Cách nhắn tin cho ứng viên và đặt lịch phỏng vấn

Mở hồ sơ tại Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và dùng khung trao đổi (nằm dưới biểu mẫu trên màn hình hẹp, bên phải trên màn hình rộng): Gửi tin viết cho ứng viên và những người theo dõi, Ghi chú chỉ dành cho nhóm của bạn, còn Hoạt động lên lịch một công việc. Nút Cuộc họp ở phía trên mở lịch để đặt buổi phỏng vấn. Mọi thứ nằm ngay trên hồ sơ, nên đồng nghiệp có thể đọc toàn bộ cuộc trao đổi, kể cả khi họ không tham dự buổi phỏng vấn.

Ai làm	Người dùng có quyền Tuyển dụng ‣ Người phụ trách: Quản lý tất cả ứng viên và những người phỏng vấn được gán cho hồ sơ.
Ứng dụng	Tuyển dụng, kèm Lịch

Trước khi bắt đầu

• Ghi nhận hồ sơ cùng địa chỉ email của ứng viên. Xem Cách thêm hồ sơ ứng tuyển trong Tuyển dụng.

• Cơ sở dữ liệu của bạn phải gửi được email (có máy chủ email gửi đi).

Làm sao để gửi tin nhắn cho ứng viên?

1. Vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và mở hồ sơ.

2. Trong khung trao đổi, bấm Gửi tin. Dòng Đến liệt kê ứng viên; thêm những người theo dõi mà bạn muốn gửi tới.

3. Nhập nội dung và bấm Gửi.

4. Để thêm tiêu đề, tệp đính kèm như biểu mẫu cần điền, hoặc thanh định dạng, bấm biểu tượng mở rộng của khung. Cửa sổ Soạn email sẽ mở ra.

Thư trả lời của ứng viên quay về cùng hồ sơ, trong cùng cuộc trao đổi.

Làm thế nào để đồng nghiệp theo dõi một hồ sơ?

Người theo dõi nhìn thấy hồ sơ và nhận các tin nhắn. Bấm nút người theo dõi (biểu tượng người kèm số người theo dõi) để xem họ, và Thêm Người theo dõi để thêm người. Chọn các liên hệ và bật Thông báo cho người nhận nếu bạn muốn báo cho họ ngay.

Người theo dõi cần có địa chỉ email trong liên hệ, nếu không họ không nhận được tin nhắn.

Làm thế nào để đặt lịch phỏng vấn?

1. Bấm nút Cuộc gặp ở phía trên hồ sơ. Nút hiển thị Không có cuộc gặp cho đến khi bạn đặt lịch, sau đó hiển thị số cuộc gặp và ngày.

2. Trong lịch, bấm vào ngày và giờ của buổi phỏng vấn. Viindoo đặt tên cuộc họp theo tên ứng viên và mời ứng viên, người quản lý phòng ban và chuyên viên tuyển dụng. Đổi tiêu đề, thêm người tham dự nếu cần rồi bấm Lưu.

3. Viindoo cũng lên lịch một công việc trên hồ sơ, đến hạn vào ngày phỏng vấn, để không ai quên. Công việc này hiển thị trong Hoạt động đã lên kế hoạch ở khung trao đổi.

Về các cách đặt cuộc họp khác, xem Hướng dẫn tạo cuộc họp trong hệ thống Viindoo.

Làm thế nào để đặt công việc nhắc việc tiếp theo?

Bấm Hoạt động, chọn Loại hoạt động, nhập Tóm tắt, đặt Ngày đến hạn và người được Phân công cho, rồi bấm Lưu. Dùng để nhắc quản lý cho ý kiến hoặc gọi lại cho ứng viên.

Làm thế nào để trao đổi về hồ sơ với nhóm của tôi?

Bấm Ghi chú, viết nhận xét của bạn và gõ @ cùng một tên để gắn thẻ ai đó. Ghi chú chỉ nhóm của bạn thấy, ứng viên không bao giờ thấy. Dùng để ghi cảm nhận sau buổi phỏng vấn hoặc hỏi quản lý về bước tiếp theo.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cần làm gì
Bạn phải xác lập một Tên liên hệ cho hồ sơ ứng tuyển này.	Điền tên ứng viên trên hồ sơ, rồi bấm Cuộc họp lần nữa.
Ứng viên nói họ không nhận được gì.	Kiểm tra địa chỉ email của ứng viên và xem cơ sở dữ liệu của bạn đã có máy chủ email gửi đi chưa.
Một người theo dõi không nhận được tin nhắn.	Thêm địa chỉ email vào liên hệ của người theo dõi đó.

Bước tiếp theo

• Cách chuyển hồ sơ ứng tuyển qua các giai đoạn tuyển dụng: chuyển hồ sơ sang giai đoạn kế tiếp sau buổi phỏng vấn.