Tạo mô hình đối soát¶
Như các bạn đã biết, tính năng Đối soát sao kê ngân hàng của phần mềm Viindoo giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát số liệu tiền vào ra đơn giản hơn. Trong quá trình đó, có những giao dịch thường xuyên phát sinh hoặc có tính chất chu kỳ lặp lại thì kế toán thường mất công nhặt số để hạch toán như Phí ngân hàng, Lãi tiền gửi... Việc thiết lập sẵn các Mô hình đối soát sẽ giúp những công việc này của Kế toán quỹ nhanh, gọn, nhẹ hơn rất nhiều.
Các kiểu mô hình đối soát¶
Tạo thủ công một write-off khi bấm nút.
Giá trị đối ứng đề nghị.
Khớp hóa đơn hiện có.
Tạo thủ công một write-off khi bấm nút¶
Để tạo mô hình đối soát mới, trên ứng dụng Kế toán với phân quyền Quản trị viên bạn có thể truy cập theo hai cách như sau:
Cách 1: , trên Sổ nhật ký kiểu Ngân hàng hoặc Tiền mặt bạn nhấn vào Dấu ba chấm và chọn Mô hình Đối soát.
Cách 2: .
Nhấn nút Tạo và nhập các thông tin cần thiết như sau:
Thông tin mô hình đối soát:
Tên: Nhập tên ngắn gọn, dễ hiểu.
Kiểu: Chọn Tạo thủ công một write-off khi bấm nút.
Chờ kiểm tra: Nếu tích chọn, bút toán tạo ra từ mô hình đối soát này sẽ được tích vào trường Chờ kiểm tra ở tab Thông tin khác, với mục đích đánh dấu chờ người dùng kiểm tra lại toàn bộ thông tin.
Điều kiện để khớp giao dịch:
Sổ nhật ký: Đối tượng đối soát sẽ chỉ hiển thị với Sổ nhật ký được chọn.
Giá trị đối ứng:
Tài khoản: Chọn Tài khoản đối ứng với Tài khoản tiền.
Kiểu Giá trị đối soát: Lựa chọn điều kiện phù hợp
Cố định: Sử dụng trong trường hợp bạn thường xuyên có các khoản giao dịch cố định;
Phần trăm của số dư: Sử dụng trong trường hợp hệ thống tính toán tỉ lệ phần trăm dựa vào tổng giá trị giao dịch ngân hàng cần đối soát.
Lấy từ nhãn: Dùng để lấy giá trị theo tiêu chí nhất định trong nhãn của sao kê (Ví dụ: Lấy các giá trị số (Số tiền) có trên nhãn của sao kê). Để viết được công thức này bạn cần có kiến thức về Regex, bạn có thể tham khảo tại bài viết này.
Tài khoản KT Quản trị: Phục vụ cho việc phân tích và quản lý theo nhu cầu của Người Quản trị.
Thẻ TK Quản trị: Phục vụ cho mục đích phân loại, tìm kiếm.
Nhãn phát sinh KT: Nội dung bút toán kế toán được tạo ra.
Nhấn Lưu. Mô hình đối soát tạo write-off với nút bấm đã được tạo.
Khi bạn đối soát một phát sinh từ sao kê ngân hàng, bạn có thể sử dụng các nút có sẵn trong tab Hoạt động thủ công để tự động điền tất cả các thông tin đã được thiết lập trên mô hình.
Bạn kiểm tra lại lần cuối số dư đầu kỳ, cuối kỳ trên sao kê và nhấp Xác nhận. Tình trạng của sao kê sẽ chuyển từ Đang xử lý sang Đã xác nhận. Chi tiết bạn xem thêm tại Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng.
Giá trị đối ứng đề nghị¶
Loại mô hình đối soát này gợi ý ngay lập tức các giá trị đối ứng cần được xác nhận. Việc tự động hóa này dựa trên một tập hợp các điều kiện được thiết lập trên Mô hình đối soát.
Thông tin mô hình đối soát:
Tên: Nhập tên ngắn gọn, dễ hiểu.
Kiểu: Chọn Giá trị đối ứng đề nghị.
Tự động xác nhận: Nếu tích chọn, khi kích đối soát trên sao kê, hành động đối soát được tự động xác nhận và tạo ra phát sinh kế toán theo các thiết lập của Mô hình đối soát.
Điều kiện để khớp giao dịch:
Sổ nhật ký: Đối tượng đối soát sẽ chỉ hiển thị với Sổ nhật ký được chọn.
Tổng tự nhiên: Đối tượng đối soát chỉ được áp dụng cho các giao dịch có loại là:
Số tiền đã nhận: Chỉ áp dụng cho các khoản tiền được nhận về.
Số tiền đã trả: Chỉ áp dụng cho các khoản tiền đã chi ra.
Số tiền đã trả/đã nhận: Áp dụng cho cả 2 trường hợp.
Tổng: Đối tượng đối soát sẽ chỉ được áp dụng khi số tiền nhỏ hơn, lớn hơn hoặc nằm trong khoảng được chỉ định.
Nhãn: Đối tượng đối soát sẽ được tự động xác nhận nếu trong phần nội dung giao dịch có:
Chứa: Trong nội dung phải có một đoạn nội dung được nhập ở trường này.
Không chứa: Trong nội dung không có đoạn nội dung được nhập ở trường này.
Khớp Regex: Xác định nội dung theo quy tắc riêng của bạn.
Ghi chú
Regex là viết tắt của chữ Regular Expression, tên thuần Việt là Biểu thức chính quy. Regular Expression cực kỳ hữu ích trong việc trích xuất thông tin từ 1 đoạn text. Nó tìm kiếm những ký tự trong đoạn text phù hợp với một quy tắc cụ thể.
Ghi chú: Đối tượng đối soát sẽ chỉ được áp dụng khi ghi chú thỏa mãn điều kiện (tương tự như điều kiện về Nhãn).
Kiểu giao dịch: Đối tượng đối soát sẽ chỉ được áp dụng với các giao dịch thỏa mãn điều kiện (tương tự như điều kiện về Nhãn).
Có đối tác: Nếu tích chọn, cơ chế đối soát chỉ áp dụng cho các đối tượng thuộc loại Khách hàng/Nhà cung cấp. Các đối tượng này có thể được thu hẹp với điều kiện:
Hạn chế các đối tác.
Hạn chế các nhóm đối tác.
Giá trị đối ứng: Tham khảo tại mô hình Tạo thủ công một write-off khi bấm nút.
Khớp đối tác: Bạn có thể tạo nhiều dòng điều kiện khớp đối tác, mỗi dòng là một đối tác tương ứng với điều kiện tìm trong Nhãn, Ghi chú.
Bấm Lưu. Với ví dụ như hình ảnh trên, điều kiện trên mô hình đối soát là:
Nhãn chứa chữ: Phí.
Giá trị đối ứng:
Tài khoản đối ứng: 6425
Kiểu tổng: Phần trăm của số dư.
Tổng: 100
Khi bạn tạo sao kê và kích chọn Đối soát, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và khớp các dòng phát sinh với sao kê như hình ảnh dưới đây.
Cuối cùng, bạn cần xác nhận sao kê ngân hàng để kết thúc hoạt động đối soát.
Khớp hóa đơn hiện có¶
Loại mô hình đối soát này sẽ tự động chọn đúng Hóa đơn Khách hàng hoặc Hóa đơn Nhà cung cấp phù hợp với khoản thanh toán. Thiết lập Mô hình này cũng tương tự như phần thiết lập cho Mô hình Gợi ý giá trị đối ứng. Tuy nhiên, bạn cần chú ý một số trường sau:
Thông tin mô hình đối soát
Giới hạn tháng quá khứ: Số tháng trong quá khứ để xem xét các phát sinh kế toán khi áp dụng điều kiện này.
Khớp lệnh: Lựa chọn trình tự để khớp các thanh toán, gồm 2 lựa chọn:
Cũ nhất trước tiên.
Mới nhất trước tiên.
Điều kiện khớp giao dịch
Khớp chung loại tiền tệ: Nếu tích chọn, chỉ những phát sinh có cùng loại tiền tệ mới được đối soát.
Tổng tiền khớp: Đề xuất số dư còn lại để khớp với số tiền trong sổ quỹ. Tham số này sẽ được bỏ qua trong trường hợp nội dung giao dịch khớp chính xác với các bút toán hiện có.
Khớp hóa đơn với: Nếu tích chọn sẽ tăng khả năng tìm kiếm chính xác hóa đơn khớp với thanh toán.
Điền thông tin Khớp đối tác theo hướng dẫn tại đây.
Bấm Lưu. Lúc này, khi đối soát từ sao kê ngân hàng, bạn cần phải nhập đầy đủ tên của Khách hàng và Nhà cung cấp. Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và khớp với đúng hóa đơn đã được tạo ra trước đó.
Ấn Xác nhận để hoàn thành đối soát và ấn Xác nhận trên sao kê ngân hàng.
Xem thêm