Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng¶
Hàng ngày, Kế toán có thể phát sinh nhiều giao dịch chuyển tiền và nhận tiền. Khi có chênh lệch giữa số dư trong Tài khoản ngân hàng và số dư trên sổ sách kế toán, bạn phải dò tìm từng dòng trên sao kê ngân hàng để đối chiếu. Thử nghĩ: nếu số lượng giao dịch lên đến hàng trăm dòng bạn sẽ đối chiếu bằng cách nào cho nhanh và chính xác? Phần mềm Viindoo sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm tra, phát hiện sai lệch chỉ bằng vài kích chuột.
Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng¶
Khi nhận hàng và thực hiện thanh toán cho Nhà cung cấp hoặc bán hàng và nhận tiền từ Khách hàng, bạn tiến hành tạo thanh toán. Trên giao diện sao kê ngân hàng, bấm Vào sổ để chuyển trạng thái của sao kê ngân hàng từ Mới sang Đang xử lý.
Ấn Đối soát để bắt đầu đối soát sao kê. Lúc này hệ thống sẽ tìm kiếm thông tin trên sao kê như đúng đối tác, đúng số tiền, đúng tài khoản kế toán để khớp phiếu thanh toán đã làm trước đó.
Bạn kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên từng lệnh đối soát cần xác nhận. Thực hiện kích Xác nhận để hoàn thành việc kiểm tra.
Ngoài ra, với sao kê có nhiều dòng có thể đối soát, bạn không cần kích từng nút Xác nhận. Hãy kiểm tra thông tin của các lệnh đối soát thật chính xác, sau đó nhấn một lần nút Xác nhận tất cả.
Bút toán kế toán của sao kê ngân hàng¶
Trong Viindoo:
Tiền chi ra và nhận về được ghi nhận vào các tài khoản trả trước khi xác nhận thanh toán trên hệ thống.
Tiền vào - ra được xác nhận trên sao kê ngân hàng được ghi nhận vào tài khoản kế toán tiền và đối ứng với tài khoản tạm thời.
Tại đối soát sao kê, hệ thống tự động thay thế Tài khoản tạm thời bởi Tài khoản trả trước.
Khi xác nhận một phiếu thanh toán, bút toán kế toán sẽ được tạo ra. Tài khoản phản ánh tiền tự động được lấy từ sổ nhật ký được chọn: khi thu tiền sẽ lấy lên tài khoản Biên nhận trả trước, khi chi tiền sẽ lấy lên tài khoản Thanh toán trả trước.
Khi sao kê được Vào sổ, hệ thống sẽ ghi nhận tiền vào - ra đối ứng qua Tài khoản tạm thời.
Sau khi sao kê được đối soát, bạn sẽ thấy Tài khoản tạm thời sẽ được thay thế tự động bởi Tài khoản biên nhận trả trước.
Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng¶
Trong quá trình đối soát, đôi khi bạn sẽ gặp một số tình huống phát sinh như sau:
Tình huống 1: Hóa đơn đã xuất cho Khách hàng, trên sao kê của ngân hàng có dòng nhận tiền từ Khách hàng đó, nhưng trên phần mềm thì chưa hạch toán thu tiền, công nợ chưa được trừ. Hệ thống không thể tìm được thông tin để thực hiện lệnh đối soát.
Bạn chuyển xuống tab bên dưới Khớp Khách hàng/Nhà cung cấp. Căn cứ vào thông tin trên sao kê, bạn lựa chọn phát sinh phù hợp để đối soát. Sau đó, bạn tiếp tục xác nhấn Xác nhận.
Chuyển sang giao diện của Hóa đơn vừa được đối soát, bạn sẽ thấy hóa đơn được gắn thẻ Đã thanh toán và thông tin khoản thanh toán.
Tình huống 2: Trên sao kê có dòng nhận tiền từ Khách hàng nhưng không nhập tên Khách hàng (Đối tác). Kế toán cũng đã tạo phiếu thanh toán ghi nhận khoản tiền đó. Khi thực hiện đối soát, hệ thống không tìm được thông tin để gợi ý đối soát.
Lúc này, bạn có thể Chọn đối tác (1) hoặc sử dụng công cụ tìm kiếm trên thẻ Đối soát khác (2). Bạn tìm kiếm thông tin phù hợp và lựa chọn chính xác phát sinh.
Sau khi được đối soát, hệ thống sẽ sinh ra mã số khớp trên phần phát sinh kế toán. Bạn có thể tìm mã khớp đó theo đường dẫn , lọc tìm kiếm theo đối tác và việc kiểm tra được hoàn thành.
Ghi chú
Để xem được các phát sinh kế toán và mã số khớp, bạn phải kích hoạt hệ thống ở chế độ nhà phát triển. Tham khảo Bật chế độ nhà phát triển.
Tình huống 3: Với những khoản tiền có chu kỳ lặp lại thường xuyên như phí ngân hàng, lãi nhập vốn..., chưa ghi nhận trên phần mềm. Bạn có thể sử dụng các mô hình đối soát đã được thiết lập. Tham khảo Tạo mô hình đối soát.
Trên giao diện đối soát sao kê ngân hàng, chọn nút Xác nhận trên từng mô hình đối soát.
Khi các dòng sao kê được đối soát hết, hệ thống sẽ có thông điệp thông báo như hình dưới đây.
Bạn kiểm tra lại lần cuối số dư đầu kỳ, cuối kỳ trên sao kê và nhấp Xác nhận. Tình trạng của sao kê sẽ chuyển từ Đang xử lý sang Đã xác nhận.
