhận ngày nhận tiền hoặc chi tiền.

• Nhóm thanh toán: Nếu không kích hoạt tính năng này, hệ thống sẽ sinh ra số lượng phiếu thanh toán tương ứng với số lượng hóa đơn bạn đã chọn. Nếu kích hoạt tính năng này, hệ thống sẽ tự sinh ra một phiếu thanh toán duy nhất với giá trị bằng tổng giá trị các hóa đơn được chọn. Khi đó, trên bảng ghi nhận thanh toán bạn sẽ có thêm các thông tin:

  • Tài khoản ngân hàng người nhận;

  • Tổng: Hệ thống tự động điền tổng giá trị của các hóa đơn đơn chọn;

  • Tiền tệ: Bạn có thể lựa chọn loại tiền tệ khác cho phiếu thanh toán ngoài tiền tệ chính của công ty.

Sau khi hoàn tất các thông tin trên, bạn ấn Tạo thanh toán và sẽ được điều hướng trực tiếp tới giao diện phiếu thanh toán:

Bạn có thể tra lại các hóa đơn được liên kết với thanh toán bằng cách ấn vào Hóa đơn ở góc trên bên phải giao diện. Khi ghi nhận thanh toán bằng cách này, phiếu thanh toán sẽ được tự động Xác nhận. Ngoài ra, mỗi hóa đơn cũng sẽ được tự động đối soát với khoản thanh toán này:

Trong trường hợp hóa đơn của bạn có ngày đến hạn khác nhau, thì khi Ghi nhận thanh toán, bạn cũng sẽ thấy tính năng Nhóm thanh toán. Hệ thống sẽ tự động đối soát lần lượt theo ngày đến hạn trên từng hóa đơn.

Nếu như tổng tiền nhận được nhỏ hơn tổng giá trị hóa đơn, lúc này trên bảng Ghi nhận thanh toán sẽ hiển thị thêm trường Chênh lệch Thanh toán - hiển thị số tiền chênh lệch.

Hệ thống sẽ gợi ý cho bạn hai lựa chọn:

• Để ở trạng thái Mở: Nếu giá trị thanh toán nhỏ hơn giá trị hóa đơn, trạng thái của thanh toán sẽ được chuyển thành Thanh toán một phần. Nếu giá trị thanh toán lớn hơn giá trị hóa đơn, trạng thái của thanh toán sẽ được chuyển thành Đã thanh toán. Phần giá trị còn lại sẽ được đưa vào công nợ của đối tác này.

• Đánh dấu đã trả đủ: Nếu tích chọn, bạn sẽ lựa chọn tài khoản kế toán để ghi nhận số tiền chênh lệch này.

Bấm Tạo thanh toán và kiểm tra lại tình trạng thanh toán của từng hóa đơn.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Thuế và thiết lập Quy tắc Thuế

Module tham khảo

• Thanh toán với các dòng thanh toán