Dashboard theo dõi Shipment¶
Ngoài hai báo cáo ở trên, hệ thống còn có giao diện chuyên theo dõi sự kiện cập nhật Shipment theo thời gian thực.
Khái niệm và mục đích¶
Dashboard theo dõi sự kiện khác với báo cáo thông thường:
- Tập trung vào dòng sự kiện theo thời gian
Thay vì xem tổng quan nhiều Shipment, bạn theo dõi từng sự kiện của một Shipment cụ thể: lúc xếp hàng, tàu rời cảng, lúc cập cảng...
- Giao diện thẻ trực quan
Mỗi sự kiện hiển thị dạng thẻ với màu trạng thái (xanh = ổn, vàng = có nguy cơ, đỏ = trễ) giúp phát hiện vấn đề nhanh chóng.
- Thanh bên hiển thị thông tin tổng quan
Bên cạnh danh sách sự kiện, sidebar cho biết tổng quan Shipment: lợi nhuận, số Booking, thông tin đối tác...
- Cập nhật thời gian thực
Khi tạo sự kiện mới, dashboard tự động làm mới hiển thị.
Truy cập dashboard¶
Có hai cách vào dashboard:
Cách 1: Từ Shipment cụ thể (khuyến nghị)
Mở bất kỳ Shipment nào
Nhấn nút Dashboard hoặc tab Progress trên form Shipment
Hệ thống mở dashboard chứa các sự kiện của Shipment đó
Cách 2: Từ menu chính
Vào Freight Forwarder > Operations > Shipment Tracking
Xem danh sách toàn bộ sự kiện của mọi Shipment
Nhấp một sự kiện, sidebar sẽ hiển thị thông tin Shipment tương ứng
Ghi chú
Dashboard hiệu quả nhất khi xem từ Shipment cụ thể vì sidebar sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của Shipment đó.
Hiểu cấu trúc thẻ¶
Mỗi sự kiện hiển thị dạng thẻ gồm các thông tin:
- Tiêu đề sự kiện
Mô tả ngắn gọn sự kiện xảy ra. Ví dụ: "Đã xếp hàng", "Tàu rời cảng", "Hàng đến cảng", "Thông quan xong"...
- Địa điểm
Nơi diễn ra sự kiện. Ví dụ: "Cảng Cát Lái", "Trên tàu MAERSK ESSEX", "Cảng Long Beach, USA"…
- Thời gian
Ngày giờ sự kiện, hiển thị dễ đọc: "20/10/2024 14:30"…
Màu trạng thái
Xanh: Đúng kế hoạch, mọi việc suôn sẻ
Vàng: Có nguy cơ trễ
Đỏ: Đã trễ so với kế hoạch
Xanh dương: Tạm dừng, chờ xử lý
- Biểu tượng công bố
Nếu thấy biểu tượng con mắt hoặc dấu tick nghĩa là sự kiện đã được công bố trên portal khách hàng.
Thao tác trên thẻ
Nhấp thẻ để xem chi tiết hoặc chỉnh sửa
Nhấn Create để thêm sự kiện mới
Dùng ô tìm kiếm/ bộ lọc để tìm sự kiện cụ thể
Tạo sự kiện mới¶
Từ dashboard, bạn có thể tạo sự kiện rất nhanh:
Nhấn Create
Form tạo sự kiện mở ra
Nhập thông tin:
Template Title: Chọn trong danh sách có sẵn hoặc nhập mới
Event Time: Thời điểm xảy ra (không chọn được tương lai)
Location: Vị trí
Details: Mô tả bổ sung
Status: Đúng lịch, có nguy cơ, trễ hoặc tạm dừng
Stage: Shipment đang ở stage nào
Publish on Portal: Có cho khách xem hay không
Notify To: Chọn người nhận email thông báo
Cập nhật lịch khi có thay đổi
Nếu sự kiện làm thay đổi kế hoạch vận chuyển ban đầu (ví dụ tàu delay, đổi ETD/ETA):
Đánh dấu Need to update transport plan
Hệ thống mở thêm các trường để cập nhật:
Thông tin vận chuyển: Route, mode, method
Thông tin phương tiện: tên tàu/máy bay/xe, voyage/flight number
Địa điểm: Origin, POL, POD, Destination
Lịch trình: ETD, ETA, ATD, ATA, Cutoff
Đối tác: Consignee, notify party, carrier, agent
Khi lưu, dữ liệu này tự cập nhật sang Shipment hoặc leg tương ứng
Cảnh báo
Lưu ý quan trọng:
Nếu Shipment có nhiều leg, bạn phải chọn leg cụ thể khi đánh dấu “Need to update transport plan”, nếu không hệ thống không biết leg nào cần cập nhật.
Gửi thông báo tự động¶
Khi tạo sự kiện mới:
Nếu bạn chọn người nhận và bật publish
Hệ thống tự động gửi email thông báo cho họ
Email chứa thông tin sự kiện và đường dẫn để xem Shipment trên portal khách hàng
Nếu cần gửi lại, mở sự kiện và nhấn nút Send email.
Tùy chỉnh báo cáo¶
Lưu bộ lọc sử dụng thường xuyên¶
Nếu bạn thường xuyên xem một loại báo cáo cố định (ví dụ lợi nhuận khách A hoặc Shipment đường biển trong tháng), hãy lưu lại để khỏi cấu hình lại mỗi lần:
Thiết lập bộ lọc và nhóm theo nhu cầu
Nhấn Favorites > Save current search
Đặt tên bộ lọc (ví dụ: "Lợi nhuận khách A")
Chọn các tùy chọn:
Default filter: Dùng làm bộ lọc mặc định khi mở báo cáo
Share with everyone: Cho phép đồng nghiệp cùng sử dụng
Use by default: Tự động áp dụng khi mở báo cáo
Lưu
Lần sau mở báo cáo bạn chỉ cần bấm tên bộ lọc đã lưu thay vì cấu hình lại.
Mẹo khai thác Pivot Table¶
Pivot table rất mạnh nhưng nhiều người chưa tận dụng hết. Một vài mẹo sau:
- Thêm chỉ tiêu đo lường
Nhấp ô trống trong bảng, chọn chỉ tiêu cần xem (Revenue, Cost, Profit...). Bảng sẽ hiển thị dữ liệu tương ứng.
- Đổi vị trí dòng/cột
Nhấp tiêu đề dòng hoặc cột rồi kéo thả để hoán đổi vị trí, giúp nhìn dữ liệu ở góc khác.
- Tải mẫu Excel
Khi đã chỉnh pivot theo ý, hãy tải về Excel để làm mẫu; lần sau mở file đó, dữ liệu mới sẽ tự đổ vào cấu trúc sẵn có.
- So sánh các giai đoạn
Dùng bộ lọc thời gian để so sánh, ví dụ lọc quý này và quý trước xem chỉ tiêu nào tăng hay giảm.
Kịch bản sử dụng thực tế¶
Dưới đây là vài ví dụ cụ thể áp dụng báo cáo trong công việc hằng ngày:
Kịch bản 1: Xem xu hướng lợi nhuận theo tháng¶
Bối cảnh: Bạn là giám đốc muốn nắm xu hướng kinh doanh theo tháng, tháng nào tốt, tháng nào yếu.
Các bước:
Mở Shipment Profitability Report
Chuyển sang chế độ xem pivot table
Nhấn Group By > Creation Date > chọn Month
Chọn các chỉ tiêu: Profit, Profit Margin
Sắp xếp theo thời gian từ gần đến xa
Quan sát: Tháng nào lợi nhuận cao nhất? Tháng nào thấp nhất? Xu hướng tăng hay giảm?
Kết quả: Bạn thấy rõ tháng nào kinh doanh tốt (mùa cao điểm), tháng nào yếu (mùa thấp điểm) để lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực, marketing hoặc điều chỉnh giá.
Kịch bản 2: Đánh giá hãng vận chuyển¶
Bối cảnh: Công ty làm việc với nhiều hãng tàu/hãng bay, bạn muốn biết hãng nào giao đúng hẹn để ưu tiên, hãng nào hay delay để hạn chế.
Các bước:
Mở Shipment Overview Report
Chuyển sang chế độ pivot table
Kéo Carrier vào khu vực Rows
Kéo Delivery Status vào Columns
Chỉ tiêu: Count - đếm số leg vận chuyển
Thêm bộ lọc Creation Date = 3 tháng gần nhất (dữ liệu mới nhất)
Quan sát: Hãng nào giao đúng hẹn nhiều? Hãng nào giao trễ nhiều?
Tính tỷ lệ: Số chuyến đúng hẹn / Tổng chuyến
Kết quả: Có bảng đánh giá khách quan cho từng hãng. Ví dụ hãng A on-time 90%, hãng B chỉ 60% → ưu tiên chọn hãng A.
Kịch bản 3: Tìm khách hàng lợi nhuận cao¶
Bối cảnh: Sales cần biết nên tập trung khách nào vì nguồn lực hạn chế nên ưu tiên khách mang lại lợi nhuận cao.
Các bước:
Mở Shipment Profitability Report
Chuyển sang chế độ pivot table
Kéo Customer vào Rows
Chọn chỉ tiêu: Revenue, Cost, Profit, Profit Margin
Thêm bộ lọc Date = This year (dữ liệu năm nay)
Sắp xếp theo Profit từ cao xuống thấp
Xuất Excel để phân tích sâu hơn và chia sẻ với team
Kết quả: Có danh sách khách hàng xếp hạng theo mức đóng góp lợi nhuận; top 20% khách có thể chiếm 80% lợi nhuận (Pareto) để tập trung chăm sóc.
Kịch bản 4: Theo dõi tình trạng theo tuyến¶
Bối cảnh: Bạn quản lý nhiều tuyến (Việt Nam - USA, Việt Nam - Europe, Việt Nam - Australia...) và muốn có bảng tổng quan nhanh cho từng tuyến.
Các bước:
Mở Shipment Overview Report
Nhấn Group By > Route
Sau đó thêm Group By > Status
Luân phiên xem dạng graph (trực quan) hoặc pivot (chi tiết)
Lọc chỉ các Shipment đang In Transit (ẩn đã hoàn thành)
Lưu thành Favorite tên "Route Overview Board"
Kết quả: Có bảng cho biết mỗi tuyến đang có bao nhiêu Shipment in transit, bao nhiêu đã xong, bao nhiêu trễ; mỗi sáng mở ra là nắm tình hình.
Đảm bảo dữ liệu chính xác¶
Báo cáo chỉ chuẩn khi dữ liệu đầu vào chuẩn. Lưu ý:
Thiết lập analytic account¶
Mỗi Shipment cần một analytic account riêng để ghi nhận chi phí. Thường hệ thống tự tạo khi lập Sales Order nhưng vẫn nên kiểm tra:
Mở Sales Order
Tab Other Information > xem trường Analytic Account
Nếu trống thì chọn hoặc tạo mới
Lưu đơn
Hạch toán chi phí đúng¶
Khi lập Purchase Order mua dịch vụ từ carrier:
Trong từng dòng sản phẩm/dịch vụ
Tìm trường Analytic Account
Chọn analytic account của Shipment tương ứng
Xác nhận PO và post vendor bill
Nếu bỏ qua, chi phí sẽ không vào Shipment và báo cáo sẽ thiếu cost.
Cập nhật trạng thái kịp thời¶
Status và Delivery Status chỉ chính xác khi cập nhật thường xuyên:
Tạo sự kiện tracking ngay khi có thông tin mới
Cập nhật ATD khi hàng rời cảng/kho
Cập nhật ATA khi hàng đến
Không cập nhật thì báo cáo sẽ luôn hiển thị "In Transit" dù hàng đã tới.
Thống nhất đơn vị tiền tệ¶
Nếu công ty dùng nhiều loại tiền (VND, USD, EUR...) cần:
Cập nhật tỷ giá định kỳ trong hệ thống
Các giao dịch dùng đúng currency
Khi xuất báo cáo, chọn đúng currency để xem
Mẹo
Mẹo giữ chất lượng dữ liệu:
Nhờ IT cấu hình cảnh báo tự động cho:
Shipment không có analytic account
Purchase Order liên quan Shipment nhưng chưa gán analytic account
Shipment đã hoàn tất nhưng vẫn còn khoản chưa xuất hóa đơn
Cảnh báo giúp phát hiện sai sót sớm, tránh ảnh hưởng báo cáo.
Xử lý sự cố thường gặp¶
Không thấy cost trong báo cáo¶
Triệu chứng: Báo cáo Profitability có doanh thu nhưng cost = 0 nên lợi nhuận = doanh thu (sai).
Nguyên nhân & cách khắc phục:
Shipment chưa có analytic account
Kiểm tra: mở Sales Order > tab Other Information > xem trường Analytic Account
Khắc phục: chọn/tạo analytic account rồi liên kết lại các Purchase Order vào account đó.
Purchase Order chưa gán analytic account
Kiểm tra: mở Purchase Order > từng dòng sản phẩm > trường Analytic Account
Khắc phục: bổ sung analytic account cho từng dòng, sau đó cập nhật vendor bill.
Vendor bill chưa post
Kiểm tra: tình trạng invoice, nếu vẫn Draft thì cost chưa ghi nhận.
Khắc phục: post vendor bill để cost vào analytic account.
Delivery Status luôn "In Transit"¶
Triệu chứng: Hàng đã tới nhưng báo cáo vẫn hiển thị "In Transit" thay vì "On Time" hoặc "Late".
Nguyên nhân: Chưa cập nhật thời gian đến thực tế (ATA).
Cách xử lý:
Mở Shipment
Tạo sự kiện cập nhật mới
Đánh dấu "Need to update transport plan"
Nhập ATA thực tế
Lưu
Hệ thống tự so sánh ATA với ETA để xác định giao sớm, đúng hẹn hay trễ.
Tỷ suất lợi nhuận hiển thị sai¶
Triệu chứng: Profit margin quá cao (gần 100%) hoặc âm.
Nguyên nhân:
Thiếu cost (xem mục "Không thấy cost")
Thiếu revenue (Sales Order chưa confirm hoặc chưa có dịch vụ)
Sai currency (ví dụ revenue tính USD nhưng cost bằng VND)
Giải pháp:
Kiểm tra Sales Order: đã confirm? đã có sản phẩm/dịch vụ?
Kiểm tra Purchase Order: đã gán analytic account? đã post bill?
Kiểm tra currency: Sales Order và Purchase Order có cùng loại tiền?
Xử lý xong hãy quay lại báo cáo và refresh (F5).
Câu hỏi thường gặp¶
Có tạo báo cáo tùy chỉnh được không?
Nhu cầu đơn giản có thể kết hợp pivot với filter/group để tạo nhiều báo cáo rồi lưu Favorite.
Nhu cầu phức tạp (ví dụ công thức đặc biệt) thì cần nhờ IT phát triển báo cáo mới.
Muốn tự động gửi báo cáo hàng tuần thì làm sao?
Hiện phải nhờ IT thiết lập automation gửi email báo cáo định kỳ, ví dụ 8h sáng thứ Hai hằng tuần.
Profit margin âm nghĩa là gì?
Profit margin âm nghĩa là cost cao hơn revenue → Shipment đang lỗ. Cần xem xét:
Giá bán đặt quá thấp? Khách ép giá?
Phát sinh chi phí ngoài dự kiến? Có phụ phí bất thường?
Cần điều chỉnh chiến lược báo giá cho các Shipment tương tự.
Nếu lỗ do đặc thù (ví dụ chuyến thử nghiệm khách mới) thì chấp nhận; nhưng nếu lỗ thường xuyên thì phải rà soát quy trình báo giá.
Vì sao revenue và số đã invoice khác nhau?
Điều này bình thường:
Revenue: Tổng giá trị dịch vụ trên Sales Order (khách phải trả)
Invoiced: Phần đã xuất hóa đơn cho khách
Difference: Phần chưa xuất hóa đơn
Nguyên nhân chênh lệch:
Dịch vụ chưa hoàn thành (ví dụ hàng mới đến cảng, chưa giao kho khách)
Chưa đến hạn xuất hóa đơn theo thỏa thuận
Đang chờ khách xác nhận trước khi xuất hóa đơn
Có dùng dashboard trên điện thoại được không?
Xem được nhưng trải nghiệm kém hơn máy tính:
Giao diện card vẫn xem được
Nhưng sidebar có thể bị ẩn trên màn hình nhỏ
Một số thông tin bị thu gọn
Khuyến nghị: dùng tablet hoặc PC để tốt nhất; nếu dùng điện thoại hãy xoay ngang hoặc chuyển sang list view.
Dữ liệu báo cáo có cập nhật realtime không?
Có. Khi:
Tạo Sales Order mới
Tạo Shipment mới
Phát sinh cost mới
Xuất invoice mới
Báo cáo tự phản ánh ngay; bạn chỉ cần refresh (F5).
Có so sánh được hai giai đoạn báo cáo không?
Có. Cách đơn giản:
Xuất báo cáo giai đoạn 1 ra Excel
Xuất tiếp giai đoạn 2
Dùng Excel so sánh và tính chênh lệch
Hoặc nâng cao hơn, nhờ IT làm báo cáo so sánh tự động.