Tích hợp phụ phí

Yêu cầu

• Freight Forwarder (viin_freight_management)

• Freight Fee (viin_freight_fee) để mở khóa workspace Fee Definition

• Sales Supplementary Fees (to_fee_definition_sale) được cài tự động để hiển thị nút Compute Supplementary Fees trên báo giá

Bối cảnh nghiệp vụ

Local charge (THC, an ninh cảng, xử lý kho) và service charge (chứng từ, thông quan, trucking, bảo hiểm) có thể chiếm 20–40% giá Shipment. Quản lý chúng bằng template giúp:

• Báo giá và hóa đơn nhất quán giữa salesperson/cơ sở.

• Tính biên lợi nhuận chính xác vì mọi surcharge lặp lại đều được ghi nhận.

• Chu kỳ bán hàng nhanh hơn—sales chỉ chọn một sản phẩm Freight và hệ thống tự thêm phần còn lại.

• So sánh vendor tốt hơn nhờ tổng hợp chi phí door-to-door của từng nhà cung cấp.

Bật tính năng Freight Fee

1. Vào Freight Forwarder > Configuration > Settings.

2. Trong Freight Features, bật Freight Fee và nhấn Save.

3. Xác nhận bước cài đặt. Hệ thống tự cài các thành phần Fee Definition và Supplier Fee Reference.

4. Xuất hiện menu mới Freight Forwarder > Services > Miscellaneous Fees > Fees. Bạn cũng có thể tìm “Fees” hoặc mở tab Fee Definitions trên bất kỳ sản phẩm nào.

Chuẩn bị sản phẩm local charge và service charge

Tạo sản phẩm phụ phí trước khi liên kết với sản phẩm Freight.

1. Đi tới Freight Forwarder > Services > Local Charges (phí cảng/sân bay) hoặc Service Charges (dịch vụ giá trị gia tăng).

2. Nhấn Create và điền:

   • Product Name – ví dụ THC – Cát Lái hoặc Customs Clearance – Import.

   • Detailed Type – Local Charge cho phí tại cảng hoặc Service cho dịch vụ chứng từ/xử lý.

   • Port (với local charge) để chỉ rõ áp dụng ở đâu.

   • Sales Price và Taxes.

   • Vendors trong tab Purchase với giá mua. Các dữ liệu này phục vụ bước so sánh chi phí vendor sau này.

3. Lặp lại với các khoản như phí DO, khai AMS, vệ sinh container, kiểm định, trucking, insurance...

Xem thêm

Full transport service product setup guide

Xây template phí bằng Fee Definition

Dùng Fee Definition để liên kết từng sản phẩm Freight với local/service charge tương ứng.

Truy cập workspace Fees

• Menu: Freight Forwarder > Services > Miscellaneous Fees > Fees.

• Nhấn Create để thêm template mới hoặc Import nếu đang quản lý phí bằng Excel/CSV.

• List view hỗ trợ export/import chuẩn nên có thể cập nhật hàng loạt dễ dàng.

Tạo Fee Definition

Điền các trường:

• Applied to – template sản phẩm Freight (vd SEA FCL 40' HC - VN → US).

• Applied to Variants – tùy chọn; chọn kích thước container/biến thể dịch vụ nếu phí chỉ áp dụng cho chúng.

• Fee Product – Local Charge hoặc Service Charge đã tạo.

• Quantity – số lần phí áp dụng cho mỗi đơn vị bán. Hệ thống nhân giá trị này với số lượng Sale Order. Ví dụ đặt 1 cho THC theo container, 0.5 nếu phí áp dụng cho 2 container, hoặc 0.0417 nếu tính phí lưu kho theo ngày (từ đơn vị tuần).

• Unit of Measure – chỉ đọc, kế thừa từ Fee Product.

Lưu bản ghi. Phí xuất hiện ngay trên tab Fee Definitions của sản phẩm Freight. Khi Sales thêm sản phẩm đó vào báo giá, hệ thống biết cần đề xuất local/service charge nào.

Mẹo

Hỗ trợ kịch bản lồng nhau: nếu một Fee Product cũng có Fee Definitions, toàn bộ phí con tự thêm. Áp dụng cho dịch vụ tổng hợp như “Customs Clearance” bao gồm phí tem, giám sát kiểm tra, phụ phí ngoài giờ...

Sử dụng surcharge trên báo giá

1. Tạo báo giá tại Sales > Orders > Quotations và thêm dòng Freight, đặt số lượng (container, shipment, pallet...).

2. Nhấn Compute Supplementary Fees. Hệ thống chèn nhóm Product Fees phía dưới liệt kê mọi local/service charge gắn với sản phẩm Freight.

3. Xem lại các dòng sinh ra:

   • Local Charges hiển thị rõ ràng (THC, handling cảng, security, vệ sinh container...).

   • Service Charges thể hiện các dịch vụ chứng từ, hải quan, bảo hiểm, trucking, warehousing...

   • Số lượng đã được nhân theo Fee Definition và khối lượng đặt hàng.

4. Điều chỉnh đơn giá hoặc đánh dấu một số phí là On-Behalf nếu đây là khoản pass-through không tính doanh thu.

5. Nhấn lại Compute Supplementary Fees khi đổi số lượng Freight hoặc thay sản phẩm. Hệ thống xóa các dòng cũ trước khi tính lại để bảng phí luôn sạch.

Ghi chú

Khi xác nhận đơn, Viindoo kiểm tra đã tính phụ phí chưa. Nếu chưa có dòng phí, hệ thống cảnh báo để bạn không quên local/service charge.

So sánh chi phí vendor với bảng phụ phí

Việc chọn vendor cho từng dòng dễ hơn khi bạn xem được toàn bộ phí mà vendor tính:

1. Trên dòng báo giá, bật cột Price Reference Vendor (hoặc Vendor) nếu đang ẩn.

2. Chọn vendor, một biểu tượng tooltip xuất hiện cạnh trường.

3. Di chuột để xem:

   • Giá mua của vendor cho sản phẩm Freight chính

   • Giá mua vendor cho từng Local Charge và Service Charge liên kết

   • Tổng chi phí dự kiến theo tiền tệ của Sale Order

Tooltip này dựa vào thông tin vendor trên sản phẩm Freight và các Fee Product, giúp salesperson so sánh carrier/agent trực tiếp trên báo giá để giữ biên lợi nhuận.

Ảnh hưởng đến Booking, Shipment và Invoice

• Các dòng phí tính toán được giữ trên Sale Order, chuyển sang hóa đơn khách và xuất hiện trong báo cáo lợi nhuận Shipment.

• Khi tạo Shipment/Booking từ Sale Order, analytic account của chúng cũng chứa local/service charge, giúp vận hành và tài chính dùng chung baseline chi phí.

• Các phí được đánh dấu On-Behalf vẫn hiển thị để theo dõi nhưng bị loại khỏi doanh thu và billing, phù hợp quy trình thu/chi hộ mô tả ở Shipment Receivable and Payable.

Mẹo bảo trì

• Dùng nút Export ở danh sách Fees, chỉnh phí trong Excel (ví dụ cập nhật THC theo cảng), rồi Import lại để cập nhật hàng loạt.

• Lọc danh sách Fees theo sản phẩm Freight, tuyến hoặc cảng khi rà soát surcharge theo mùa.

• Khi carrier đổi cách áp phí (theo B/L thay vì container), chỉ cần sửa trường Quantity trong Fee Definition thay vì chỉnh từng báo giá.

• Tạo biến thể riêng cho từng loại thiết bị (20’DC, 40’HC, RF, flat rack) và liên kết phụ phí theo biến thể qua trường Applied to Variants để surcharge hiển thị đúng.

Xem thêm

• Sales quotation workflow with freight services

• Freight Forwarder configuration overview

• integration/purchase – Đảm bảo chi phí thuê ngoài khớp template phụ phí đã cấu hình.

• integration/accounting – Theo dõi cách phụ phí đi vào hóa đơn và báo cáo lợi nhuận.