Thuật ngữ chuyên ngành

Phần này tóm tắt các thuật ngữ chính trong toàn bộ hướng dẫn Freight Forwarder của Viindoo để người mới, nhân sự logistics và đội ngũ Viindoo dùng chung một vốn từ.

Cấu trúc tuyến và vận tải

• Route: Tuyến đường vận chuyển đầu-cuối cố định, cấu hình một lần và tái sử dụng cho các Shipment.

• Waypoint: Điểm trung chuyển/chặng dừng giúp tách route thành những phần nhỏ dễ kiểm soát.

• Leg / Section: Đoạn riêng lẻ giữa hai waypoint liền kề.

• Leg Type: Phân loại mỗi leg thành Pickup, Main Carriage hoặc Delivery để rõ trách nhiệm từng đoạn.

• Sequence: Thứ tự số (1, 2, 3…) quy định cách các leg được thực hiện.

• Route Leg: Bản ghi lưu origin, destination, carrier và lịch của một leg trong Shipment hay Booking.

• Freight Route: Kế hoạch vận chuyển tổng thể kết nối tất cả leg đã cấu hình cho một Shipment.

• Multi-leg Route / Multiple Leg Shipment: Shipment đi qua hơn một leg hoặc mode vận chuyển; mỗi leg có thể dùng carrier riêng.

• Transport Type: Lựa chọn giữa Single-modal (một leg liên tục) hoặc Multi-modal (nhiều leg/mode).

• Transport Mode: Sea, Air, Land hoặc Multiple (multimodal) áp dụng cho toàn route hoặc cho từng leg.

Địa điểm và phạm vi dịch vụ

• Port: Cảng biển hoặc sân bay đóng vai trò điểm bàn giao chính.

• Door: Địa điểm ngoài cảng như nhà máy, kho hoặc địa chỉ tiêu chuẩn.

• Terminal: Cầu cảng, ga hoặc bãi container trong khu cảng.

• Origin: Điểm xuất phát của Shipment hoặc leg, thường kế thừa từ route.

• Destination: Điểm giao cuối cùng của Shipment hoặc leg.

• Port of Loading (POL): Cảng/sân bay nơi hàng được xếp lên phương tiện main carriage.

• Port of Discharge (POD): Cảng/sân bay nơi hàng được dỡ khỏi phương tiện main carriage.

• Service Type: Phạm vi dịch vụ thương mại như Door to Door, Port to Port, Door to Port hoặc Port to Door.

Mode vận tải và xếp dỡ

• Sea: Leg đường biển do tàu container, tàu rời… thực hiện.

• Air: Leg hàng không do máy bay và nhà ga hàng hóa xử lý.

• Land: Vận tải nội địa bằng xe tải, đường sắt hoặc phương tiện mặt đất khác.

• Multiple (Multimodal): Booking/Shipment kết hợp nhiều mode theo chuỗi.

• Loading Method: Cách xếp dỡ theo mode như FCL/LCL cho đường biển hoặc FTL/LTL cho đường bộ.

• FCL (Full Container Load): Khách thuê trọn một container.

• LCL (Less than Container Load): Hàng chia sẻ container với chủ hàng khác.

• FTL (Full Truck Load): Hàng lấp đầy một xe tải.

• LTL (Less than Truck Load): Hàng chỉ chiếm một phần xe tải.

• Bulk Cargo: Hàng rời không đóng gói (ngũ cốc, than, chất lỏng) đổ trực tiếp vào khoang.

• Break Bulk: Hàng lớn/nặng (máy móc, thép…) xếp từng đơn vị thay vì trong container.

• Express: Dịch vụ ưu tiên tốc độ với chi phí cao hơn.

• Economy: Dịch vụ chi phí thấp chấp nhận thời gian vận chuyển dài hơn.

Thông tin Cargo và Container

• Cargo Template: Tổ hợp Package/Commodity định sẵn cho Shipment lặp lại giúp nhập liệu nhanh.

• Generate Cargo From Templates: Nút sao chép Package và dòng Commodity từ template vào Shipment.

• Cargo Input Mode: Thiết lập quy định đội vận hành dùng Quick Note Entry hay Detailed Structured Entry.

• Quick Note Entry: Trường mô tả (Cargo Note Details) dạng tự do dùng khi không cần độ chính xác cao.

• Detailed Structured Entry: Các dòng Package/Commodity đầy đủ loại, số lượng, trọng lượng, HS code.

• Package: Container, pallet, carton hoặc đơn vị xử lý liệt kê trong phần Packages.

• Package Type: Mô tả thiết bị như 20ft, 40ft HC, pallet, carton…

• Cargo Details: Bảng cấp Commodity lưu HS code, số lượng, đơn vị, trọng lượng, thể tích.

• Commodity: Mặt hàng cụ thể (may mặc, điện tử, thực phẩm...).

• HS Code: Mã HS dùng khai báo hải quan.

• DG (Dangerous Goods): Cờ đánh dấu hàng nguy hiểm cần xử lý đặc biệt.

• UN Number: Mã Liên Hợp Quốc của từng nhóm hàng nguy hiểm.

• Total Packages / Total Cargo Commodities: Bộ đếm tự động số Package và dòng hàng.

• Total Weight / Total Volume: Tổng trọng lượng/thể tích giúp so với giới hạn carrier và yêu cầu Booking.

• Quantity: Số lượng hàng hoặc Package của từng dòng Cargo.

• Unit: Đơn vị tính (pcs, set, pallet) gắn với mỗi Commodity.

• Gross Weight: Trọng lượng gồm bao bì.

• Net Weight: Trọng lượng thuần không tính bao bì.

• Tare Weight: Trọng lượng container rỗng; Gross − Tare = Net.

• Volume: Dung tích (CBM) hoặc đơn vị thể tích của Package.

• Container No: Mã container duy nhất (ví dụ MSCU1234567).

• Seal No: Số seal khóa cửa container.

• Shipping Mark: Ký mã hiệu in trên kiện để nhận dạng.

• Allocate packages to legs: Thao tác gán từng Package vào leg phù hợp để Booking biết phần cần giữ chỗ.

Các bên và vai trò

• Customer: Doanh nghiệp mua dịch vụ vận tải.

• Shipper: Chủ hàng giao hàng để vận chuyển.

• Consignee: Người nhận tại đích chịu trách nhiệm về hàng.

• Notify Party: Bên cần thông báo khi hàng tới (có thể khác Consignee).

• Carrier: Nhà vận chuyển thực hiện leg (hãng tàu, hãng bay, công ty vận tải).

• Agent: Đại diện carrier hoặc đối tác nước ngoài hỗ trợ tác nghiệp địa phương.

• Stakeholders: Các bên trong/ngoài cần nhận cập nhật Booking hoặc Tracking.

• Responsible: Nhân sự vận hành phụ trách Shipment/Booking trong Viindoo.

• Salesperson: Người phụ trách Sale Order liên kết với Shipment.

• Freight / User: Nhóm quyền được thao tác các Shipment/Booking được giao.

• Freight / Manager: Nhóm quyền có toàn quyền cấu hình, vận hành và báo cáo Freight.

• Collection Partner: Bên thứ ba bạn thu/chi hộ thay cho khách hàng.

• Vendor: Nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài ghi nhận trên Purchase Orders.

Kiến thức cơ bản về Booking

• Booking: Việc đặt chỗ với carrier để giữ không gian cho hàng.

• Booking No: Mã nội bộ sinh tự động (ví dụ BK/2024/0001).

• Booking Date: Ngày tạo Booking trong hệ thống.

• Booking Reference: Số xác nhận carrier cấp sau khi chấp nhận Booking.

• Master Bill of Lading (MBL): Số vận đơn carrier phát hành khi hàng đã được xếp.

• Booking Reference vs MBL: Booking Reference nhận được khi được giữ chỗ; MBL cung cấp sau khi hàng thực sự lên phương tiện.

• Single Leg Booking: Booking cho một leg trực tiếp với một carrier và lịch đơn giản.

• Multiple Leg Booking: Booking phủ nhiều leg và có thể dùng các carrier khác nhau.

• Draft Booking: Booking mới tạo, còn chỉnh sửa và chưa gửi carrier.

• Confirmed Booking: Booking đã được carrier chấp nhận; đồng bộ carrier, lịch, MBL về Shipment.

• Done Booking: Booking hoàn tất, dữ liệu chỉ đọc để tham khảo.

• Cancelled Booking: Booking bị hủy vì carrier từ chối hoặc đổi kế hoạch; có thể reset về Draft để tái sử dụng.

Giai đoạn Shipment và Tracking

• Shipment: Hồ sơ vận hành gom Sale Order, Route Leg, Cargo, Booking, tài liệu và lợi nhuận.

• Shipment Number: Định danh duy nhất cho Shipment (tự sinh nếu bật).

• Shipment Stage: Các cột mốc chính của hành trình, ví dụ Planning, Customs Clearance, Origin Port Handling, International Transport, Destination Port Handling, Domestic Delivery, Shipment Completed.

• Tracking Event: Sự kiện có dấu thời gian gắn với một stage (ví dụ “Cargo loaded on vessel”).

• Title Template: Tiêu đề sự kiện định sẵn để chuẩn hóa mô tả.

• Event Time: Thời điểm thực tế của sự kiện; hệ thống chặn ngày giờ tương lai để bảo toàn lịch sử.

• Location (Event): Trường mô tả nơi diễn ra sự kiện (cảng, tàu, kho…).

• Details: Ghi chú bổ sung như tên tàu, voyage hoặc bối cảnh vận hành.

• Published on Portal: Cờ quyết định có hiển thị sự kiện cho khách trên portal hay không.

• Notify To: Danh sách đối tác nhận email ngay khi sự kiện phát sinh.

• Need Update Shipment Planning: Checkbox trên form tiến độ mở thêm trường cập nhật ETD/ETA, carrier hoặc leg khi đổi kế hoạch.

• Freight Route (event context): Trường chọn route khi cập nhật tiến độ cho leg cụ thể trong Shipment nhiều leg.

• Shipment Dashboard: Timeline ngay trên form cho thấy lịch sử sự kiện, stage hiện tại và số liệu chính.

Mã lịch và trạng thái

• ETD (Estimated Time of Departure): Thời gian dự kiến rời cảng của Shipment/leg.

• ETA (Estimated Time of Arrival): Thời gian dự kiến đến của Shipment/leg.

• Cutoff: Hạn cuối phải giao hàng để kịp chuyến đã lên kế hoạch.

• ATD (Actual Time of Departure): Thời gian rời thực tế ghi trong tracking.

• ATA (Actual Time of Arrival): Thời gian đến thực tế ghi trong tracking.

• Forecast Time: Thời gian dự đoán hoàn thành dựa trên dữ liệu lịch sử.

• On Track: Trạng thái cho biết vận hành vẫn bám sát kế hoạch.

• At Risk: Trạng thái cảnh báo có dấu hiệu chậm (thời tiết, hải quan...).

• Off Track: Trạng thái khi Shipment đã chậm so với kế hoạch.

• On Hold: Shipment phải tạm dừng tới khi xử lý xong vấn đề (chứng từ, giấy phép, thanh toán...).

• General Status: Trạng thái vận hành chung như In Progress, Completed, Delayed dùng trong báo cáo.

• Delivery Status: Kết quả so với lịch—Early, On Time, Late hoặc In Transit.

Loại tài liệu và quản lý

• Bill of Lading (B/L): Chứng từ vận tải biển phát hành cho Shipment hoặc bộ container.

• Master Bill of Lading (MBL): B/L chính của carrier gắn với Booking đã confirm.

• House Bill of Lading (HBL): B/L do forwarder cấp cho khách; thường quản lý song song MBL.

• Air Waybill (AWB): Vận đơn hàng không do hãng bay phát hành.

• CMR: Vận đơn đường bộ quốc tế chuẩn.

• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa.

• Packing List: Danh sách chi tiết package, trọng lượng và kích thước.

• Certificate of Origin (C/O): Giấy chứng nhận xuất xứ.

• Delivery Order (DO): Lệnh giao hàng tại điểm đến.

• Customs Declaration: Tờ khai nộp cho hải quan để thông quan xuất/nhập.

• Import/Export License: Giấy phép bắt buộc đối với hàng hóa chịu quản lý.

• Shipping Instruction: Hướng dẫn gửi carrier về cách phát hành vận đơn.

• Insurance Certificate: Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa.

• Fumigation, Phytosanitary, Health, and Quality Certificates: Bộ chứng nhận chuyên ngành cho một số loại hàng.

• Actual Photos: Ảnh hiện trạng hàng, container, seal hoặc bàn giao lưu trong Shipment.

• Booking Confirmation: Chứng nhận carrier xác nhận đã giữ chỗ.

• Freight Workspace: Không gian Documents chuyên biệt cho Freight với quyền truy cập kiểm soát.

• Document Tags: Nhãn định sẵn (Document Type, Stakeholder, Leg) để phân loại tài liệu Freight.

• Documents Button / Workspaces Button: Nút tắt trên form Shipment/Booking mở tài liệu liên kết hoặc workspace chung.

• Document Approval Status: Trạng thái duyệt (To Review, Approved, Deprecated) áp dụng cho tài liệu quan trọng như B/L hay invoice.

Phí, phụ phí và tài chính

• Local Charge: Sản phẩm phụ phí tại cảng (THC, phí an ninh, lưu kho...) gắn với dịch vụ Freight.

• Service Charge: Dịch vụ giá trị gia tăng (chứng từ, thông quan, trucking) bán kèm Freight.

• Fee Definition: Template liên kết sản phẩm Freight với các local/service charge đi kèm.

• Fee Product: Phụ phí cụ thể được chọn trong Fee Definition.

• Applied to: Trường xác định Fee Definition thuộc về template sản phẩm nào.

• Applied to Variants: Giới hạn Fee Definition cho một số kích cỡ container hoặc biến thể dịch vụ.

• Quantity (Fee Definition): Hệ số xác định số lần phí áp dụng trên mỗi đơn vị bán (ví dụ theo container, theo tuần).

• Unit of Measure (Fee Definition): Đơn vị kế thừa từ sản phẩm phí để đảm bảo số lượng nhất quán.

• Compute Supplementary Fees: Action trên Sale Order tự chèn các phụ phí liên kết ngay dưới dòng chính.

• Product Fees Section: Nhóm dòng báo giá sinh tự động liệt kê toàn bộ surcharge lấy từ Fee Definition.

• Analytic Account: Tài khoản doanh thu/chi phí tạo riêng cho Shipment để PO, invoice và chi phí hạch toán đúng job.

• Analytic Account Suffix: Thiết lập đổi tên analytic account thành SOxxxx - SHPxxxx giúp nhận diện Shipment trong dropdown.

• Allocation: Phân bổ doanh thu và chi phí vào analytic account của Shipment để giữ chính xác lợi nhuận.

• Revenue – Untaxed: Doanh thu chưa VAT thể hiện trong báo cáo lợi nhuận.

• Total – Incl. Tax: Giá trị đã VAT tương ứng khoản phải thu khách hàng.

• Invoiced / Not Yet Invoiced: Chỉ số theo dõi phần Sale Order đã - hoặc chưa - được xuất hóa đơn.

• Cost: Tổng chi phí (PO, nhân công, chi phí khác) đã phân bổ cho Shipment.

• Profit / Profit Margin %: Lợi nhuận tuyệt đối và theo % dùng đánh giá Shipment.

• Mark On-Behalf: Checkbox trên dòng Sale Order đánh dấu khoản thu hộ, không tính doanh thu.

• Collection on behalf: Thu hộ khách rồi chuyển cho bên thứ ba; hạch toán vào TK 3388 – Phải trả khác và loại khỏi lợi nhuận.

• Disbursement on behalf: Chi hộ đối tác thay khách và thu lại sau; hạch toán vào TK 1388 – Phải thu khác.

• Collection Partner: Bên cuối cùng nhận khoản thu hộ ghi trên dòng.

• On-Behalf Payment Distribution: Tab trên chứng từ thanh toán liệt kê các bên tham gia khoản thu/chi hộ và số tiền.

• On-Behalf Payment checkbox: Cờ trên chứng từ thanh toán kích hoạt tab phân bổ và định khoản đúng.

• Collections & Disbursements widget: Widget trên dashboard Shipment thể hiện tiền thu hộ/chi hộ đã thu, đã chuyển và còn tồn.

Phối hợp mua hàng và vendor

• Subcontract Service: Cờ sản phẩm buộc tạo PO khi Sale Order được confirm vì dịch vụ luôn thuê ngoài.

• Sale & Purchase Integration / Link Bookings & Purchase Orders: Tính năng kết nối Booking với PO để chi phí vendor bám theo từng Shipment.

• Outsource Requested: Checkbox trên Shipment/leg dùng khi thuê ngoài là tùy chọn; bật lên sẽ xuất hiện nút Generate PO cho leg đó.

• Generate PO: Action trên Booking tạo PO cho carrier/leg đã chọn dựa trên vendor pricelist.

• Price Reference Vendor: Cột trên dòng Sale Order chọn vendor (carrier) mà PO sẽ dùng và giá mua sẽ lấy.

• Supplier Pricelist: Bảng giá vendor trên sản phẩm lưu giá, số lượng và lead time cho từng carrier.

• Purchase Order (PO): Chứng từ đặt dịch vụ từ vendor, sau đó chuyển thành Vendor Bill.

• Vendor Bill: Chứng từ phải trả ghi nhận hóa đơn thực tế từ carrier/subcontractor.

Dự án, task và phối hợp

• Freight Project & Timesheet: Tính năng liên kết mỗi Shipment với một project riêng có task và timesheet mẫu.

• Project Template: Project lưu các task freight chuẩn (booking confirmation, customs clearance, delivery) dùng làm bản mẫu.

• Service Tracking – Project & Task: Cấu hình sản phẩm yêu cầu tạo project và bộ task mới mỗi khi bán dịch vụ.

• Project Generation: Hành động sao chép template thành project thực tế gắn với Shipment hoặc Sale Order.

• Task: Công việc (ví dụ “Booking Confirmation”) giao cho thành viên để không bỏ sót bước.

• Timesheet: Bảng chấm công trên mỗi task giúp ghi nhận giờ làm thành chi phí của Shipment.

Báo cáo và phân tích

• Shipment Profitability Report: Báo cáo tài chính tổng hợp doanh thu, chi phí, lợi nhuận và biên lợi nhuận theo Shipment.

• Shipment Overview Report: Báo cáo vận hành phân tích dữ liệu theo leg, tập trung vào carrier, agent và độ tuân thủ lịch.

• Shipment Tracking Dashboard: Timeline thời gian thực với thẻ trạng thái màu và sidebar tóm tắt Shipment, lợi nhuận, Booking, khoản thu hộ.

• Quick Filters: Bộ lọc dựng sẵn như Last 7 Days, This Month, This Year giúp xem nhanh.

• Group By: Công cụ pivot dữ liệu theo Shipment, Route, Customer, Carrier, Agent, Status, Delivery Status, Transport Mode hoặc theo thời gian.

• Bar / Line / Pie Charts: Các dạng biểu đồ trong báo cáo lợi nhuận và tổng quan để so sánh trực quan.

• Pivot Table: Bảng chéo cho phép kéo thả chiều dữ liệu (khách hàng, tháng tạo, trạng thái) để phân tích đa chiều.

Công tắc cấu hình

• Cargo Input Mode: Thiết lập chuyển trải nghiệm giữa Quick Note Entry và Detailed Structured Entry.

• Lock Sales Orders with Shipments: Cơ chế chặn xóa dòng Sale Order đã sinh Shipment hoặc Booking.

• Freight Fee: Tính năng cài workspace Fee Definition để tạo template phụ phí cho từng sản phẩm Freight.

• Freight Project & Timesheet: Công tắc bật tích hợp project liên kết Shipment với project/task.

• Link Bookings & Purchase Orders: Công tắc kích hoạt tích hợp bán-mua để Booking sinh PO tự động hoặc theo yêu cầu.

• Freight Collect & Disbursements: Tính năng kích hoạt quy trình thu/chi hộ (TK 3388 và 1388) trong Freight.

• Documents – Freight: Bổ sung Freight workspace riêng, nút tài liệu và hệ thống tag cho Shipment/Booking.

Khái niệm logistics khác

• Freight Forwarder: Doanh nghiệp lập kế hoạch và điều phối vận tải quốc tế thay cho khách hàng.

• Logistics: Hoạt động di chuyển và lưu trữ hàng hóa, thông tin, chứng từ xuyên suốt chuỗi cung ứng.

• Multimodal Transport: Kết hợp nhiều mode (sea + air + land) trong một hợp đồng thống nhất.

• Bottleneck: Điểm nghẽn làm chậm luồng công việc cần được chú ý trong báo cáo hoặc project.

• Constraint: Giới hạn do quy định, năng lực hoặc hệ thống ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch.