Công cụ quản lý Booking và FAQ

Theo dõi Booking hiệu quả

Bộ lọc và nhóm

Áp dụng Filters để tập trung các Booking Draft, Confirmed, Cancelled, Single-Leg hoặc Multi-Leg. Kết hợp với Group By (Transport Mode, Status, Responsible, Carrier, Shipper/Consignee, Booking Date) để phân tích khối lượng công việc.

Các tùy chọn filter và group trên danh sách Booking

Chế độ hiển thị

Chuyển đổi giữa:

  • List view để so sánh.

  • Form view để chỉnh sửa chi tiết.

  • Calendar view để nhìn hạn Cutoff trực quan.

Tổng quan danh sách Booking với các chỉ số chính

Cộng tác bằng Chatter

Phần Chatter

Ở cuối hoặc bên phải Booking, Chatter cho phép bạn:

  • Send email cho Carrier hoặc đối tác bằng template.

  • Ghi internal notes cho đội ngũ.

  • Schedule activities để theo dõi tiếp.

  • Xem history các thay đổi trường.

Phần Chatter trên form Booking

Theo dõi Booking

Nhấn Follow để nhận thông báo khi Booking thay đổi hoặc có người post trong chatter.

Mẹo

Chủ Booking (Responsible) nên Follow để đồng bộ cập nhật Carrier và ghi chú nội bộ.

Mẹo vận hành

Thiết lập Email Template

Chuẩn bị template có sẵn thông tin Booking, tóm tắt Cargo và yêu cầu Booking Reference + MBL để gửi nhanh.

Sử dụng Stakeholders

Điền trường Stakeholders với các liên hệ sales, mua hàng, vận hành. Họ sẽ tự động được báo khi Booking đổi trạng thái hoặc khi bạn chọn 'Notify Stakeholders' sau khi sửa.

Lưu Booking Reference ngay lập tức

Cập nhật Booking Reference ngay khi Carrier gửi để tìm kiếm chính xác và đối soát hóa đơn dễ hơn.

Kiểm tra đồng bộ sau khi Confirm

Sau khi confirm Booking, mở Shipment để chắc Carrier, ETD/ETA và MBL đã phản ánh dữ liệu mới nhất. Confirm lại hoặc chỉnh nếu thiếu.

Các câu hỏi thường gặp

Một Shipment có thể tạo bao nhiêu Booking?

Không giới hạn. Tùy nhu cầu:

  • Shipment một leg thường chỉ có 1 Booking

  • Shipment nhiều leg có thể có nhiều Booking (mỗi Carrier một Booking)

  • Shipment nhiều container có thể tách thành nhiều voyage, mỗi voyage một Booking

Có thể xóa Booking không?

Được nhưng chỉ khi Booking ở trạng thái Draft. Nếu đã Confirmed hoặc Done thì không xóa, nên chuyển sang Cancelled để giữ lịch sử.

Booking đã Cancel có reset được không?

Có. Đây là quy trình chuẩn khi Booking bị reject:

  1. Booking trạng thái Cancelled sẽ có nút Reset to Draft

  2. Nhấn nút đó để đưa Booking về Draft

  3. Điều chỉnh thông tin (đổi Carrier, lịch...)

  4. Nhấn Confirm để gửi lại Carrier

Cảnh báo

Lưu ý khi đã tạo Purchase Order

Nếu Booking đã tạo Purchase Order trước khi hủy:

  • PO cũ vẫn còn và cần xử lý thủ công

  • Khi reset Booking và đổi Carrier, PO không tự cập nhật

  • Cần hủy PO cũ và tạo PO mới cho Carrier mới

'Kế hoạch cải tiến': Hệ thống sẽ tự cảnh báo và hỗ trợ xử lý ở phiên bản sau.

Khi nào hệ thống tự tạo Booking mới?

Hệ thống không tự tạo Booking mới khi Booking bị reject. Chỉ tạo trong các trường hợp:

  • Thêm container/cargo cho Shipment đã có Booking

  • Nhấn nút Booking trên Shipment → Hệ thống tạo Booking cho các Package chưa Booking

Chi tiết xem tại Booking bị từ chối

Vì sao không tạo được Booking?

Kiểm tra:

  • Shipment đã có thông tin Cargo chưa? (Package hoặc dòng Cargo)

  • Shipment multi-leg đã có Route Legs chưa?

  • Carrier đã được chọn chưa?

ETD/ETA trong Booking có tự cập nhật không?

  • Booking một leg: bạn nhập thủ công, khi Confirm sẽ đồng bộ về Shipment

  • Booking nhiều leg: ETD/ETA tự tính từ các leg (ETD = ETD nhỏ nhất, ETA = ETA lớn nhất)

Làm sao biết Booking nào bao phủ leg nào?

Mở Booking > tab Route Legs để xem các leg Booking này phụ trách.

Khác nhau giữa Booking Reference và MBL là gì?

  • Booking Reference: Số do Carrier cung cấp khi bạn đặt chỗ (có trước)

  • MBL (Master Bill of Lading): Số vận đơn chủ Carrier cấp khi hàng lên phương tiện (có sau)

Có thể tạo Booking ở nơi khác ngoài Shipment không?

Không. Booking luôn phải liên kết với Shipment để đảm bảo nguồn gốc và gắn doanh thu/chi phí.

Xem thêm