Quy trình nhập kho 3 bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu kho)

Module cần cài đặt

Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:

Khi mua hàng, để xác định được phía nhà cung cấp có đáp ứng đúng yêu cầu về chất lượng hàng hoá hay không thì nhiều doanh nghiệp đã bổ sung thêm một bước Kiểm soát chất lượng trong quy trình nhận hàng. Nắm bắt được nhu cầu đó, phần mềm quản lý kho hàng đã phát triển thêm Quy trình nhập kho ba bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng, lưu kho) để hỗ trợ người dùng quản lý kho hàng hiệu quả.

Quy trình Nhập kho ba bước: Sau khi đã nhận được hàng hoá và tập kết tại địa điểm đầu vào, sẽ tiến hành vận chuyển đến địa điểm để kiểm soát chất lượng. Nếu có vấn đề về việc hàng hoá không đạt tiêu chuẩn, bạn có thể trả lại số hàng đó. Sau khi việc kiểm tra đã hoàn tất, hàng hoá đạt yêu cầu sẽ được chuyển vào trong kho để lưu trữ.

Để kích hoạt Quy trình nhập kho ba bước:

  1. Bạn truy cập vào ứng dụng Kho vận.

  2. Vào menu Cấu hình ‣ Kho hàng.

  3. Chọn kho bạn cần thiết lập

  4. Tìm phần Lô hàng nhận, tích chọn Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước).

Kích hoạt nhận kho ba bước Kho Viindoo

Khi bạn thiết lập quy trình nhập kho ba bước thành công sẽ có hai trường hợp xảy ra:

  • Nếu bạn thay đổi từ nhận hàng trực tiếp (1 bước) sang Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước), hệ thống sẽ tự động tạo ra một địa điểm Đầu vào để tiếp nhận hàng hoá và một địa điểm Kiểm tra chất lượng.

  • Nếu bạn thay đổi từ nhận hàng vào địa điểm đầu vào và lưu kho sau đó (2 bước) sang Nhận hàng vào địa điểm đầu vào, rồi đưa qua địa điểm chất lượng và lưu kho sau đó (3 bước), hệ thống sẽ chỉ tự động tạo ra một địa điểm Kiểm tra chất lượng vì trước đó đã có địa điểm Đầu vào.

Bạn có thể thay đổi tên địa điểm và cài đặt các cấu hình liên quan đến các kho này khi truy cập vào Ứng dụng Kho vận, vào menu Cấu hình ‣ Địa điểm và chọn kho bạn cần thay đổi.

Thay đổi thông tin địa điểm Kho Viindoo

Quy Trình Nhập Kho Ba Bước (Nhận hàng, kiểm tra chất lượng và lưu kho)

Sau khi xác nhận báo giá, hệ thống sẽ tự động sinh ra một phiếu nhận hàng liên kết với đơn mua vừa tạo. Bạn có thể ấn nút Nhận hàng hoặc chọn biểu tượng nhận hàng, cả hai cách đều hiển thị ra phiếu nhận hàng ở trạng thái Sẵn sàng khi bạn đang đứng ở ứng dụng Mua hàng. Phiếu nhận hàng này ghi nhận dịch chuyển hàng hóa từ địa điểm Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào.

Phiếu nhận hàng khi xác nhận đơn mua Kho Viindoo

Hàng hoá sẽ được vận chuyển qua 3 bước:

  • Bước một: nhận hàng từ Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào được hiển thị qua phiếu nhận WH/IN/00008 ở trạng thái Sẵn sàng.

  • Bước thứ hai: dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng và được hiển thị qua phiếu nhận WH/INT/00002 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.

  • Bước ba: sau khi đã rà soát xong sẽ chuyển hàng hoá vào Kho để lưu trữ và được hiển thị qua phiếu nhận WH/INT/00003 ở trạng thái Chờ hoạt động khác.

Để kiểm tra thông tin các phiếu nhập kho gắn tới đơn mua, truy cập Kho vận ‣ Giao nhận ‣ Dịch chuyển, tìm kiếm theo tiêu chí mã đơn mua tại thanh tìm kiếm .

Quy trình dịch chuyển hàng hoá Kho Viindoo

Ghi chú

Để theo dõi được một cách tổng quan hơn khi có nhiều phiếu nhận hàng ở các dịch chuyển khác nhau, bạn có thể vào ứng dụng Kho vận ‣ Tổng quan sẽ hiển thị các quy trình của kho dưới dạng thẻ kanban. Bạn có thể vừa xem phiếu nhận hàng tại mục Nhận hàng, đồng thời cũng có thể xem quá trình dịch chuyển hàng hoá giữa các kho từ địa điểm Đầu vào đến địa điểm Kiểm tra chất lượng rồi sau đó lưu Kho chính ở mục Dịch chuyển nội bộ.

Tổng quan kho Inventory Viindoo

Bước 1: Nhận hàng từ Nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào

Tại bước này, bạn chọn thẻ Nhận hàng và ấn Chờ Xử lý, chọn phiếu nhận hàng cần thực hiện và ấn Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành. Như vậy bạn đã nhận hàng thành công từ nhà cung cấp đến địa điểm Đầu vào.

Xác nhận phiếu giao hàng Kho Viindoo Nhận hàng hoàn thành Kho Viindoo

Bước 2: Dịch chuyển hàng hoá từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng

Sau khi nhận hàng hoàn thành, phiếu dịch chuyển nội bộ từ địa điểm Đầu vào đến điểm Kiểm tra chất lượng sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Bạn vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.

Xác nhận dịch chuyển sang địa điểm kho Kiểm định chất lượng Kho Viindoo Hoàn thành dịch chuyển sang địa điểm kho Kiểm định chất lượng Kho Viindoo

Nếu trong quá trình kiểm tra có những hàng hoá không đạt chất lượng, bạn có thể trả lại hàng bằng cách ấn nút Trả hàng tại phiếu dịch chuyển từ địa điểm đầu vào đến điểm kiểm tra chất lượng. Sau đó bạn nhập số lượng hàng cần trả lại và ấn nút Trả hàng.

Trả lại hàng Kiểm định chất lượng Kho Viindoo Xác nhận trả hàng Kho Viindoo

Bước 3: Chuyển hàng vào kho để lưu trữ

Khi đã hoàn tất các công đoạn kiểm tra chất lượng, hàng hoá sẽ được vận chuyển vào Kho chính để lưu kho cũng chính là bước cuối cùng của quy trình nhập kho ba bước. Phiếu dịch chuyển nội bộ từ điểm Kiểm tra chất lượng đến Kho chính sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Sẵn sàng. Như hai bước nhập kho ở trên, vào mục Dịch chuyển nội bộ ‣ Chờ Xử lý, chọn phiếu dịch chuyển cần thực hiện và ấn nút Xác nhận, phiếu sẽ chuyển sang trạng thái Hoàn thành.

Xác nhận lưu kho Kho Viindoo Hoàn thành lưu kho Kho Viindoo