Kiểm soát xuất hóa đơn nhà cung cấp

Làm thế nào bạn có thể kiểm soát chính sách xuất hóa đơn với các đơn mua hàng phát sinh hằng ngày? Ứng dụng Quản lý mua hàng Viindoo hỗ trợ tự động nhận diện chính sách xuất hóa đơn cho các đơn mua dựa vào thiết lập chính sách xuất hóa đơn trên từng sản phẩm hoặc thiết lập mặc định với toàn hệ thống. Đồng thời bạn cũng có thể theo dõi được tình trạng hóa đơn ngay trên giao diện đơn mua để nắm được thông tin mà không cần tốn thời gian tra cứu lại hóa đơn liên quan.

Thiết lập chính sách kiểm soát hóa đơn

Truy cập ứng dụng Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập.

Tại mục Kiểm soát hóa đơn dùng để thiết lập mặc định trên sản phẩm cho phép xuất hóa đơn theo hai lựa chọn:

• Số lượng đặt hàng: Cho phép xuất hóa đơn cho toàn đơn ngay sau khi đơn hàng được xác nhận.

• Số lượng đã nhận: Chỉ cho phép xuất hóa đơn theo số lượng hàng mua đã nhận và hỗ trợ xuất hóa đơn nhiều lần dựa trên số lượng hàng thực nhận.

Trên thực tế, mỗi sản phẩm có thể có chính sách xuất hóa đơn khác nhau. Việc thiết lập trên chỉ mang tính chất gợi ý ban đầu. Bạn có thể thay đổi lựa chọn ngay trên giao diện Sản phẩm. Để thay đổi bạn truy cập vào Mua hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm. Lựa chọn một sản phẩm cần thay đổi, tại tab Mua hàng, bạn lựa chọn kiểu phù hợp với sản phẩm này.

Cách tạo hóa đơn từ đơn mua

Đầu tiên bạn cần tạo một Yêu cầu báo giá và xác nhận thành Đơn mua. Các bước tạo Đơn mua bạn xem thêm tại Cách tạo Đơn mua.

Hóa đơn mua hàng dựa theo số lượng đặt hàng

Với lựa chọn Xuất hoá đơn theo số lượng đặt hàng thì sau khi xác nhận Yêu cầu báo giá để chuyển thành Đơn mua, phần mềm sẽ gợi ý hành động tiếp theo bạn có thể làm là tạo hóa đơn bằng cách nhấn vào nút Tạo hóa đơn.

Lúc này hệ thống sẽ tạo một hóa đơn Nhà cung cấp dưới dạng dự thảo và số lượng sản phẩm trên hóa đơn được gợi ý bằng chính là số lượng bạn đã đặt mua hàng.

Hóa đơn mua hàng dựa theo số lượng nhận hàng

Với lựa chọn Xuất hóa đơn theo số lượng đã nhận thì sau khi xác nhận Yêu cầu báo giá, phần mềm sẽ chỉ gợi ý hành động tiếp theo bạn có thể làm là nhập số lượng nhận hàng. Lúc này bạn cần tiến các thao tác nhập kho. Chi tiết xem thêm tại Quy trình nhập kho 1 bước (Nhận hàng trực tiếp).

Nếu bạn vẫn cố tình xuất hóa đơn mà chưa có số lượng nhận hàng thì phần mềm sẽ hiển thị cảnh báo.

Trên giao diện đơn mua, tại tab Thông tin khác bạn theo dõi tình trạng hóa đơn của đơn mua tại trường Tình trạng Hóa đơn.

Các tình trạng hóa đơn bao gồm:

• Không có gì để xuất hóa đơn: Chưa có đủ thông tin để xuất hóa đơn. Ví dụ như đối với lựa chọn theo số lượng đã nhận thì hiện tại chưa nhận được hàng.

• Chờ hóa đơn: Đã đủ thông tin để xuất hóa đơn nhưng chưa xuất.

• Đã xuất đủ hóa đơn: Hóa đơn đã được xuất.

Sau khi đã tạo một hóa đơn dạng dự thảo, bạn sẽ thông báo tới kế toán viên thực hiện kiểm tra các thông tin hóa đơn Nhà cung cấp. Các bước kiểm soát hóa đơn nhà cung cấp bạn xem thêm tại Quản lý Hóa đơn Nhà cung cấp.