Tích hợp mua hàng

Bối cảnh nghiệp vụ

Khi thuê ngoài carrier/agent, bạn phải đồng bộ chi phí nhà cung cấp với Shipment để giữ biên lợi nhuận chính xác. Nếu không có luồng mua tích hợp:

• Purchase Order phải tạo thủ công và thường bị trễ.

• Shipment và Route Leg mất dấu carrier đã booking.

• Báo cáo lợi nhuận bỏ sót phần lớn chi phí nhà cung cấp.

• Sales và vận hành không biết leg đã được booking, invoiced hay thanh toán.

Tích hợp Purchase của Viindoo tự động các bước này để mỗi leg có thể tạo/đính kèm PO, đồng thời chi phí đổ vào dashboard lợi nhuận và quy trình thu/chi hộ.

Bật công cụ Purchase

Kích hoạt từ Freight Settings

1. Vào Freight Forwarder > Configuration > Settings.

2. Trong Freight Features, bật Sale & Purchase Integration.

3. Nhấn Save và xác nhận bước cài đặt.

Tính năng này cài thêm các module như viin_sale_supplier_pricelist để mỗi dịch vụ Freight lưu được vendor và giá mua.

Cài qua Apps (nâng cao)

Admin có thể cài viin_freight_sale_purchase trực tiếp trong Apps. Sau khi cài, checkbox trong Settings tự bật.

Mô hình vận hành

Pure Forwarder (thuê ngoài 100%)

• Đánh dấu sản phẩm Freight là Subcontract Service.

• Khi Sale Order được confirm, hệ thống tự sinh PO dựa trên vendor ưu tiên ở dòng sản phẩm.

• Phù hợp khi mọi Shipment đều cần carrier bên ngoài.

Hybrid Forwarder (kết hợp đội xe riêng + thuê ngoài)

• Bỏ trống Subcontract Service cho các dịch vụ đôi khi tự chạy bằng đội xe của bạn.

• Quyết định outsource ở cấp Shipment/Route Leg bằng cách bật Outsource Requested.

• Chỉ tạo PO từ Booking khi đội vận hành xác nhận phải thuê carrier.

Phương thức tạo Purchase Order

Cách 1: PO tự động khi confirm Sale

Dùng cho kịch bản thuê ngoài thuần.

1. Cấu hình sản phẩm dịch vụ trong Sales > Products:

   • Ở tab Purchase, bật Subcontract Service và thêm một hoặc nhiều vendor với giá mua, lead time.

2. Tạo Sale Order tại Sales > Orders > Quotations:

   • Thêm sản phẩm Freight; cột Price Reference Vendor (tùy chọn) giúp chọn carrier cho từng dòng.

3. Confirm đơn hàng:

   • Viindoo tự tạo Shipment, Booking và Purchase Order.

   • PO kế thừa vendor, giá và số lượng từ dòng bán và liên kết với Route Leg tương ứng.

4. Rà soát và confirm PO từ Booking (dùng smart button Purchase Order). Điều chỉnh giá/số lượng nếu cần rồi confirm và nhận bill vendor.

Cách 2: Sinh PO từ Booking khi cần

Dùng khi bạn có đội xe riêng nhưng đôi lúc phải thuê ngoài.

1. Cấu hình sản phẩm mà không bật Subcontract Service, nhưng vẫn thêm vendor để hệ thống gợi ý giá mua khi cần.

2. Confirm Sale Order bình thường. Chưa tạo PO ở bước này.

3. Quyết định thuê ngoài:

   • Trên Shipment hoặc Route Leg cụ thể, bật Outsource Requested.

4. Tạo Booking và gán carrier cùng lịch trình.

5. Sinh PO:

   • Khi Booking đã có carrier và leg được đánh dấu outsource, nút Generate PO sẽ xuất hiện trên Booking.

   • Nhấn nút sẽ tạo (hoặc tái sử dụng) PO draft cho carrier đó và thêm line cho từng leg thuê ngoài.

6. Confirm PO và tiếp tục quy trình thanh toán vendor.

Ghi chú

Nút Generate PO chỉ hiển thị khi Booking có carrier, có Route Leg và ít nhất một leg outsource chưa có PO line.

So sánh các phương pháp

Tiêu chí	Tự động từ Sale Order	Sinh từ Booking
Mô hình phù hợp	Pure forwarder (luôn thuê ngoài)	Đội xe riêng nhưng có thuê ngoài tùy chọn
Thiết lập sản phẩm	Bật Subcontract Service	Tắt Subcontract Service
Thời điểm tạo PO	Ngay sau khi confirm Sale Order	Trong quá trình vận hành khi quyết định thuê ngoài
Khối lượng công việc vận hành	Không có (hoàn toàn tự động)	Bật Outsource Requested rồi nhấn Generate PO
Mức độ linh hoạt	Thấp – mỗi đơn đều tạo PO	Cao – chỉ leg thuê ngoài mới tạo PO

Quản lý mua hàng và lợi nhuận

Hiển thị Purchase Order

Từ Shipment:

1. Mở tab Bookings và chọn một Booking.

2. Dùng smart button Purchase Order để xem PO liên kết. Mỗi Route Leg thành một dòng PO, nhiều leg cùng carrier gộp vào một PO.

Theo dõi chi phí và biên lợi nhuận

1. Ở kanban Shipment, nhấn Profitability.

2. Hiển thị doanh thu, chi phí (bao gồm chi phí PO) và % biên lợi nhuận.

3. Dùng Freight Forwarder > Reporting > Profitability Report để phân tích lợi nhuận theo Shipment, khách hàng, tuyến hoặc salesperson.

Xử lý khi đổi carrier

• Trước khi có PO: chỉ cần đổi carrier trên Booking; PO tự động/tạo tay kế tiếp sẽ dùng vendor mới.

• Đã có PO Draft: xóa/hủy dòng draft, đổi carrier rồi sinh PO lại.

• PO đã confirm: hủy PO hiện tại (và Vendor Bill nếu có) trước khi đổi carrier.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao có 2 phương pháp tạo PO? Vì hai mô hình kinh doanh: thuê ngoài hoàn toàn vs. đội xe hỗn hợp. Chọn cách phù hợp với từng sản phẩm Freight hoặc tuyến.

Khi nào bật “Subcontract Service”? Chỉ bật khi dịch vụ luôn cần vendor (ví dụ ocean freight, air freight). Tắt với dịch vụ đôi khi tự làm (trucking nội địa, warehousing).

Khác biệt giữa “Subcontract Service” và “Outsource Requested” là gì? Subcontract Service là cờ cấp sản phẩm, luôn tạo PO khi confirm sale. Outsource Requested là toggle tại Shipment/Leg dùng cho thuê ngoài ad hoc.

Có thể tạo PO thủ công không? Có. Tạo tại Purchase > Purchase Orders > Create và đặt analytic account của Shipment lên dòng PO để chi phí được cộng dồn. Tuy nhiên bạn mất tự động hóa và liên kết cấp leg.

PO có tự cập nhật giá khi vendor đổi báo giá không? Không. PO giữ nguyên giá tại thời điểm tạo. Hãy xóa/tạo lại dòng hoặc chỉnh tay cho khớp báo giá mới.

Thuật ngữ

Purchase Order (PO), RFQ, vendor, carrier, vendor pricelist, subcontract service, PO line, vendor bill, outsource, slot, contract rate—là các thuật ngữ chính trong tích hợp mua hàng này.

Xem thêm

• booking/workflow-and-scenarios – Tạo Booking trước khi lập PO từ Route Leg.

• booking/management-and-faq – Theo dõi Booking và thông báo Stakeholder.

• integration/accounting – Mở rộng chi phí nhà cung cấp vào hóa đơn và báo cáo lợi nhuận.