Theo dõi và quản lý Dữ liệu Vào/Ra¶
Bài viết này hướng dẫn bạn cách quản lý dữ liệu Vào/Ra được ghi nhận từ máy chấm công và quản lý dữ liệu Vào/Ra hợp lệ trong phần mềm Quản lý Vào/Ra của Viindoo.
Các module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Thiết lập lịch làm việc và múi giờ làm việc theo thực tế¶
Dữ liệu Vào/Ra sẽ được tính toán dựa trên Lịch làm việc và Múi giờ áp dụng cho nhân viên. Vì vậy, trước tiên, bạn cần đảm bảo các thông tin sau:
Thiết lập Lịch làm việc và Múi giờ trên tab Thông tin công việc ở Hồ sơ nhân viên căn cứ theo thực tế.
Nhân viên sử dụng đúng múi giờ đã thiết lập ở trên để đăng nhập/đăng xuất.
Theo dõi và quản lý dữ liệu Vào/Ra được ghi nhận từ máy chấm công¶
Nếu công ty bạn đã tích hợp máy chấm công sinh trắc học và bạn được phân quyền Quản trị viên trên nhóm quyền Quản lý Vào/Ra, thì bạn có thể xem và quản lý Dữ liệu Vào/Ra được ghi nhận từ máy chấm công.
Bạn truy cập vào phân hệ Quản lý Vào/Ra > Máy chấm công > Dữ liệu Vào/Ra. Dữ liệu chấm công của nhân viên sẽ được ghi nhận tại đây.
Giờ chấm công: ngày và giờ chấm công của nhân viên.
Người dùng Thiết bị: tên của người chấm công, được thiết lập trên máy chấm công.
Trạng thái Vào/Ra ở thiết bị: mã số trạng thái thể hiện trạng thái đăng nhập hay đăng xuất, tăng ca hay làm việc bình thường trên máy chấm công của nhân viên. Mã này được thiết lập ở Máy Chấm công > Trạng thái Vào/Ra.
Trạng thái Vào/Ra của phần mềm: trạng thái Vào/Ra trên phần mềm, được diễn giải từ Trạng thái Vào/Ra ở trên. Trường này để khớp tình trạng có/vắng trên máy chấm công với tình trạng có/vắng trên phần mềm. Ví dụ với Trạng thái Vào/Ra là 0, phần mềm sẽ tự động điền vào đây là [Làm việc bình thường] Đăng nhập.
Nhân viên: tên nhân viên trên phần mềm ứng với Người dùng thiết bị.
Chấm công nhân sự: dữ liệu chấm công của nhân viên trên phần mềm sau khi được khớp với dữ liệu chấm công trên máy chấm công.
Máy chấm công: nhân viên chấm công trên máy chấm công nào.
Theo dõi và quản lý dữ liệu Vào/Ra hợp lệ¶
Dữ liệu Vào/Ra hợp lệ là dữ liệu được phần mềm tự động tính toán để cho ra kết quả hợp lệ, dựa trên dữ liệu Vào/Ra trên máy chấm công ở trên. Ví dụ: một nhân viên có thể chấm công nhiều lần, phần mềm tự động ghi nhận lần đăng nhập và đăng xuất đầu tiên. Sau đó dựa trên lịch làm việc đã thiết lập cho nhân viên, phần mềm tính toán Số giờ đến muộn, Số giờ về sớm, Số giờ làm việc hợp lệ, v.v.. Dữ liệu này sẽ được sử dụng để phục vụ công tác quản lý nhân sự, tính lương cho nhân viên.
Người dùng với nhóm quyền Quản lý Vào/Ra được phân quyền Cán bộ trở lên có thể xem, tạo và chỉnh sửa dữ liệu Vào/Ra hợp lệ của nhân viên. Bạn truy cập vào phân hệ Quản lý Vào/Ra > Quản lý Vào/Ra.
Thông tin trên các cột dữ liệu:
- Nhân viên: bản ghi này thuộc về nhân viên nào.
Đăng nhập, Đăng xuất: ngày và giờ nhân viên đăng nhập, đăng xuất hợp lệ.
Số giờ đến muộn: số giờ nhân viên đăng nhập muộn hơn so với quy định. Số giờ đến muộn = giờ đăng nhập thực tế - giờ bắt đầu làm việc được thiết lập trên Lịch làm việc (trường "Làm việc từ" trên Lịch làm việc).
Số giờ về sớm: số giờ nhân viên về sớm hơn quy định. Số giờ về sớm = giờ kết thúc làm việc được thiết lập trên Lịch làm việc (trường "Làm việc đến" trên Lịch làm việc) - giờ đăng xuất thực tế.
Hoạt động Vào/Ra: lựa chọn kiểu hoạt động vào/ra từ danh sách các kiểu hoạt động được thiết lập theo nhu cầu của công ty bạn.
Số giờ làm việc hợp lệ: số giờ nhân viên có mặt thực tế mà khớp với Lịch làm việc. Nếu nhân viên đăng nhập/đăng xuất muộn/sớm hơn Lịch làm việc, phần mềm sẽ không tính ở đây. Số giờ làm việc hợp lệ = giờ kết thúc làm việc được thiết lập trên Lịch làm việc - giờ bắt đầu làm việc được thiết lập trên Lịch làm việc - Số giờ đến muộn - Số giờ về sớm.
Số giờ làm việc: số giờ làm việc thực tế của nhân viên. Số giờ làm việc = giờ Đăng xuất - giờ Đăng nhập.
Xem thêm
Các bài viết liên quan
Module tham khảo