Quy tắc tính toán Ngày giao hàng dự kiến¶

Khi doanh nghiệp của bạn nhận được một đơn đặt hàng, lúc này bạn phải lập kế hoạch cho từng giai đoạn mua hàng, sản xuất sản phẩm, đóng gói,... để giao cho khách hàng đúng hẹn. Để làm được như vậy bạn cần phải ước tính và lên lịch các khoảng thời gian cho từng giai đoạn một cách phù hợp.

Phần mềm Viindoo có khả năng lên lịch cho ngày giao hàng một cách linh hoạt, chính xác tùy theo mục đích sử dụng của người dùng. Điều đó giúp tăng uy tín cho doanh nghiệp của bạn trong mắt khách hàng. Nhiều khả năng họ sẽ đặt hàng lại khi họ biết hoạt động của bạn là đáng tin cậy.

Ý nghĩa và quy tắc tính toán¶

Trên sản phẩm cho phép bạn cấu hình một số thông tin để thiết lập ngày dự kiến giao hàng, nhận hàng hoặc sản xuất sản phẩm. Ngoài ra còn có thiết lập ngày giao hàng an toàn đóng vai trò dự phòng cho sự chậm trễ có thể xảy ra. Trước khi đi sâu vào cấu hình và ứng dụng thực tế của mỗi loại, đây là giải thích ngắn gọn về ý nghĩa của mỗi loại:

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp: thời gian nhà cung cấp cần để giao sản phẩm cho bạn. Ngày nhận hàng dự kiến trên đơn mua = Ngày đặt hàng + Thời gian giao hàng của nhà cung cấp.
Thời gian mua hàng để đảm bảo an toàn: thời gian bổ sung để giảm thiểu rủi ro khi nhà cung cấp chậm trễ. Khi bạn làm việc với những nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp có thời gian giao hàng không nhất quán thì thiết lập thời gian an toàn này là cần thiết. Ngày nhà cung cấp giao hàng (hạn chót) = Ngày nhận hàng dự kiến + Ngày an toàn.
Thời gian giao hàng cho khách hàng: số ngày hứa với khách hàng (tính theo ngày) từ lúc xác nhận đơn bán đến khi sản phẩm sẵn sàng được vận chuyển đến khách hàng. Ngày dự kiến giao hàng trên đơn bán = Ngày đặt hàng + Thời gian giao hàng cho khách hàng.
Thời gian an toàn cho bán hàng: thời gian an toàn được cấu hình trước để giảm rủi ro khi có sự chậm trễ giao hàng trong bán hàng. Ngày kế hoạch giao hàng trên yêu cầu giao hàng = Ngày dự kiến giao hàng - thời gian an toàn cho bán hàng.
Ngày an toàn sản xuất: thời gian dự kiến cần để sản xuất một sản phẩm. Thời gian này được đặt cho từng sản phẩm được sản xuất và không tính đến số lượng.
Thời gian sản xuất an toàn: thời gian bổ sung để giảm thiểu rủi ro chậm trễ sản xuất. Điều này rất hữu ích trong các trường hợp đặt hàng sản xuất số lượng lớn. Đây là một cài đặt duy nhất cho tất cả các đơn đặt hàng sản xuất. Ngày Lệnh sản xuất được lên kế hoạch = Ngày dự kiến yêu cầu giao hàng - Thời gian sản xuất - Thời gian sản xuất an toàn.

Thiết lập và cách hoạt động¶

Ước tính thời gian nhận hàng trong Mua hàng¶

Thời gian giao hàng của Nhà cung cấp¶

Thiết lập thời gian giao hàng của nhà cung cấp, vào Mua > Sản phẩm > Sản phẩm và lựa chọn sản phẩm cần thiết lập.

Tại tab Mua hàng, nhấn Thêm một dòng, một dòng mới được hiển thị, chọn Nhà cung cấp và chỉ định Thời gian giao hàng tại đó.

Ghi chú

Một sản phẩm có thể có các nhà cung cấp khác nhau với thời gian giao hàng khác nhau. Trong trường hợp cùng một nhà cung cấp nhưng có thời gian giao hàng khác nhau, hệ thống ưu tiên áp dụng thời gian giao hàng dựa trên các tiêu chí theo trình tự sau: khoảng thời gian áp dụng, số lượng và thứ tự sắp xếp từ trên xuống của bảng giá nhà cung cấp tại cấu hình của sản phẩm.

Thời gian mua hàng để đảm bảo an toàn¶

Thiết lập thời gian an toàn cho việc mua hàng, vào Kho vận > Cấu hình > Thiết lập, kích hoạt tính năng Thời gian mua hàng để đảm bảo an toàn. Sau đó nhập số ngày mong muốn và ấn Lưu.

Ứng dụng trong Mua hàng¶

Giả sử bạn có nhu cầu mua sản phẩm A từ nhà cung cấp X với các thiết lập như sau:

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp X với sản phẩm A: 4 ngày.
Thời gian mua hàng để đảm bảo an toàn: 1 ngày.
Ngày đặt hàng: 9/2/2022.

Thực hiện tạo đơn mua hàng từ nhà cung cấp X với sản phẩm A. Ngày nhận hàng sẽ được tự động tính toán (13/2/2022) = Ngày đặt hàng (9/2/2022) + Thời gian giao hàng (4 ngày).

Thực hiện xác nhận đơn mua hàng, một phiếu nhận hàng được tự động tạo ra. Trên phiếu nhận hàng này sẽ hiển thị hạn chót ngày nhận hàng (14/2/2022) = Ngày nhận hàng theo kế hoạch (13/2/2022) + thời gian an toàn cho mua hàng (1 ngày).

Phiếu giao hàng từ đơn mua hàng từ nhà cung cấp

Ước tính thời gian giao hàng trong Bán hàng¶

Thời gian giao hàng¶

Thiết lập thời gian giao hàng bằng cách vào Bán hàng > Sản phẩm > Sản phẩm và nhấn chọn một sản phẩm bất kỳ. Tại tab Kho vận trong chi tiết sản phẩm, nhập số ngày vào trường Thời gian giao hàng.

Thiết lập thời gian giao hàng trong sản phẩm

Thời gian an toàn cho Bán hàng¶

Để thiết lập, truy cập Kho vận > Cấu hình > Thiết lập, lựa chọn Thời gian An toàn cho Bán hàng, nhập số ngày mong muốn và ấn Lưu.

Ứng dụng trong Bán hàng¶

Ví dụ: Khách hàng Z đặt mua sản phẩm A có thiết lập như sau:

Thời gian giao hàng: 10 ngày.
Thời gian an toàn cho bán hàng: 1 ngày.
Ngày đặt hàng: 9/2/2022.

Trong phần mềm Bán hàng, thực hiện tạo đơn bán hàng sản phẩm A cho khách hàng Z. Tại tab Chi tiết đơn bán sẽ hiển thị thông tin thời gian cần (10 ngày) chính là khoảng thời gian giao hàng đã thiết lập cho sản phẩm A. Tại tab Thông tin khác, Ngày dự kiến giao hàng được tính toán tự động dựa trên thời gian giao hàng đã thiết lập trên sản phẩm (19/2/2022) = Ngày đặt hàng (9/2/2022) + Thời gian giao hàng (10 ngày). Ngoài ra còn có tùy chọn Ngày giao hàng cho phép tùy chỉnh lại thời gian giao hàng.

Ghi chú

Nếu không thay đổi thì ngày giao sẽ lấy theo thông tin của ngày dự kiến giao hàng.

Khi xác nhận đơn bán hàng, một phiếu giao hàng được tự động tạo ra. Phiếu giao hàng này sẽ có hạn chót ngày giao hàng (19/2/2022) = Ngày dự kiến giao hàng. Ngày kế hoạch giao hàng trên phiếu giao hàng (18/2/2022) = Ngày dự kiến giao hàng (19/2/2022) - Thời gian an toàn cho bán hàng (1 ngày).

Nếu thiết lập Ngày giao hàng sớm hơn Ngày dự kiến, sẽ xuất hiện một cảnh báo như sau:

Cảnh báo ngày giao hàng sớm hơn ngày dự kiến

Tuy nhiên, để đảm bảo tất cả những điều này hoạt động bình thường, cần tính toán và cấu hình thời gian an toàn phù hợp.

Giao nhiều sản phẩm¶

Trong thực tế có trường hợp khách hàng đặt nhiều sản phẩm cùng lúc nhưng lại muốn giao hàng cùng một lúc hoặc riêng lẻ. Ví dụ, ngày 12/2/2022 có một đơn đặt hàng gồm sản phẩm A và B. Thời gian giao hàng của sản phẩm A là 10 ngày, của sản phẩm B là 5 ngày.

Bạn có thể lựa chọn thiết lập một trong hai chính sách vận chuyển sau từ khu vực Thông tin khác của Đơn đặt hàng:

Khi tất cả sản phẩm đã sẵn sàng: giao toàn bộ hàng trong 1 lần. Phiếu giao hàng sẽ được lên lịch dựa trên sản phẩm cần thời gian giao hàng lâu nhất. Trong ví dụ trên thì ngày dự kiến giao hàng sẽ tính theo thời gian giao hàng của sản phẩm A là vào 22/2/2022.

Càng sớm càng tốt: giao hàng riêng lẻ. Hệ thống sẽ dựa vào sản phẩm có thời gian giao hàng ngắn nhất để xác định ngày giao hàng. Theo ví dụ trên, B là sản phẩm có số ngày giao hàng ít nhất. Vì vậy, ngày giao hàng dự kiến là 17/2/2022.

Ước tính thời gian sản xuất¶

Thời gian sản xuất¶

Để cấu hình, trên giao diện sản phẩm, bạn thêm số ngày vào trường Ngày an toàn sản xuất tại tab Kho vận.

Thời gian an toàn sản xuất¶

Để kích hoạt, vào Sản xuất > Cấu hình > Thiết lập, lựa chọn Thời gian sản xuất an toàn, nhập số ngày mong muốn và ấn Lưu.

Ứng dụng trong sản xuất¶

Giả sử bạn cần lên lịch sản xuất sản phẩm A để giao cho khách hàng ngày 22/2/2022 có thiết lập như sau:

Thời gian hoàn thành sản xuất: 10 ngày.
Thời gian an toàn cho sản xuất: 2 ngày.

Trên giao diện sản phẩm, ấn Tái cung ứng. Bạn điền số lượng sản phẩm, ngày theo kế hoạch: 22/2/2022 và lựa chọn tuyến ưu tiến Sản xuất.

Với thiết lập thời gian như trên thì lệnh sản xuất của A cần bắt đầu chậm nhất vào ngày 10/2/2022, đó là ngày dự kiến của Lệnh sản xuất = Ngày dự kiến yêu cầu giao hàng (22/2/2022) - Thời gian hoàn thành sản xuất (10 ngày) - Thời gian sản xuất an toàn (2 ngày).