Kích hoạt tính năng Đa đơn vị¶
Sản phẩm trong doanh nghiệp rất đa dạng, bạn có thể nhập mua theo kiện nhưng lại bán theo gói và quản lý tồn kho theo từng chiếc. Phần mềm quản lý Kho của Viindoo hỗ trợ việc thiết lập đơn vị tính trên từng sản phẩm, người dùng không cần quan tâm đến việc rà soát lại xem việc quy đổi sản phẩm này có đúng hay không.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Kích hoạt tính năng Đơn vị tính¶
Bạn truy cập Ứng dụng Kho vận ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập, sau đó chọn Đơn vị tính và bấm Lưu. Bây giờ bạn có thể lựa chọn đơn vị tính ở nhiều nơi khác nhau (ví dụ: dịch chuyển kho, đơn hàng bán, đơn hàng mua, v.v..).
Tạo mới Đơn vị tính¶
Trong hệ thống phần mềm Quản trị Doanh nghiệp Viindoo có khái niệm nhóm đơn vị tính, để quy hoạch các đơn vị cùng loại. Với mỗi nhóm đơn vị tính này sẽ có một đơn vị được lấy làm gốc để thực hiện quy đổi, thiết lập mặc định sẵn trên hệ thống. Nếu những nhóm đơn vị tính có sẵn trong hệ thống không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể thực hiện tạo mới. Các nhóm đơn vị tính đã có sẵn trên hệ thống bao gồm:
Đơn vị;
Khối lượng;
Thời gian làm việc;
Chiều dài/Khoảng cách;
Diện tích;
Thể tích;
Thuê bao;
Thuê bao người dùng.
Truy cập Kho vận ‣ Cấu hình ‣ Nhóm đơn vị, lựa chọn nhóm đơn vị và ấn Sửa.
Tại tab Đơn vị tính, ấn Thêm một dòng để bắt đầu tạo một đơn vị tính mới.
Trong đó:
Nhóm đơn vị tính: Tên nhóm đơn vị tính;
Nối tên: Nếu tích chọn, tên hiển thị của các đơn vị tính thuộc nhóm này sẽ được nối thêm tên của nhóm.
Đơn vị tính: Tên đơn vị tính.
Kiểu: Xác định đơn vị mới này lớn hơn hay nhỏ hơn đơn vị gốc.
Tỷ lệ: Thể hiện tỷ lệ quy đổi giữa đơn vị gốc và đơn vị tính đang tạo. Ví dụ: đơn vị tính này lớn hơn đơn vị gốc bao nhiêu lần.
Hiệu lực: Mặc định tích chọn nếu đơn vị tính này được đưa vào sử dụng.
Độ chính xác làm tròn: Tùy từng loại đơn vị tính sẽ có độ làm tròn khác nhau. Nếu trong trường hợp đơn vị tính của bạn không thể chia nhỏ hơn nữa, thì độ chính xác làm tròn bằng 1.
Ví dụ 1: Sản phẩm Màn hình Samsung, đơn vị tính nhỏ nhất quy định là cái. Thực tế quản lý tồn kho theo cái, và bản chất của sản phẩm hay đơn vị tính thì không thể chia nhỏ hơn nữa, nên độ chính xác làm tròn bằng 1.
Ví dụ 2: Sản phẩm Dầu nhớt thủy lực nhập mua theo thùng (1 thùng = 18 Lít). Quản lý các hoạt động kho của sản phẩm này theo đơn vị Lít. Tuy nhiên, nhỏ hơn Lít có đơn vị Mililit. Khi xuất kho sản phẩm này, bạn vẫn có thể xuất 1.6 Lít hay 1.06 Lít để sử dụng. Tùy theo nhu cầu quản lý của bạn cho sản phẩm này, bạn xác định độ chính xác làm tròn cho đơn vị Lít là 0.1 hay 0.01.
Ghi chú
Chỉ các đơn vị trong cùng một nhóm đơn vị tính mới có thể quy đổi lẫn nhau.
Gắn Đơn vị tính trên sản phẩm¶
Trên giao diện sản phẩm trong Viindoo, bạn có thể lựa chọn các đơn vị tính phù hợp theo mục đích sử dụng.
Ví dụ: Bạn có một sản phẩm là Màn hình Desktop của Samsung: nhập mua theo kiện 10 cái, bán theo cái, quản lý kho theo cái. Lúc này bạn có thể thiết lập như sau:
Bước 1: Truy cập Kho vận ‣ Cấu hình ‣ Nhóm đơn vị để kiểm tra danh sách nhóm và đơn vị tính có sẵn trên hệ thống. Trong trường hợp không có đơn vị phù hợp , bạn tạo đơn vị tính mới.
Ghi chú
- Để việc quy đổi chính xác, trước hết bạn cần xác định:
Nhóm đơn vị tính mình muốn tạo là nhóm nào;
Đơn vị gốc của đơn vị tính bạn chuẩn bị tạo mới là gì.
Bước 2: Giả sử tạo mới sản phẩm. Truy cập Kho vận ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm ‣ Tạo.
Trong đó:
Đơn vị tính: Đơn vị đo mặc định dùng cho tất cả các hoạt động kho (nhận hàng, giao hàng, giao nhận hàng hóa trong các kho nội bộ,v.v..).
Đơn vị tính mua hàng: Đơn vị tính được sử dụng khi mua hàng.
Ghi chú
Đơn vị tính mua hàng và Đơn vị tính dùng cho các hoạt động kho khác của cùng một sản phẩm phải thuộc cùng một nhóm đơn vị tính để đảm bảo thực hiện quy đổi được đơn vị trong hệ thống.
Chọn đơn vị tính trên đơn mua¶
Sau khi đã tạo mới sản phẩm, bạn có thể tạo mới một đơn mua.
Ngay khi chọn sản phẩm trên đơn mua, hệ thống sẽ tự động đề xuất đơn vị tính mua hàng đã được thiết lập trên sản phẩm. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể chọn các đơn vị khác cùng nhóm đơn vị tính cho sản phẩm đó.
Ghi chú
Nên sử dụng các đơn vị tính đã được lựa chọn trên thông tin của sản phẩm.
Chọn đơn vị tính trên đơn bán¶
Việc lựa chọn đơn vị tính trên đơn bán cũng tương tự như trên đơn mua.
Chọn đơn vị tính khi thực hiện Tái cung ứng thủ công trực tiếp trên sản phẩm¶
Trong hoạt động kho thường ngày, có những tình huống bạn đột xuất bị thiếu hàng và cần tái cung ứng từ việc mua thêm hàng hoặc từ một kho nào khác trong hệ thống kho của bạn. Khi đó bạn có thể sử dụng chức năng tái cung ứng thủ công theo nhu cầu.
Tái cung ứng 10 cái Màn hình Samsung;
Hoặc 1 kiện 10 cái Màn hình Samsung.
Sau khi xác nhận tái cung ứng, hệ thống sẽ tự động tạo mới báo giá hay dịch chuyển kho nội bộ với số lượng đã nhập.