Quản lý quỹ tiền mặt¶
Tạo sao kê tiền mặt trên Viindoo¶
Trên giao diện bảng Thông tin Kế toán của ứng dụng Kế toán, đi đến Sổ quỹ tiền mặt và ấn chọn Giao dịch mới.
Một cách khác, cũng trên Sổ quỹ tiền mặt, ấn biểu tượng Dấu ba chấm và chọn Sao kê ở cột Mới.
Việc phản ánh sao kê tiền mặt cũng giống như công việc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt thông tin từng khoản thu tiền, chi tiền. Trên giao diện sao kê mới, bạn điền các thông tin:
Tham chiếu: phục vụ cho mục đích tìm kiếm thông tin. Nên có thông tin thời gian (ví dụ, ngày) để dễ tìm, dễ xem.
Sổ nhật ký: chọn sổ nhật ký mà bạn theo dõi từng quỹ tiền mặt.
Ngày: ngày tạo sao kê.
Số dư đầu kỳ: nhập số dư thực tế tại quỹ tiền mặt khi bắt đầu mở ghi sao kê.
Số dư cuối kỳ: nhập số dư thực tế tại quỹ tiền mặt khi bạn dừng ghi sao kê.
Số dư tính toán: được tính bằng Số dư đầu kỳ cộng các khoản trên sao kê. Số dư này sẽ được đối chiếu với Số dư cuối kỳ, khi vào sổ sao kê sẽ sinh bút toán ghi nhận khoản chênh lệch nếu có.
Tab Giao dịch: nhập thông tin cho các giao dịch thu tiền vào và chi tiền trong ngày.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút Nạp/Rút tiền để nhập nhanh số tiền thu hoặc tiền chi bằng cách mô tả ngắn gọn nội dung và số tiền phát sinh. Khi hoàn thành sẽ tạo ra một dòng mới trên sao kê, bạn cần nhập thêm thông tin đối tác.
Ghi chú
Chi tiền ghi số âm, thu tiền ghi số dương.
Trên sao kê phải điền đúng và đầy đủ đối tác (là người nộp tiền/người nhận tiền) để phục vụ theo dõi, đối soát.
Kiểm kê quỹ tiền mặt¶
Trên màn hình tạo sao kê, bạn chọn Đếm để thực hiện kiểm kê tiền mặt thực tế tại quỹ theo mệnh giá, số lượng.
Ấn Xác nhận để hoàn thành việc kiểm kê.
Đối soát thu tiền/chi tiền¶
Như bạn đã biết, công tác đối soát sao kê của thủ quỹ với sổ sách kế toán hạch toán là cần thiết để minh bạch tiền quỹ.
Sau khi hoàn thành nhập sao kê, thực hiện Vào sổ.
Nhấn vào Đối soát, hệ thống sẽ tự động nhận diện và gợi ý các khoản phát sinh tương ứng.
Kiểm tra thông tin và ấn Xác nhận.
Lúc này phần mềm sẽ hành xử như sau:
Đối với giao dịch đã có phiếu thanh toán, hệ thống sẽ sinh ra mã số khớp để nhận biết giao dịch này đã hoàn thành.
Ghi chú
Để xem được giao diện phát sinh kế toán và mã số khớp bạn phải bật chế độ nhà phát triển cho hệ thống. Tham khảo tại đây.
Đối với giao dịch chưa lập phiếu thanh toán nhưng đã có hóa đơn nhà cung cấp. Trạng thái của hóa đơn sẽ chuyển sang Đã thanh toán và công nợ bằng 0. Bút toán sổ nhật ký sẽ tự động sinh ra ghi nhận thanh toán cho hóa đơn này.
Sau khi hoàn thành đối soát, kiểm kê, tiến hành lưu, xác nhận.
Sao kê chuyển trạng thái từ Đang xử lý sang trạng thái Đã xác nhận. Tại giao diện Bảng thông tin kế toán, trên sổ nhật ký tiền mặt bạn sẽ thấy thông tin số dư trên Sổ cái kế toán và số dư thực tế tại quỹ. Nếu có chênh lệch bạn cũng sẽ nhìn thấy thông tin ở đây.
Các trường hợp xảy ra khi kiểm kê quỹ¶
Kiểm kê thừa¶
Số dư cuối kỳ sau khi đếm tại quỹ nhiều hơn Số dư tính toán. Lưu và vào sổ sao kê, hệ thống sẽ tự động sinh thêm một dòng sao kê ghi nhận khoản tiền thừa với nội dung Chênh lệch tiền mặt quan sát được trong quá trình kiểm đếm (Dư).
Một bút toán kế toán khác được sinh ra, ghi nhận số tiền này tăng trên Sổ quỹ tiền mặt và ở trạng thái Vào sổ.
Kiểm kê thiếu¶
Tương tự, khi kiểm kê quỹ thiếu, hệ thống cũng tự động sinh thêm một dòng sao kê ghi nhận khoản tiền bị thiếu với nội dung Chênh lệch tiền mặt quan sát được trong quá trình kiểm đếm (Mất). Và một bút toán kế toán ghi nhận số tiền này thiếu trên sổ quỹ tiền mặt.
Chênh lệch số dư đầu kỳ này với cuối kỳ trước¶
Thông thường, hệ thống sẽ lấy tự động Số dư cuối kỳ của kỳ trước sang Số dư đầu kỳ của sao kê mới. Tuy nhiên, bạn có thể sửa số liệu trên đó. Điều này sẽ dẫn đến sự không đồng nhất về mặt số liệu. Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo như hình dưới.
Ghi chú
Nếu bạn muốn tắt cảnh báo, bạn cần tìm lỗi chênh lệch và giải quyết bằng cách điền số dư đầu kỳ đúng.