Hướng dẫn thiết lập và quản lý Thanh toán bằng tiền mặt¶
Trước khi mở phiên các điểm bán cần có một khoản tiền quỹ cố định để trả lại khi giao dịch với khách hàng. Khi đóng phiên cũng sẽ cần phải kiểm kê lại số tiền quỹ này. Vì thế phần mềm bán hàng POS cung cấp tính năng Quản lý thanh toán bằng tiền mặt để kiểm soát quỹ tiền mặt ổn định, tránh bị thất thoát tại các phiên bán hàng.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Thiết lập kiểm soát tiền tệ cho một điểm bán lẻ¶
Để quản lý dòng tiền trên một điểm bán lẻ hiệu quả, bạn cần thiết lập các phương thức làm tròn tiền cũng như thiết lập các loại tiền tệ được sử dụng trong các phiên bán hàng.
Ngoài ra, bạn có thể cài đặt khoản tiền chênh lệch tối đa được phép giữa số tiền dự tính và thu được trong khi đóng phiên. Để thiết lập, truy cập Điểm bán lẻ > Cấu hình > Điểm bán lẻ.
Chọn một điểm bán lẻ cần thiết lập, di chuyển tới mục Thanh toán, kích hoạt Đặt chênh lệch tối đa và thiết lập khoản tiền chênh lệch mà cửa hàng cho phép ghi nhận khi đóng phiên.
Quản lý tiền mặt¶
Sau khi kích hoạt tính năng thành công, mở một phiên bán hàng mới. Hệ thống sẽ yêu cầu nhập số tiền quỹ mặc định để mở phiên. Bạn nhập số tiền và ghi chú (nếu có), sau đó ấn Mở để bắt đầu phiên bán hàng.
Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thực hiện việc kiểm quỹ đầu phiên và ghi nhận số lượng của từng loại tiền có trong quỹ trước khi bắt đầu mở một phiên bán hàng mới.
Trong một phiên bán hàng, là một quản lý, bạn có thể sẽ cần sử dụng tiền mặt tại quầy cho các tình huống phát sinh như nhận hàng chuyển phát nhanh, sửa chữa nhỏ tại cửa hàng, v.v. và hoàn trả tiền về quỹ ngay sau đó. Bạn có thể sử dụng tính năng Thêm tiền/Rút tiền cho các mục đích này.
Ghi chú
Chỉ người dùng có với quyền Quản trị viên trên ứng dụng Quản lý Điểm bán hàng có thể sử dụng tính năng này.
Để kết thúc một phiên bán hàng, ấn Đóng. Trên cửa sổ Kiểm soát đóng, nhân viên bắt đầu quy trình kiểm kê tiền mặt bằng việc đếm lại số lượng tiền thu được trong ngày:
Được mong đợi: Lượng tiền mong đợi thu được trong ngày với từng phương thức thanh toán, bao gồm khoản tiền mở đầu phiên và lượng tiền thu được từ các giao dịch bán hàng.
Đã đếm: Số tiền thực tế mà nhân viên thu được sau khi đóng phiên.
Chênh lệch: Khoản tiền chênh lệch giữa lượng tiền được mong đợi và lượng tiền đã đếm.
Bạn cũng có thể chọn biểu tượng máy tính để bắt đầu kiểm kê lượng tiền mặt trong quỹ rồi bấm Xác nhận.
Chi tiết về tổng số lượng tiền mặt có trong quỹ sẽ được hiển thị tại mục Ghi chú trên cửa sổ Kiểm soát đóng.
Số dư chênh lệch bằng 0¶
Chọn Đóng phiên để kết thúc phiên bán hàng, bút toán sổ nhật ký tương ứng phát sinh trong phiên bán sẽ được tự động vào sổ.
Số dư chênh lệch lớn hơn số tiền chênh lệch được phép¶
Cửa sổ yêu cầu nhân viên liên hệ với quản lý cửa hàng để xử lý khoản số dư chênh lệch sẽ hiện lên.
Số dư chênh lệch nhỏ hơn số tiền chênh lệch được phép¶
Nhân viên cửa hàng cần chọn Chấp nhận chênh lệch thanh toán và vào sổ bút toán lãi/lỗ trước khi bấm Đóng phiên.
Hệ thống sẽ hiển thị yêu cầu đóng phiên thủ công, sau khi bấm Đồng ý, trạng thái của phiên bán hàng sẽ chuyển sang Đóng kiểm soát.
Tài thời điểm này, với cương vị quản lý cửa hàng, bạn cần xác nhận số dư kết phiên và vào sổ các bút toán liên quan bằng cách bấm Đóng phiên & Vào sổ bút toán. Các bút toán lỗ/lãi phát sinh sẽ được vào sổ tự động và phiên bán hàng chính thức được kết thúc.
Truy cập tới Bút toán phát sinh để xem các bút toán tương ứng.
Số tiền mặt kiểm đếm thành công ở cuối phiên sẽ được hệ thống tự động gợi ý khi mở phiên tiếp theo. Số tiền này có thể thay đổi dựa vào tình hình mở phiên lúc đó.