Thiết lập các tính năng nâng cao của ứng dụng Dự án¶
Để có thể sử dụng tối ưu các lợi ích mà ứng dụng Dự án mang lại, bạn cần thiết lập các tính năng nâng cao của ứng dụng. Để cài đặt các tính năng nâng cao, truy cập ứng dụng Dự án > Cấu hình > Thiết lập. Tại đây chọn các thiết lập nâng cao bổ trợ cho ứng dụng.
Nhiệm vụ con¶
Tính năng nhiệm vụ con dùng để chia nhỏ hơn nữa các đầu mục công việc, từ đó cũng giúp người quản lý theo dõi công việc và tiến độ hiệu quả hơn.
Để kích hoạt tính năng nhiệm vụ con bạn truy cập Dự án > Cấu hình > Thiết lập, tích vào ô Nhiệm vụ con rồi bấm Lưu.
Để tạo một nhiệm vụ con bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Dự án, chọn dự án cần thiết lập. Bấm vào một nhiệm vụ bạn muốn chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ con. Tại tab Nhiệm vụ con, bạn bấm Thêm một dòng.
Bước 2: Tại cửa sổ pop-up hiện ra, bạn có 2 lựa chọn sau:
Tích vào nhiệm vụ có sẵn mà bạn muốn nhiệm vụ đó trở thành nhiệm vụ con của nhiệm vụ cha này. Bạn có thể tích chọn nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Sau khi hoàn tất bạn bấm nút Chọn.
Hệ thống sẽ đưa bạn trở lại giao diện nhiệm vụ cha, lúc này bạn thấy nhiệm vụ con đã được thêm vào danh sách tại tab Nhiệm vụ con.
Bạn cũng có thể tạo mới nhiệm vụ con từ nhiệm vụ cha bằng cách nhấn vào nút Mới tại cửa sổ pop-up.
Tại đây bạn thiết lập các thông tin cho nhiệm vụ như đã hướng dẫn tại bài viết Hướng dẫn tính năng cơ bản của ứng dụng Dự án.
Bấm Lưu & Đóng để hoàn tất hoặc bấm Lưu & Tạo mới để lưu nhiệm vụ đang thiết lập và tạo mới nhiệm vụ con khác.
Bạn cũng có thể xem số lượng nhiệm vụ con của một nhiệm vụ tại giao diện Kanban.
Tính phụ thuộc nhiệm vụ¶
Tính năng tính phụ thuộc nhiệm vụ cho phép bạn thiết lập 1 nhiệm vụ có thể phụ thuộc vào nhiều nhiệm vụ khác. Cho phép sắp xếp thứ tự nhiệm vụ nào nên được thực hiện trước, nhiệm vụ nào thực hiện sau.
Để kích hoạt tính năng, truy cập Dự án > Cấu hình > Thiết lập, tại khu vực Quản lý Nhiệm vụ, tích chọn Tính phụ thuộc nhiệm vụ.
Cùng xem ví dụ sau để hiểu rõ hơn cách sử dụng tính năng này.
Ví dụ: Dự án Thiết kế lại văn phòng có 3 nhiệm vụ là:
Lập kế hoạch.
Mua nội thất.
Sắp xếp văn phòng.
Ba nhiệm vụ này cần được thực hiện theo thứ tự lần lượt như sau: Lập kế hoạch > Mua nội thất > Sắp xếp văn phòng. Như vậy nhiệm vụ Sắp xếp văn phòng chỉ được thực hiện khi nhiệm vụ Mua nội thất hoàn thành và nhiệm vụ Mua nội thất chỉ được thực hiện khi nhiệm vụ Lập kế hoạch đã hoàn thành. Bạn sẽ thực hiện như sau:
Truy cập ứng dụng Dự án, chọn dự án Thiết kế lại văn phòng và nhấn vào nhiệm vụ Mua nội thất. Chuyển sang tab Bị chặn bởi, ấn Thêm một dòng và chọn nhiệm vụ Lập kế hoạch.
Tại cửa sổ pop-up, bạn chọn nhiệm vụ Lập kế hoạch và nhấn Chọn
Thực hiện tương tự với nhiệm vụ Sắp xếp văn phòng, nhiệm vụ này phụ thuộc vào nhiệm vụ Mua nội thất.
Bạn có thể xem tính phụ thuộc của một nhiệm vụ một cách đầy đủ bằng cách kích hoạt chế độ nhà phát triển, trên giao diện nhiệm vụ chuyển sang tab Bị chặn bởi.
Cấp độ phụ thuộc: Nếu nhiệm vụ đang xem phụ thuộc vào một nhiệm vụ khác mà nhiệm vụ đó ko bị phụ thuộc vào nhiệm vụ nào thì cấp độ phụ thuộc sẽ là 1. Với ví dụ này, nhiệm vụ Mua nội thất phụ thuộc nhiệm vụ Lập kế hoạch thì cấp độ phụ thuộc sẽ là 1, nhiệm vụ Sắp xếp văn phòng sẽ có cấp độ phụ thuộc là 2.
Phụ thuộc đệ quy: Trường này sẽ hiển thị các nhiệm vụ mà nhiệm vụ đang xem phụ thuộc vào (cả phụ thuộc trực tiếp và phụ thuộc gián tiếp).
Chặn: Trường này sẽ hiển thị các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ đang xem.
Bạn cũng có thể xem tính phụ thuộc của nhiệm vụ một cách trực quan trên biểu đồ Gantt. Truy cập Dự án, chọn dự án cần xem và chuyển sang xem dưới dạng biểu đồ Gantt bằng cách nhấn vào biểu tượng Gantt.
Trong chế độ xem này, bạn có thể thấy các nhiệm vụ được thể hiện tính phụ thuộc bằng các dấu mũi tên.
Ghi chú
Bạn cần cài đặt mô đun Lập kế hoạch dự án để xem được dự án dưới dạng biểu đồ Gantt.
Công việc định kỳ¶
Ứng dụng Dự án còn cung cấp thêm một tính năng hữu ích nữa là công việc định kỳ. Tính năng này giúp bạn tự động tạo nhiệm vụ cho các hoạt động thường xuyên.
Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Công việc định kỳ > Lưu.
Truy cập vào một dự án, nhấn vào nhiệm vụ mà bạn muốn thiết lập định kỳ. Chuyển sang tab Lặp lại và tích vào ô Lặp lại.
Sau khi tích vào ô Lặp lại, hệ thống sẽ hiển thị một giao diện để bạn thiết lập chu kỳ lặp lại cho nhiệm vụ.
Lặp lại mỗi: Tại đây bạn thiết lập chu kỳ lặp lại cho nhiệm vụ, bạn có thể chọn chu kỳ theo Ngày, Tuần, Tháng, Năm và số lần lặp lại theo chu kỳ.
Cho đến: Bạn có 3 lựa chọn như sau. Với mỗi lựa chọn, hệ thống sẽ gợi ý các ngày mà nhiệm vụ được lặp lại ở ô màu xanh.
Mãi mãi: Chu kỳ sẽ lặp lại mãi mãi.
Ngày kết thúc: Chu kỳ sẽ lặp lại đến ngày mà bạn thiết lập tại trường này thì dừng.
![Thiết lập ngày kết thúc cho chu kỳ]()
Số lần tái diễn: Chu kỳ sẽ lặp lặp theo số lần tương ứng với số lần bạn thiết lập tại đây.
![Thiết lập số lần tái diễn cho nhiệm vụ]()
Sau khi hoàn thành thiết lập, bạn bấm biểu tượng lưu, dựa vào hành động định kỳ, hệ thống sẽ tự động tạo ra các nhiệm vụ tiếp theo khi đến ngày được thiết lập. Ấn vào nút Nhiệm vụ để xem các nhiệm vụ lặp lại.
Trên giao diện nhiệm vụ được thiết lập định kỳ, hệ thồng sẽ gợi ý chỉnh sửa nhiệm vụ lặp lặp như sau:
Nhiệm vụ này: Thay đổi chỉ áp dụng với nhiệm vụ được sửa.
Nhiệm vụ này và các nhiệm vụ kế tiếp: Thay đổi sẽ áp dụng với nhiệm vụ này và các nhiệm vụ kế tiếp của dự án.
Tất cả công việc: Thay đổi sẽ áp dụng với tất cả nhiệm vụ của dự án.
Bạn lựa chọn tùy chọn chỉnh sửa phù hợp nếu muốn chỉnh sửa và lưu lại.
Khách hàng xếp hạng¶
Để quản lý tốt một dự án, người quản lý cũng cần theo dõi các ý kiến phản hồi và mức độ đánh giá của khách hàng đối với các nhiệm vụ. Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Xếp hạng của Khách hàng > Lưu.
Truy cập dự án, chọn một dự án cần thiết lập xếp hạng của khách hàng. Bấm vào biểu tượng ba chấm rồi bấm Thiết lập. Tại giao diện của dự án, chuyển sang tab Thiết lập, di chuyển đến phần Phân tích.
Tại đây, bạn có thể lựa chọn đánh giá theo một trong 2 tùy chọn sau:
Đánh giá khi thay đổi giai đoạn: Một email sẽ được gửi khi nhiệm vụ được kéo sang một giai đoạn khác.
Đánh giá định kỳ: Email sẽ được gửi cho khách hàng định kỳ theo tùy chọn mốc thời gian được thiết lập tại dòng Tần suất Đánh giá.
Tiếp theo kích vào ➡ Cài Mẫu email xếp hạng trên các giai đoạn. Chọn một giai đoạn cần thiết lập.
Mẫu Email Đánh giá: Tại đây bạn chọn mẫu email để gửi cho khách hàng trong những trường hợp sau:
Trong trường hợp bạn thiết lập nhận đánh giá khi thay đổi giai đoạn, yêu cầu đánh giá sẽ tự động được gửi qua email cho khách hàng khi nhiệm vụ đạt đến giai đoạn này.
Trong trường hợp bạn thiết lập nhận đánh giá định kỳ, khi kỳ đánh giá rơi vào giai đoạn được thiết lập, một yêu cầu đánh giá sẽ tự động được gửi qua email cho khách hàng theo mẫu email mà bạn thiết lập tại giai đoạn đó.
Sau khi chọn mẫu email, trường Trạng thái kanban tự động sẽ hiển thị.
Nếu tích chọn, hệ thống sẽ tự động thay đổi và hiển thị nhiệm vụ dưới dạng Kanban khi khách hàng phản hồi về giai đoạn này như sau:
Nếu khách hàng phản hồi Hài lòng thì tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ sang Sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo (biểu tượng tròn màu xanh).
Nếu khách hàng phản hồi Bình thường hoặc Rất không hài lòng thì tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ sang Bị phong tỏa (biểu tượng tròn màu đỏ).
Lịch sử đánh giá của khách hàng sẽ được hiển thị tại phần trao đổi của nhiệm vụ:
Để xem đánh giá của khách hàng, bạn vào giao diện tổng quan của dự án và chọn biểu tượng phần trăm đánh giá của dự án.
Ngoài ra để xem tất cả các đánh giá của khách hàng tại tất cả dự án, bạn vào ứng dụng Dự án > Báo cáo > Xếp hạng của Khách hàng.
Xem thêm
Bài viết liên quan:
Module tham khảo: