Quy trình nhập kho 3 bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu kho)¶
Khi mua hàng, để xác định được phía nhà cung cấp có đáp ứng đúng yêu cầu về chất lượng hàng hoá hay không thì nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm một bước Kiểm soát chất lượng trong quy trình nhận hàng. Nắm bắt được nhu cầu đó, phần mềm quản lý kho hàng đã phát triển thêm Quy trình nhập kho ba bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu kho) để hỗ trợ người dùng quản lý kho hàng hiệu quả.
Quy trình Nhập kho ba bước: Sau khi đã nhận được hàng hoá và tập kết tại địa điểm đầu vào, sẽ tiến hành vận chuyển đến địa điểm để kiểm soát chất lượng. Nếu có vấn đề về việc hàng hoá không đạt tiêu chuẩn, bạn có thể trả lại số hàng đó. Sau khi việc kiểm tra đã hoàn tất, hàng hoá đạt yêu cầu sẽ được chuyển vào trong kho để lưu trữ.
Để kích hoạt Quy trình nhập kho ba bước:
Bạn truy cập vào ứng dụng Kho vận.
Vào menu .
Chọn kho bạn cần thiết lập
Tìm phần Lô hàng nhận, tích chọn Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước).
Ghi chú
Bạn cần kích hoạt tính năng Các tuyến nhiều bước trước khi chọn quy trình nhập kho.
Tham khảo thêm Hướng dẫn kích hoạt tính năng Các tuyến nhiều bước.
Khi bạn thiết lập quy trình nhập kho ba bước thành công sẽ có hai trường hợp xảy ra:
Nếu bạn thay đổi từ Nhận hàng trực tiếp (1 bước) sang Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước), hệ thống sẽ tự động tạo ra một địa điểm Đầu vào để tiếp nhận hàng hoá và một địa điểm Kiểm tra chất lượng.
Nếu bạn thay đổi từ Nhận hàng vào địa điểm đầu vào và lưu kho sau đó (2 bước) sang Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước), hệ thống sẽ chỉ tự động tạo ra một địa điểm Kiểm tra chất lượng vì trước đó đã có địa điểm Đầu vào.
Bạn có thể thay đổi tên địa điểm và cài đặt các cấu hình liên quan đến các kho này khi truy cập vào Ứng dụng Kho vận, vào menu và chọn kho bạn cần thay đổi.
Quy Trình Nhập Kho Ba Bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và lưu kho)¶
Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu nhận hàng liên kết với đơn mua vừa tạo. Bạn có thể ấn nút Nhận hàng hoặc chọn biểu tượng nhận hàng, cả hai cách đều hiển thị ra phiếu nhận hàng ở trạng thái Sẵn sàng khi bạn đang đứng ở ứng dụng Mua hàng. Phiếu nhận hàng này ghi nhận dịch chuyển hàng hóa từ địa điểm Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào.
Hàng hoá sẽ được vận chuyển qua 3 bước:
Bước một: nhận hàng từ Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào được hiển thị qua phiếu nhận WH/IN/00008 ở trạng thái Sẵn sàng.
Bước thứ hai: dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng và được hiển thị qua phiếu nhận WH/INT/00002 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.
Bước ba: sau khi đã rà soát xong sẽ chuyển hàng hoá vào Kho để lưu trữ và được hiển thị qua phiếu nhận WH/INT/00003 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.
Cả ba phiếu nhận này đều được dẫn chiếu qua Tài liệu nguồn đơn mua P00010.
Ghi chú
Nhân viên kho phải có phân quyền người dùng tại ứng dụng Mua hàng mới được nhận hàng từ giao diện đơn mua.
Để xem được các dịch chuyển nhập kho theo quy trình nhập kho ba bước, bạn truy cập Kho vận ‣ Giao nhận ‣ Dịch chuyển và tìm kiếm số đơn hàng mua theo bộ lọc Tài liệu nguồn.
Để theo dõi được một cách tổng quan hơn khi có nhiều phiếu nhận hàng ở các dịch chuyển khác nhau, bạn có thể vào ứng dụng Kho vận ‣ Tổng quan sẽ hiển thị các quy trình của kho dưới dạng thẻ kanban. Bạn có thể vừa xem phiếu nhận hàng tại mục Nhận hàng, đồng thời cũng có thể xem quá trình dịch chuyển hàng hoá giữa các kho từ địa điểm Đầu vào đến địa điểm Kiểm tra chất lượng rồi sau đó lưu Kho chính ở mục Dịch chuyển nội bộ.
Bước 1: Nhận hàng từ Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào¶
Tại bước này, bạn chọn thẻ Nhận hàng và ấn Chờ Xử lý, chọn phiếu nhận hàng cần thực hiện và ấn Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành. Như vậy bạn đã nhận hàng thành công từ nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào.
Bước 2: Dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng¶
Sau khi nhận hàng hoàn thành, phiếu dịch chuyển nội bộ từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Bạn vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.
Nếu trong quá trình kiểm tra có những hàng hoá không đạt chất lượng, bạn có thể trả lại hàng bằng cách ấn nút Trả hàng tại phiếu dịch chuyển từ địa điểm đầu vào đến điểm kiểm tra chất lượng. Sau đó bạn nhập số lượng hàng cần trả lại và ấn nút Trả hàng.
Bước 3: Chuyển hàng vào kho để lưu trữ¶
Khi đã hoàn tất các công đoạn kiểm tra chất lượng, hàng hoá sẽ được vận chuyển vào Kho chính để lưu kho cũng chính là bước cuối cùng của quy trình nhập kho ba bước. Phiếu dịch chuyển nội bộ từ điểm Kiểm tra chất lượng đến Kho chính sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Như hai bước nhập kho ở trên, vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.
