Hướng dẫn Cấp phát ngày nghỉ

Để có thể kiểm soát được số ngày nghỉ của nhân viên, doanh nghiệp hay cán bộ nhân sự cần cấp phát nghỉ cho họ. Với ứng dụng Nghỉ tại phần mềm Viindoo sẽ giúp cho doanh nghiệp cấp phát và kiểm soát ngày nghỉ của nhân viên một cách hiệu quả.

Quản lý cấp phát nghỉ

Để có thể cấp phát ngày nghỉ cho nhân viên, đầu tiên bạn cần thiết lập kiểu nghỉ. Chi tiết cách thiết lập kiểu nghỉ bạn xem thêm tại Hướng dẫn thiết lập Kiểu nghỉ.

Tiếp theo truy cập Nghỉ ‣ Người quản lý ‣ Cấp phát.

Tại đây phần mềm mặc định sẵn bộ lọc “Người mà tôi quản lý" để giúp người quản lý nhanh chóng nhìn thấy nghỉ của nhân viên mình. Tại đây hiển thị danh sách các phiếu cấp phát nghỉ của nhân viên mà bạn đang quản lý với các trường thông tin như: Nhân viên, Kiểu nghỉ, Mô tả, Thời lượng, Tình trạng. Cột bên trái tổng hợp các tình trạng hiện có của phiếu cấp phát. Khi chọn vào một tình trạng, phần mềm sẽ tự động lọc theo trạng thái đã chọn.

Lúc này ấn Tạo để tạo mới phiếu cấp phát. Bạn cần điền các thông tin sau:

• Tên yêu cầu cấp phát nghỉ.

• Kiểu nghỉ: Lựa chọn kiểu nghỉ có sẵn.

• Kiểu cấp phát:

  • Cấp phát thông thường: Ngày/giờ nghỉ được cấp phát thủ công một số lượng nhất định cho nhân viên. Tại trường Thời lượng bạn điền số lượng được cấp phát. Đơn vị tính thời lượng dựa vào thiết lập trên kiểu nghỉ. Để biết thêm về thiết lập kiểu nghỉ bạn xem thêm tại Hướng dẫn thiết lập Kiểu nghỉ.

  • Cấp phát lũy kế: Ngày nghỉ được cấp phát cộng dồn và nối tiếp nhau:

    • Ngày bắt đầu: Ngày bắt đầu thực hiện cấp phát.

    • Thực thi cho đến: Ngày kết thúc cấp phát, có thể bỏ trống trường này nếu không giới hạn ngày kết thúc.

    • Thêm... nghỉ mỗi ..: Bổ sung thêm số lượng ngày/giờ vào mỗi ngày/tuần/tháng/năm. Ví dụ chọn ngày bắt đầu 01/01/2021, thiết lập thêm 01 ngày nghỉ mỗi 01 tháng. Như vậy vào ngày 01/01/2021 hệ thống sẽ cấp phát 01 ngày nghỉ cho nhân viên. Và sau đó, cứ vào ngày mùng 1 hàng tháng, hệ thống sẽ tự động cộng thêm 01 ngày nghỉ cho nhân viên.

    • Ngày bổ sung: Số ngày sẽ bổ sung vào lần đầu tiên của chu kỳ cấp phép. Ví dụ sau khi thử việc 2 tháng, Cán bộ quản lý nghỉ cấp phát ngày nghỉ cho nhân viên. Tại đây khi nhập ngày bổ sung là 02 và Duyệt yêu cầu cấp phát thì số ngày nghỉ phép của nhân viên sẽ được tăng lên là 02.

  • Chế độ: Cấp cho một nhân viên cụ thể, theo phòng ban, cả công ty hay theo tag nhân viên. Ví dụ: cấp phát ngày nghỉ hè cho cả phòng Giáo viên.

  • Thêm một lý do: Cho phép điền một lý do trên phiếu cấp phát.

Xem thêm

• Các bước tạo một Nhân viên mới trên hệ thống

• Thiết lập Phòng/Ban

Ghi chú

• Ngay tại giao diện phiếu đề nghị cấp phát bạn có thể xem được thời gian nghỉ đã sử dụng trên tổng thời gian được cấp phát tại thanh thống kê.

• Cấp phát lũy kế sẽ được chạy tự động theo quy tắc đã cấu hình và có độ trễ nhất định tùy thuộc vào thiết lập Hành động định kỳ của hệ thống.

Sau khi ấn Lưu thì hệ thống sẽ tự động sinh ra một ấn định hoạt động thông báo cho người phê duyệt cần thực hiện duyệt đơn cấp phát này.

Nhân viên xin cấp phát nghỉ

Với thiết lập chế độ cấp phát Cho phép yêu cầu của nhân viên tại kiểu nghỉ, nhân viên có thể tạo một đề nghị xin cấp phát ngày nghỉ cho mình. Với tài khoản nhân viên, truy cập vào ứng dụng Nghỉ, ấn Đề nghị cấp phát mới.

Màn hình hiển thị một Đề nghị cấp phát và bạn cần điền các thông tin sau:

• Tên yêu cầu cấp phát nghỉ.

• Kiểu nghỉ: Lựa chọn kiểu nghỉ được thiết lập chế độ Cho phép yêu cầu của nhân viên. Để biết thêm về cấu hình kiểu nghỉ, bạn xem thêm tại Hướng dẫn thiết lập Kiểu nghỉ.

• Thời lượng: Thời lượng nghỉ bạn muốn xin cấp phát. Đơn vị thời gian phụ thuộc vào thiết lập trên Kiểu nghỉ.

• Thêm một lý do: Điền thêm lý do bạn muốn xin cấp phát.

Ấn Lưu. Để xem chi tiết các đề nghị cấp phát của mình, bạn truy cập Nghỉ ‣ Nghỉ của tôi ‣ Đề nghị cấp phát.

Lựa chọn một đề nghị cấp phát, bạn sẽ thấy các thông tin mình đã điền trước đó. Tại đây bạn có thể theo dõi các trạng thái của đề nghị cấp phát đã tạo:

• Cần duyệt: Khi một đề nghị cấp phát được tạo.

• Chờ duyệt: Khi đề nghị cấp phát được xác nhận.

• Được duyệt: Khi đề nghị cấp phát được người quản lý phê duyệt.

• Bị từ chối: Khi người quản lý từ chối đề nghị cấp phát (chỉ hiển thị khi đề nghị bị từ chối).

Sau khi đề nghị cấp phát được xác nhận, hệ thống tự động sinh ra một ấn định hoạt động nhắc nhở người quản lý cần phê duyệt đề nghị này.

Trong trường hợp quản lý phê duyệt đề nghị cấp phát mà nhân viên đã tạo thì nhân viên có thể tiến hành tạo phiếu nghỉ.