Thiết lập các tính năng nâng cao của ứng dụng Dự án¶

Để có thể sử dụng tối ưu các lợi ích mà ứng dụng Dự án mang lại, bạn cần thiết lập các tính năng nâng cao của ứng dụng. Để cài đặt các tính năng nâng cao, truy cập ứng dụng Dự án ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập. Tại đây chọn các thiết lập nâng cao bổ trợ cho ứng dụng.

Pad Cộng tác¶

Sau khi vào thiết lập, tích chọn Pad cộng tác ‣ Lưu.

Sau khi kích hoạt, tại thiết lập của từng dự án sẽ tự động kích hoạt Bảng cộng tác.

Nhân viên có thể viết các ghi chú vào các tab Miêu tả ở Dự án và Nhiệm vụ trong thời gian thực. Mỗi người dùng ghi chú vào đây sẽ hiển thị một màu sắc khác nhau.

Khách hàng xếp hạng¶

Để quản lý tốt một dự án, người quản lý cũng cần theo dõi các ý kiến phản hồi và mức độ đánh giá của khách hàng đối với các nhiệm vụ. Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Khách hàng xếp hạng ‣ Lưu.

Sau khi kích hoạt, ứng dụng Dự án ‣ Dấu ba chấm ‣ Sửa của dự án để chọn phương thức tiếp nhận phản hồi của khách hàng. Tại tab Thiết lập, có 2 lựa chọn sau:

Đánh giá khi thay đổi giai đoạn: một email sẽ được gửi khi nhiệm vụ được kéo sang một giai đoạn khác.
Đánh giá định kỳ: email sẽ được gửi cho khách hàng định kỳ theo tùy chọn mốc thời gian được thiết lập tại dòng Tần suất Đánh giá.

Tiếp theo kích vào ➡ Cài Mẫu email xếp hạng trên các giai đoạn. Tại đây chọn email cho mỗi giai đoạn.

Mẫu email: email sẽ được gửi cho khách hàng để thông báo khi nhiệm vụ đạt đến giai đoạn này.
Mẫu Email Đánh giá: email sẽ được gửi đi để thu thập đánh giá của khách hàng khi nhiệm vụ đạt đến giai đoạn này. Khi chọn mẫu email, một dòng Trạng thái kanban tự động sẽ hiển thị. Nếu tích chọn, hệ thống sẽ tự động thay đổi và hiển thị nhiệm vụ dưới dạng Kanban khi khách hàng phản hồi về giai đoạn này.
- Nếu khách hàng phản hồi Hài lòng thì tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ sang Sẵn sàng cho giai đoạn tiếp theo (biểu tượng tròn màu xanh).
- Nếu khách hàng phản hồi Bình thường hoặc Rất không hài lòng thì tự động chuyển trạng thái nhiệm vụ sang Bị phong tỏa (biểu tượng tròn màu đỏ).

Để xem đánh giá của khách hàng, bạn vào giao diện tổng quan của dự án và chọn biểu tượng phần trăm đánh giá của dự án.

Ngoài ra để xem tất cả các đánh giá của khách hàng tại tất cả dự án, bạn vào ứng dụng Dự án ‣ Báo cáo ‣ Khách hàng xếp hạng.

Công việc định kỳ¶

Ứng dụng Dự án còn cung cấp thêm một tính năng hữu ích nữa là Công việc định kỳ. Tính năng này giúp bạn tự động tạo nhiệm vụ cho các hoạt động thường xuyên.

Để kích hoạt tính năng, truy cập Thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Công việc định kỳ ‣ Lưu.

Trở lại giao diện của ứng dụng Dự án, chọn nhiệm vụ muốn thiết lập định kỳ và tích chọn Lặp lại ‣ Lưu. Khi đó hệ thống sẽ hiển thị một tab Nhắc lại.

Tại tab Nhắc lại có thể tuỳ chỉnh tần suất lặp lại của nhiệm vụ với các tùy chọn khác nhau. Ví dụ: Hôm nay là ngày 21/03/2022 thiết lập nhiệm vụ Họp báo cáo tuần dự án sẽ lặp lại một lần mỗi tuần vào Thứ 3 cho đến ngày kết thúc là 31/03/2022. Hệ thống sẽ tự động tính toán ra các lần tạo nhiệm vụ tiếp theo vào các ngày 22/03/2022 và 29/03/2022.

Sau khi ấn Lưu, dựa vào hành động định kỳ, hệ thống sẽ tự động tạo ra các nhiệm vụ tiếp theo khi đến ngày được thiết lập. Ấn vào nút Nhiệm vụ để xem các nhiệm vụ lặp lại.

Khi ấn Sửa, hệ thống sẽ gợi ý muốn chỉnh sửa các nhiệm vụ lặp lại này hay không.

Nhiệm vụ này: Thay đổi chỉ áp dụng với nhiệm vụ được sửa.
Nhiệm vụ này và các nhiệm vụ tiếp theo: Thay đổi sẽ áp dụng với nhiệm vụ này và các nhiệm vụ tiếp theo.
Tất cả nhiệm vụ: Thay đổi sẽ áp dụng với tất cả nhiệm vụ của dự án.

Nhiệm vụ con¶

Nhiệm vụ con để chia nhỏ hơn nữa các đầu mục công việc, từ đó cũng giúp các quản lý theo dõi công việc và tiến độ hiệu quả hơn.

Kích hoạt tính năng truy cập thiết lập của ứng dụng Dự án và tích chọn Nhiệm vụ con ‣ Lưu.

Có 2 cách để tạo một nhiệm vụ con.

Cách 1:

Truy cập ứng dụng dự án và chọn nhiệm vụ cần tạo nhiệm vụ con. Trên giao diện nhiệm vụ, chọn Nhiệm vụ con và ấn Tạo.
Cách 2:

Vào ứng dụng Dự án, chọn dự án cần tạo nhiệm vụ và ấn Tạo. Trên giao diện tạo nhiệm vụ sẽ hiển thị dòng Nhiệm vụ cha. Chọn Nhiệm vụ và điền các thông tin cần thiết, sau đó ấn Lưu.

Ví dụ: Tạo nhiệm vụ Kiểm tra lại lỗi, chọn nhiệm vụ cha là Kiểm thử hệ thống. Sau khi tạo thành công, tại giao diện nhiệm vụ cha Kiểm thử hệ thống sẽ hiển thị nhiệm vụ con. Chọn biểu tượng Nhiệm vụ con để xem danh sách.

Tại danh sách nhiệm vụ con, có thể tạo thêm nhiều nhiệm vụ khác. Ấn Tạo, khi đó các thông tin như dự án, phân công cho, dự án cha, ... sẽ được kế thừa. Có thể thay đổi các thông tin này.

Trên đây là bài viết về các tính năng nâng cao của ứng dụng Dự án. Các tính năng này sẽ giúp bạn kiểm soát và quản lý tốt nhất các vấn đề phát sinh khi thực hiện công việc.