Quản lý doanh thu và Chi phí vận hành của phương tiện¶
Quản lý doanh thu và chi phí vận hành đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính bền vững tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách theo dõi sát sao thu nhập và chi phí, các công ty có thể nhận diện cơ hội tối ưu hóa lợi nhuận, giảm thiểu lãng phí và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Thiết lập ban đầu¶
Để cài đặt ứng dụng, truy cập vào Kho ứng dụng của Viindoo và tìm kiếm từ khóa to_fleet_accounting, sau đó ấn Kích hoạt.
Quản lý doanh thu¶
Quản lý doanh thu phương tiện¶
Quản lý hợp đồng¶
Việc quản lý hợp đồng xe là rất quan trọng, vì nó đóng vai trò như một kho lưu trữ để lưu giữ thông tin cần thiết, bao gồm các chi tiết chung và bảng giá, nhằm hỗ trợ cho các quy trình tiếp theo.
Đi tới Phương tiện > Cấu hình > Kiểu dịch vụ, nhấn Mới để tạo:
Tên: Tên của loại dịch vụ.
Loại: Chọn loại dịch vụ tương ứng.
Sản phẩm xuất hóa đơn: Chọn sản phẩm để xuất hóa đơn.
Truy cập tới Phương tiện > Phương tiện > Hợp đồng, ấn Mới để tạo:
Thông tin:
Mã phiếu: Nhập mã tham chiếu.
Kiểu: Chọn kiểu dịch vụ tương ứng.
Nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp.
Các dịch vụ bao gồm: Lựa chọn các sản phẩm dịch vụ mà xe sẽ sử dụng.
Ngày bắt đầu hợp đồng: Ngày bắt đầu hợp đồng.
Ngày hết hạn hợp đồng: Ngày kết thúc của hợp đồng.
Chịu trách nhiệm: Tài khoản người dùng là người phụ trách hợp đồng này.
Phương tiện:
Phương tiện: Chọn phương tiện tương ứng.
Tài xế: Tài xế của phương tiện.
Chi phí:
Phí kích hoạt: Phí được trả một lần khi khởi tạo hợp đồng.
Phí định kỳ: Phí phải trả định kỳ theo chu kỳ tương ứng.
Ngày: Ngày mà các khoản chi phí bắt đầu được thực hiện.
Điều khoản và điều kiện:
Tại đây, bạn có thể nhập thêm các điều khoản và điều kiện cho hợp đồng
Ấn vào biểu tượng đám mây để lưu.
Ghi nhận doanh thu¶
Ghi nhận doanh thu không chỉ là một quy trình quản lý tài chính mà còn là một công cụ quản lý chiến lược giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và đảm bảo doanh thu được ghi nhận tại thời điểm phù hợp, phản ánh chính xác tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa trên quy định và tình hình thực tế của doanh nghiệp mà đối tượng ghi nhận doanh thu có thể là nhân viên kế toán hoặc những nhân viên thực hiện trực tiếp.
Nhân viên kế toán ghi nhận doanh thu
Tạo một hóa đơn khách hàng mới, trên hóa đơn, chọn tài khoản phân tích tương ứng với phương tiện
Khi bạn xác nhận hóa đơn, doanh thu của phương tiện sẽ được tự động tạo
Lái xe tự ghi nhận doanh thu
Truy cập Phương tiện > Phương tiện > Doanh thu, ấn Mới để tạo.
Mô tả: Nhập mô tả cho phần doanh thu được ghi nhận.
Sản phẩm lập hóa đơn: Chọn sản phẩm tương ứng để lập hóa đơn.
Ngày: Ngày phát sinh doanh thu.
Số lượng: Nhập số lượng doanh thu.
Đơn giá: Đơn giá của khoản doanh thu.
Tổng tiền: Hệ thống sẽ tự động tính toán.
Khách hàng: Chọn khách hàng.
Phương tiện: Phương tiện được ghi nhận doanh thu.
Tài xế: Tài xế lái xe tương ứng.
Nhân viên kinh doanh: Nhân viên phụ trách khoản doanh thu này.
Giá trị công tơ mét: Giá trị công tơ mét hiện tại của phương tiện.
Lưu doanh thu để chuyển sang bước tiếp theo. Nhấn nút Hành động, sau đó nhấn Tạo hóa đơn khách hàng.
Hoặc trong chế độ xem danh sách, chọn các doanh thu của phương tiện, sau đó nhấn nút Hành động và chọn Tạo hóa đơn khách hàng.
Nhập thông tin như bên dưới:
Nhóm theo:
Sản phẩm doanh thu: Với tùy chọn này thì trên hóa đơn, các dòng hóa đơn sẽ được nhóm theo các sản phẩm doanh thu xuất hóa đơn.
Không: Với tùy chọn này thì trên hóa đơn, các dòng hóa đơn sẽ không được nhóm theo.
Tùy chọn ngày lập hóa đơn:
Thủ công: Người dùng có thể nhập ngày lập hóa đơn thủ công vào trường Ngày Lập Hóa Đơn dưới đây.
Ngày dịch vụ phương tiện: Ngày lập hóa đơn sẽ được tự động lấy từ ngày doanh thu của xe.
Ấn Tạo và xem hóa đơn khách hàng.
Hệ thống sẽ tự động tạo một tài khoản phân tích tương ứng với từng phương tiện. Sau đó, tài khoản phân tích này sẽ được gán mỗi khi hóa đơn được tạo cho từng phương tiện. Tài khoản phân tích là công cụ để tập hợp doanh thu của phương tiện.
Quản lý doanh thu theo chuyến xe¶
Tham khảo bài viết Schedule and Planning Management để tạo các chuyến vận chuyển. Trên mỗi chuyến xe, ấn nút Ghi nhận doanh thu, bạn có thể tạo một mục doanh thu cho chuyến đó.
Khách hàng: Lựa chọn khách hàng trong danh sách.
Ngày: Ngày phát sinh doanh thu.
Sản phẩm lập hóa đơn: Chọn sản phẩm để xuất hóa đơn.
Đơn giá: Nhập đơn giá.
Số lượng: Nhập số lượng để ghi nhận doanh thu của chuyển đi.
Tổng tiền: Giá trị được tự động tính toán.
Địa điểm: Điểm dừng trên hành trình nơi doanh thu được ghi nhận.
Chuyến: Phân đoạn của hành trình mà doanh thu được ghi nhận
Chỉ số công tơ mét: Giá trị công tơ mét của phương tiện tại thời điểm ghi nhận.
Nhấn nút Tạo để hoàn tất. Sau khi đăng ký doanh thu, bạn cần tạo hóa đơn khách hàng để ghi nhận doanh thu và ghi nhận các khoản công nợ của khách hàng. Nhấn vào nút Hành động, sau đó chọn Xuất Hóa đơn doanh thu chuyến.
Trên hóa đơn, bạn sẽ thấy tài khoản phân tích của phương tiện được gán để tập hợp doanh thu của phương tiện
Quản lý chi phí vận hành¶
Chi phí theo phương tiện¶
Khai báo chi phí¶
Nhân viên kế toán khai báo chi phí
Tạo một hóa đơn nhà cung cấp mới. Chọn tài khoản phân tích liên kết với phương tiện trên hóa đơn.
Khi bạn xác nhận hóa đơn, dịch vụ của phương tiện sẽ được tự động tạo.
Lái xe ghi nhận chi phí
Truy cập theo đường dẫn Phương tiện > Phương tiện > Dịch vụ, ấn Mới để thêm mới một dịch vụ hoặc chi phí phát sinh của phương tiện này:
Mô tả: Mô tả nội dung của Chi phí/dịch vụ.
Kiểu dịch vụ: Chọn loại kiểu dịch vụ tương ứng.
Ngày: Ngày phát sinh dịch vụ.
Sản phẩm xuất hóa đơn: Chọn sản phẩm để xuất hóa đơn nhà cung cấp.
Số lượng: Số lượng dịch vụ.
Đơn giá: Đơn giá của dịch vụ.
Chi phí: Giá trị dịch vụ sẽ được tính toán tự động.
Nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp trong danh sách.
Tuyến đường: Lựa chọn tuyến đường phương tiện đi mà phát sinh dịch vụ.
Chặng: Chọn chặng tương ứng.
Phương tiện: Chọn phương tiện tương ứng.
Tài xế: Tài xế của phương tiện.
Chỉ số công tơ mét: Nhập chỉ số công tơ mét của phương tiện để quản lý.
Lưu dịch vụ sang bước tiếp theo. Nhấn vào menu Hành động, sau đó nhấn vào Tạo hóa đơn nhà cung cấp.
Hoặc trong chế độ xem danh sách, chọn các dịch vụ hoặc chi phí của xe và sau đó nhấn nút Hành động, rồi nhấn vào Tạo hóa đơn nhà cung cấp.
Nhập thông tin như bên dưới:
Nhóm theo:
Sản phẩm dịch vụ phương tiện: Với tùy chọn này thì trên hóa đơn, các dòng hóa đơn sẽ được nhóm theo các sản phẩm dịch vụ của phương tiện.
Dịch vụ phương tiện: Với tùy chọn này thì trên hóa đơn, các dòng hóa đơn sẽ được nhóm theo các kiểu dịch vụ phương tiện.
Tùy chọn ngày lập hóa đơn:
Thủ công: Người dùng có thể nhập ngày lập hóa đơn thủ công vào trường Ngày Lập Hóa Đơn dưới đây.
Ngày dịch vụ phương tiện: Ngày lập hóa đơn sẽ được tự động lấy từ ngày dịch vụ của xe.
Ấn Tạo và xem hóa đơn nhà cung cấp.
Hệ thống sẽ tự động tạo một tài khoản phân tích tương ứng cho mỗi xe. Sau đó, tài khoản phân tích sẽ được gán tự động mỗi khi một hóa đơn được tạo cho từng xe. Tài khoản phân tích là công cụ để tập hợp các chi phí của xe.
Quản lý chi phí theo chuyến¶
Tham khảo bài viết Schedule and Planning Management để tạo chuyến đi. Trên mỗi chuyến đi, nhấn nút Ghi nhận dịch vụ để tạo chi phí cho chuyến đi đó.
Nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp cung cấp dịch vụ trong danh sách.
Ngày: Ngày phát sinh doanh thu.
Loại: Chọn loại dịch vụ tương ứng.
Đơn giá: Nhập đơn giá.
Số lượng: Nhập số lượng để ghi nhận doanh thu của chuyển đi.
Tổng tiền: Giá trị được tự động tính toán.
Địa điểm: Điểm dừng trên hành trình nơi doanh thu được ghi nhận.
Chuyến: Phân đoạn của hành trình mà doanh thu được ghi nhận
Chỉ số công tơ mét: Giá trị công tơ mét của phương tiện tại thời điểm ghi nhận.
Nhấn vào nút thôngs kê Dịch vụ, chọn chi phí, sau đó nhấn Hành động > Tạo hóa đơn nhà cung cấp.
Trên các hóa đơn, bạn sẽ thấy tài khoản phân tích của xe được gán tự động để tập hợp chi phí của xe.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Mô-đun liên quan