Tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel với Viindoo¶
Ngày nay, hóa đơn điện tử là một xu hướng tất yếu trong công cuộc chuyển đổi số. Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp tích hợp với các phần mềm quản trị doanh nghiệp, phần mềm kế toán..., giúp đồng bộ dữ liệu, tối ưu về thời gian khi sử dụng và tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành, lưu trữ cho Doanh nghiệp. Đối với Cơ quan nhà nước, hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý minh bạch các giao dịch mua bán. Đáp ứng nhu cầu về quản lý hóa đơn điện tử của Doanh nghiệp, Viindoo có giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử vào hệ thống phần mềm quản trị Viindoo. Không chỉ tích hợp hóa đơn điện tử cho các Doanh nghiệp tại Việt Nam, Viindoo cũng hỗ trợ định dạng hóa đơn theo chuẩn dữ liệu điện tử cho các quốc gia khác trên thế giới với các mô-đun bản địa hóa.
Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về cách Tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel với Viindoo.
Tích hợp hóa đơn điện tử S-Invoice¶
Cài đặt mô-đun¶
Truy cập vào Ứng dụng, tìm E-Invoice - Viettel S-Invoice trên thanh tìm kiếm và nhấn Cài đặt.
Khai báo thông tin tích hợp¶
Sau khi cài đặt mô-đun S-Invoice, bạn tiến hành khai báo thông tin Hóa đơn điện tử theo đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Hóa đơn điện tử.
Thực hiện khai báo theo các bước sau:
Bước 1: Dịch vụ hóa đơn điện tử¶
Tại đây bạn sẽ thấy danh sách hai phiên bản Dịch vụ hóa đơn điện tử S-Invoice đang được Phần mềm Viindoo hỗ trợ.
Việc khai báo thông tin cho 2 phiên bản này là tương tự nhau, chỉ khác nhau ở đường dẫn API (API URL) mà Viettel cung cấp cho Doanh nghiệp của bạn.
API URL của S-Invoice v1: https://demo-sinvoice.viettel.vn:8443/;
API URL của S-Invoice v2: https://api-vinvoice.viettel.vn/services/einvoiceapplication/api/.
Việc khai báo các thông tin sau đây cho 2 phiên bản là tương tự nhau. Vì vậy, chúng ta cùng thực hiện khai báo, thiết lập các bước tiếp theo với phiên bản V2, phiên bản V1 bạn thực hiện tương tự.
Ghi chú
Các thông tin bạn dùng để khai báo trong hệ thống Viindoo (ví dụ: tên đăng nhập, mật khẩu, loại hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử,...) sẽ được cung cấp bởi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Thông tin thiết lập cho Hóa đơn điện tử dưới đây mang tính chất tham khảo cho chế độ kiểm thử;
Trong chế độ kiểm thử, Mã số thuế Doanh nghiệp của bạn là 0106026495-999.
Bước 2: Khai báo Ký hiệu/Mẫu/Loại hóa đơn điện tử¶
Khai báo Loại hóa đơn điện tử¶
Trên giao diện Loại hóa đơn điện tử, bạn nhấn Tạo để thêm loại hóa đơn điện tử mới, thuận tiện cho việc sử dụng và kê khai của mình.
Khai báo Mẫu hóa đơn điện tử¶
Trên giao diện Mẫu hóa đơn điện tử, bạn nhấn Tạo để khai báo mẫu hóa đơn mà Doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Khai báo Ký hiệu hóa đơn điện tử¶
Trên giao diện Ký hiệu hóa đơn điện tử, bạn thực hiện khai báo theo đúng ký hiệu hóa đơn Doanh nghiệp đã đăng ký với Cơ quan thuế.
Bước 3: Thiết lập trên Sổ nhật ký Hóa đơn Khách hàng¶
Bạn truy cập đường dẫn: Kế toán > Cấu hình > Sổ nhật ký, chọn đến sổ nhật ký Hóa đơn khách hàng. Tại tab Tích hợp hóa đơn điện tử, bạn điền các thông tin phục vụ cho việc phát hành hóa đơn điện tử.
Trong đó:
Vô hiệu hóa hóa đơn điện tử: Nếu được chọn, các hóa đơn thuộc sổ nhật ký này không xuất hiện tính năng phát hành hóa đơn điện tử;
Tự động phát hành: Nếu được chọn, sau 1 khoảng thời gian được thiết lập nhất định, các hóa đơn khách hàng được đã được xác nhận sẽ tự động chuyển thông tin lên hệ thống S-Invoice phát hành hóa đơn điện tử;
Tên dòng trên hóa đơn điện tử: Hành động này cho phép bạn chọn thông tin đưa lên trường mô tả Tên hàng hóa/dịch vụ trên hóa đơn điện tử:
Mô tả dòng hóa đơn: Nội dung tại trường Nhãn trong phiếu hóa đơn khách hàng sẽ được gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử;
Tên sản phẩm: Nội dung tên sản phẩm tại trường Sản phẩm trong phiếu hóa đơn khách hàng sẽ được gửi lên hệ thống hóa đơn điện tử.
Vô hiệu hóa hóa đơn điện tử qua email: Khi bạn bấm nút In và Gửi trên giao diện hoá đơn, hệ thống sẽ tự động đính kèm bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định trên email bạn gửi cho khách hàng.
Nếu được chọn: Bản PDF hóa đơn tiêu chuẩn mặc định sẽ được đính kèm trong email gửi khách hàng;
Không được chọn: Bản PDF hóa đơn điện tử sẽ được tự động cập nhật theo bản thể hiện mà bạn đã tải về và đính kèm vào email gửi khách hàng.
Tuỳ chọn Gửi mail/Portal cho hóa đơn điện tử: Lựa chọn phiên bản hóa đơn đính kèm email thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi khách hàng:
Phiên bản thể hiện: hệ thống sẽ tải về và đính kèm Hóa đơn điện tử bản thể hiện trong email;
Phiên bản chuyển đổi: hệ thống sẽ tải về và đính kèm Hóa đơn điện tử bản chuyển đổi trong email.
Thay thế ký tự xuống dòng ở tên dòng của hóa đơn điện tử: Khi phát hành hóa đơn điện tử, tên sản phẩm và mô tả cho sản phẩm sẽ chỉ được thể hiện cùng 1 dòng của hóa đơn. Do đó, ký tự được thiết lập sẽ được dùng để thay thế cho ký tự xuống dòng trong mô tả sản phẩm;
Giới hạn tên dòng trên hóa đơn điện tử: Số lượng ký tự unicode tối đa được thể hiện trên 1 dòng hóa đơn điện tử.
Ký hiệu hóa đơn điện tử: Là ký hiệu hóa đơn mà Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế ở bước 2;
Mẫu hóa đơn điện tử: Là mẫu số hóa đơn mà Doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế bước 2;
Loại hoá đơn điện tử: Là loại hóa đơn mà Doanh nghiệp đăng ký sử dụng bước 2.
Bước 4: Khai báo, thiết lập trong Thiết lập chung của hệ thống¶
Thực hiện theo đường dẫn để tiến hành khai báo: Thiết lập > Kế toán > Cài đặt hóa đơn điện tử.
Trong đó:
Dịch vụ hóa đơn điện tử: Lựa chọn phiên bản áp dụng trong số các phiên bản đã khai báo tại bước 1;
Các trường cho phép tích chọn:
Tự động phát hành;
Khoá Mã số Hoá đơn GTGT;
Hoá đơn trước phát hành trước;
Đính kèm phiên bản chuyển đổi hóa đơn;
Đính kèm phiên bản thể hiện hóa đơn.
Nhấn Lưu để xác nhận hoàn thành bước 4.
Phát hành Hóa đơn điện tử¶
Xem thêm
Truy cập: Kế toán > Khách hàng > Hóa đơn, tại danh sách hóa đơn, chọn hóa đơn cần phát hành hóa đơn điện tử.
Ví dụ: Xuất hóa đơn điện tử cho Công ty Thành Công, ngày hóa đơn là 24/03/2022 với tổng giá trị hóa đơn là 11.000.000VND.
Bước 1: Xác nhận hóa đơn dự thảo¶
Kiểm tra thông tin hóa đơn khách hàng: mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn... và nhấn Xác nhận.
Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử¶
Trên giao diện hóa đơn Đã vào sổ có trạng thái hóa đơn điện tử Chưa phát hành, thực hiện nhấn Phát hành hóa đơn điện tử:
Cảnh báo xuất hiện, bạn nhấn Đồng ý để xác nhận.
Ghi chú
Thực hiện bước này, bạn sẽ không thấy có hành động ký phát hành hóa đơn điện tử. Thực ra, hành động đó vẫn được xử lý ngầm do chữ ký sever đã được tích hợp sẵn trên tài khoản hóa đơn điện tử.
Bước 4: Tải về hóa đơn điện tử¶
Nhấn Tải hóa đơn điện tử bản chuyển đổi hoặc Tải hóa đơn điện tử bản thể hiện:
Hành động này giúp bạn lưu và xem hóa đơn ngay trên Viindoo.
Bước 5: Đối soát công nợ sau khi thanh toán¶
Sau khi hóa đơn được đối soát công nợ:
Hóa đơn khách hàng trên Viindoo: Chuyển trạng thái Đã thanh toán;
Trạng thái hóa đơn điện tử: Chuyển trạng thái Đã thanh toán.
Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng¶
Ấn In & Gửi để gửi hóa đơn tới khách hàng:
Ngay sau khi nhấn In & Gửi, một email tạo sẵn xuất hiện thể hiện các thông tin số hóa đơn, giá trị và đính kèm file hóa đơn định dạng PDF và ZIP. Bạn có thể sử dụng mẫu mặc định hoặc chỉnh sửa nội dung email cho phù hợp và nhấn In & Gửi để gửi thông báo phát hành hóa đơn tới khách hàng.
Như vậy, bạn đã hoàn thành công việc phát hành hóa đơn điện tử S-Invoice trên Viindoo. Trường hợp hóa đơn điện tử phát hành có sai sót cần xóa bỏ hoặc điều chỉnh, bạn có thể:
- Xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành trên Viindoo: chi tiết xem tại hướng dẫn dưới đây.
Xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành trên Viindoo¶
Trường hợp hóa đơn điện tử đã phát hành và phát hiện sai sót cần thực hiện xóa bỏ hóa đơn, bạn thực hiện theo đúng trình tự như sau:
Bước 1: Xóa bỏ hóa đơn điện tử đã phát hành¶
Trên giao diện hóa đơn điện tử đã phát hành, bạn nhấn Hủy Hóa đơn Điện tử.
Bảng thông báo xuất hiện, bạn nhập các thông tin:
Tham chiếu: Số/tên thỏa thuận xóa bỏ hóa đơn giữa 2 bên;
Lý do thu hồi hóa đơn: Điền lý do dẫn đến việc xóa bỏ hóa đơn điện tử;
Ngày hủy: Điền ngày ghi nhận việc xóa bỏ hóa đơn điện tử;
Biên bản thu hồi hóa đơn (PDF): cho phép tải lên chứng từ liên quan.
Nhấn Xác nhận, trạng thái hóa đơn điện tử được cập nhật Đã phát hành và đã hủy, trạng thái hóa đơn hệ thống Đã vào sổ.
Để gửi thông báo sai sót cho cơ quan thuế, bạn truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử S-Invoice của Viettel để thao tác.
Bước 2: Hủy hóa đơn trên hệ thống Viindoo¶
Chỉ sau khi thực hiện xong bước 1, bạn mới có thể tiếp tục nhấn Đặt về dự thảo.
Lúc này hóa đơn chuyển về trạng thái Dự thảo, nút Hủy bút toán xuất hiện, nhấn vào đây để xác nhận.
Khi hóa đơn hủy thành công sẽ thể hiện thông tin:
Hóa đơn trên hệ thống Viindoo có trạng thái Đã hủy;
Hóa đơn điện tử có trạng thái Đã phát hàng và đã Hủy.
