Cách kiểm soát khi nào được tạo hóa đơn mua hàng

Trường Kiểm soát hóa đơn của sản phẩm quyết định bạn được lập hóa đơn những gì từ đơn mua: với Theo số lượng đã đặt, bạn tạo được hóa đơn mua hàng ngay khi đơn được xác nhận; với Theo số lượng đã nhận, bạn chỉ lập hóa đơn được phần đã nhận. Đặt giá trị mặc định cho sản phẩm mới ở Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập ‣ Kiểm soát hóa đơn, đổi cho từng sản phẩm ở tab Mua hàng của sản phẩm, rồi bấm Tạo hóa đơn trên đơn đã xác nhận. Trạng thái hóa đơn của đơn cho biết còn gì cần lập hóa đơn không.

Ai làm	Quản trị viên Mua hàng đặt giá trị mặc định và chính sách của sản phẩm. Người dùng Mua hàng có quyền hóa đơn mua hàng tạo hóa đơn.
Ứng dụng	Mua hàng, Hóa đơn

Cần có trước

• Cài ứng dụng Mua hàng (ứng dụng Hóa đơn được cài kèm).

• Biết cách tạo đơn mua.

Làm sao để chọn chính sách mặc định cho sản phẩm mới?

1. Vào Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập. Ở mục Hóa đơn, chọn Kiểm soát hóa đơn:

   • Theo SL đặt: lập hóa đơn được số lượng đã đặt ngay khi đơn được xác nhận.

   • Số lượng đã nhận: chỉ lập hóa đơn được số lượng đã nhận đến lúc đó, nhận thêm thì lập hóa đơn tiếp. Đây là giá trị mặc định.

2. Bấm Lưu.

Thiết lập chỉ áp dụng cho sản phẩm tạo sau đó. Sản phẩm đã có giữ chính sách riêng của nó, và dịch vụ mới luôn bắt đầu với Theo số lượng đã đặt.

Làm sao để đặt chính sách cho một sản phẩm?

1. Vào Mua hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm và mở sản phẩm.

2. Ở tab Mua hàng, phần Hóa đơn mua hàng, chọn Kiểm soát hóa đơn: Theo số lượng đã đặt hoặc Theo số lượng đã nhận. Thay đổi được lưu tự động.

Đặt chính sách trước khi đặt mua sản phẩm. Với đơn đã xác nhận, số lượng cần lập hóa đơn chỉ được tính lại khi dòng thay đổi, ví dụ khi bạn nhập số lượng đã nhận.

Làm sao để lập hóa đơn theo số lượng đã đặt?

1. Mở đơn mua đã xác nhận. Sản phẩm của đơn dùng Theo số lượng đã đặt nên Tạo hóa đơn là nút được tô màu.

2. Bấm Tạo hóa đơn. Viindoo tạo hóa đơn mua hàng nháp với số lượng đã đặt, mã đơn của nhà cung cấp và điều khoản thanh toán của đơn.

3. Đối chiếu hóa đơn với hóa đơn của nhà cung cấp rồi xác nhận, hoặc chuyển cho kế toán (xem Quản lý Hóa đơn Nhà cung cấp).

Làm sao để lập hóa đơn theo số lượng đã nhận?

1. Mở đơn mua đã xác nhận. Ở tab Sản phẩm, cột Đã nhận cho biết số lượng đã nhận; khi cột này bằng 0 thì chưa lập hóa đơn được gì.

2. Khi hàng về, nhập số lượng Đã nhận trên từng dòng.

3. Bấm Tạo hóa đơn. Hóa đơn chỉ gồm số lượng đã nhận mà chưa lập hóa đơn. Nếu chưa nhận gì, Viindoo hiện thông báo dưới đây và không tạo hóa đơn.

Nếu cài thêm ứng dụng Tồn kho thì số lượng Đã nhận được điền khi bạn xác nhận phiếu nhập kho của đơn, không phải nhập tay.

Làm sao biết còn gì cần lập hóa đơn?

Mở đơn và xem Trạng thái hóa đơn ở tab Thông tin khác. Nút Hóa đơn mua hàng mở các hóa đơn đã tạo từ đơn. Để xem trạng thái của nhiều đơn, thêm cột Trạng thái hóa đơn vào danh sách đơn mua.

Trạng thái hóa đơn	Ý nghĩa
Chưa cần hóa đơn	Chưa có gì để lập hóa đơn, ví dụ hàng lập hóa đơn theo số lượng đã nhận mà chưa nhận gì. Yêu cầu báo giá cũng có trạng thái này.
Chờ hóa đơn	Có ít nhất một dòng còn số lượng cần lập hóa đơn. Bấm Tạo hóa đơn.
Đã đủ hóa đơn	Mọi thứ lập hóa đơn được đều đã có trên hóa đơn mua hàng.

Lỗi thường gặp

Thông báo hoặc vấn đề	Cách xử lý
Không có dòng nào có thể lập hóa đơn. Nếu một sản phẩm có chính sách kiểm soát dựa trên số lượng đã nhận, vui lòng đảm bảo rằng đã nhận hàng.	Nhập số lượng Đã nhận trên các dòng (hoặc xác nhận phiếu nhập kho nếu có cài Tồn kho), rồi bấm Tạo hóa đơn lại.
Không thấy trường Kiểm soát hóa đơn trên sản phẩm.	Chỉ Quản trị viên Mua hàng thấy trường này. Nhờ quản trị viên đổi chính sách.
Đơn vẫn ở Chờ hóa đơn sau khi đã tạo hóa đơn.	Còn số lượng chưa lập hóa đơn, ví dụ nhận thêm hàng sau hóa đơn đầu tiên. Bấm Tạo hóa đơn lần nữa để lập hóa đơn phần còn lại.

Bước tiếp theo

• Cách tạo hóa đơn mua hàng cho nhiều đơn: tạo hóa đơn cho nhiều đơn cùng lúc.

• Cách tạm ứng cho nhà cung cấp theo đơn mua: trả trước cho nhà cung cấp trước khi có hóa đơn.

• Ứng dụng liên quan: Đánh số dòng đơn mua, Xác nhận Mua hàng trong quá khứ.

Ghi chú phiên bản

• So với hướng dẫn bản 17, thiết lập Kiểm soát hóa đơn chỉ là giá trị mặc định cho sản phẩm mới, và khi không cài Tồn kho thì số lượng đã nhận được nhập ngay trên đơn.