Hướng dẫn thiết lập và quản lý Thanh toán bằng tiền mặt

Trước khi mở phiên các điểm bán cần có một khoản tiền quỹ cố định để trả lại khi giao dịch với khách hàng. Khi đóng phiên cũng sẽ cần phải kiểm kê lại số tiền quỹ này. Vì thế phần mềm bán hàng POS cung cấp tính năng Quản lý thanh toán bằng tiền mặt để kiểm soát quỹ tiền mặt ổn định, tránh bị thất thoát tại các phiên bán hàng.

Kích hoạt tính năng

Để kích hoạt tính năng Quản lý thanh toán bằng tiền mặt, truy cập ứng dụng Điểm bán lẻ ‣ Cấu hình ‣ Điểm bán lẻ, chọn điểm bán bạn cần thiết lập và nhấn Sửa. Tại mục Thanh toán tích chọn Kiểm soát tiền mặt nâng cao.

Điền số tiền tại dòng Chênh lệch được phép. Ở đây cho phép người quản lý kiểm soát số tiền chênh lệch của nhân viên khi đóng phiên. Sẽ có hai trường hợp xảy ra:

• Để trống Chênh lệch được phép: Nếu cuối ngày tổng kết có số tiền chênh lệch với số tiền trên lý thuyết, hệ thống vẫn cho phép đóng phiên.

• Điền Chênh lệch được phép: Cuối ngày nhân viên đóng phiên mà số tiền chênh lệch lớn hơn số tiền được thiết lập tại đây thì hệ thống sẽ gửi cảnh báo. Nhân viên đó sẽ không thể đóng phiên được và phải báo cáo lại với quản lý để xử lý.

Quản lý tiền mặt

Sau khi kích hoạt tính năng thành công, mở một phiên bán hàng mới. Hệ thống sẽ hỏi yêu cầu nhập số tiền quỹ mặc định để mở phiên. Bạn nhập số tiền và ghi chú (nếu có), sau đó ấn Mở để bắt đầu bán hàng. Để xem chi tiết hướng dẫn mở phiên bán hàng, xem tại: Quy trình bán hàng trong Điểm bán lẻ của Viindoo.

Khi thực hiện quy trình đóng phiên, ấn Cuối phiên. Xem chi tiết hướng dẫn đóng phiên tại: Quy trình bán hàng trong Điểm bán lẻ của Viindoo. Tại mục Kiểm soát tiền mặt nhân viên thực hiện kiểm đếm lại số tiền đã thu được trong ngày hôm đó:

• Giao dịch: Tổng số tiền mà nhân viên thu được trong phiên bán được ghi nhận trên phần mềm.

• Tiền mặt lý thuyết: Bao gồm tổng số tiền giao dịch và số tiền quỹ ban đầu khi mở phiên.

• Tiền mặt thực tế: Số tiền thực tế mà nhân viên thu được sau khi đóng phiên.

Sau đó ấn Thiết lập Tiền mặt đóng phiên. Nhân viên sẽ nhập số lượng và mệnh giá tiền mặt cuối phiên và ấn Xác nhận.

Trường hợp Số dư trước khi đóng phiên nhỏ hơn số tiền chênh lệch được phép hoặc bằng 0 đồng.

• Nhân viên có thể ấn Đóng phiên và vào sổ bút toán, phiên bán hàng được đóng thành công và bút toán được vào sổ tự động.

Trường hợp Số dư trước khi đóng phiên lớn hơn số tiền chênh lệch được phép.

• Khi nhân viên ấn Đóng phiên và vào sổ bút toán, phần mềm sẽ cảnh báo lỗi.

• Nhân viên cần đếm lại số tiền. Nếu Đóng phiên và vào sổ bút toán vẫn lớn hơn số tiền chênh lệch được phép, nhân viên cần liên hệ với quản lý để xử lý.

• Người quản lý có thể giải quyết như sau:

  • Truy cập Điểm bán hàng > Đơn bán > Phiên, tìm đến phiên mà nhân viên thông báo. Lúc này phiên đang ở tình trạng Đóng kiểm soát.

  • Bấm vào Đóng phiên & Vào sổ bút toán, sau đó bấm Xác nhận đóng phiên.

  • Phiên bán hàng lúc này đã được đóng. Bạn có thể bấm vào Bút toán phát sinh trên giao diện phiên để xem các bút toán phát sinh liên quan.

Số tiền mặt kiểm đếm thành công ở cuối phiên sẽ được hệ thống tự động gợi ý khi mở phiên tiếp theo. Số tiền này có thể thay đổi dựa vào tình hình mở phiên lúc đó.

Xem thêm

• Các bước tạo Hóa đơn từ giao diện ứng dụng Điểm bán lẻ