Tích hợp tài chính¶
Yêu cầu ứng dụng¶
Module Freight Forwarder đã dùng analytic account để theo dõi doanh thu/chi phí theo Shipment. Để mở rộng quy trình kế toán:
Phải cài và kích hoạt Analytic account in Viindoo.
Phải cài và kích hoạt onbehalf-activation nếu cần quản lý thu/chi hộ (COD, ứng hải quan, phí đại lý).
Bối cảnh nghiệp vụ¶
Nếu không tích hợp kế toán:
Không rõ lợi nhuận theo Shipment vì thiếu hóa đơn nhà cung cấp và khoản thu/chi hộ.
Xuất hóa đơn khách hàng không gắn liền tiến độ Booking/Shipment.
Chi trả đại lý/carrier bị trễ vì phải theo dõi thủ công các khoản pass-through.
Kết nối Freight với Accounting mang lại:
Phân bổ analytic tự động cho mọi Shipment.
Quy trình hóa đơn và thanh toán chuẩn gắn với Shipment.
Tách bạch giữa doanh thu của bạn và dòng tiền thu hộ.
Dashboard lợi nhuận thời gian thực theo Shipment, khách hàng hoặc tuyến.
Hóa đơn và thanh toán của khách hàng¶
Xuất hóa đơn trực tiếp từ Sale Order liên kết với Shipment:
Mở Sale Order (hoặc dùng smart button Sales Order trên Shipment).
Nhấn Create Invoice và chọn chính sách xuất (thông thường, đặt cọc %, hoặc số cố định).
Xác nhận và gửi hóa đơn cho khách.
Khi nhận tiền:
Mở hóa đơn ở Accounting > Customers > Invoices.
Nhấn Register Payment, nhập thông tin thanh toán và xác nhận.
Mọi bút toán doanh thu tự động ghi vào analytic account của Shipment nên báo cáo lợi nhuận cập nhật tức thì.
Quản lý thu/chi hộ¶
Nhiều Shipment có phí pass-through: thông quan, trucking nội địa đích, COD, kiểm định... Các khoản này không được làm phình doanh thu; phải theo dõi riêng và thanh toán lại cho đối tác.
Xem thêm
How to record customer payments để xem chi tiết.
Shipment receivable and payable để xem thêm.
Kích hoạt tính năng thu/chi hộ¶
Vào Freight Forwarder > Configuration > Settings.
Bật Freight Collect & Disbursements trong Freight Features.
Nhấn Save, sau đó Install khi được nhắc.
Quản trị viên cũng có thể cài module viin_freight_collect_disburse trực tiếp từ Apps. Sau khi cài, Shipment hiển thị các widget số dư thu/chi hộ.
Điểm nổi bật của quy trình¶
Sale Order và báo giá gắn cờ các dòng thu hộ để bỏ qua tài khoản doanh thu.
Shipment tổng hợp số tiền đã thu, đã chuyển hoặc còn phải thu cho từng đối tác.
Hóa đơn khách có cả doanh thu Freight và khoản pass-through nhưng analytic account sẽ tách riêng.
Khi thanh toán cho đại lý/hải quan, Vendor Bill tham chiếu cùng analytic account nên số dư thu hộ được kết chuyển.
Phân bổ chi phí và lợi nhuận¶
Analytic Account¶
Mỗi Shipment tạo analytic account riêng (ví dụ
SO001 - SHP001).Sale invoice, Purchase Order, Vendor Bill, Timesheet và Expense đều tự động hạch toán vào account đó.
Chi phí nhân công ghi qua Viindoo Project/Timesheet cũng cộng vào cùng account khi tích hợp hoạt động.
Dashboard lợi nhuận¶
Trên thẻ kanban Shipment, nhấn Profitability để xem doanh thu, chi phí (PO nhà cung cấp, nhân công, phụ phí), lợi nhuận và % biên.
Vào Freight Forwarder > Reporting > Profitability Report để phân tích Shipment theo khách, tuyến, salesperson hoặc kỳ.
Freight Forwarder > Reporting > Revenue Report nhóm kết quả theo khách để nhận diện account quan trọng.
Xem thêm
Shipment sales quotations – đánh dấu dòng thu hộ ngay từ bước báo giá.
Câu hỏi thường gặp¶
Khoản thu/chi hộ có ảnh hưởng lợi nhuận không? Không. Chúng ghi nhận vào tài khoản phải thu/trả riêng và loại khỏi doanh thu/chi phí. Lợi nhuận chỉ xét doanh thu Freight trừ chi phí của bạn.
Có nên bật hậu tố Analytic Account không? Có, nếu bạn quản lý nhiều Shipment cùng lúc. Việc này giúp tên analytic account độc nhất (ví dụ SO001 - SHP001) để nhân viên chọn đúng khi lập PO hoặc Bill.
Làm sao xem mọi bút toán gắn với một Shipment? Vào Accounting > Analytic > Analytic Accounts, mở account của Shipment và xem các analytic entry hoặc chạy báo cáo Analytic Entries Analysis.
Xem thêm
integration/purchase – Đưa Purchase Order và chi phí nhà cung cấp vào kế toán.
integration/fee – Đảm bảo phụ phí xuất hiện trên hóa đơn và báo cáo analytic.
Báo cáo và phân tích – Khai thác toàn bộ báo cáo chuyên Freight.
Viindoo Accounting application index – Tập tài liệu đầy đủ cho module kế toán.