Cho phép khách hàng theo dõi lô hàng trên cổng thông tin¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/mô-đun sau:
Freight Forwarder Management (tự động cài Logistics Shipment và Logistics Routes Integration)
Mọi nhân viên Chứng từ đều quen cảnh này: cùng một khách hàng gọi hoặc gửi email ba lần mỗi tuần để hỏi hàng đã rời cảng chưa hoặc ETA có đổi không. Mỗi câu hỏi như vậy làm gián đoạn một công việc booking hoặc chứng từ chẳng liên quan gì đến họ. Cổng thông tin khách hàng cho phép khách tự trả lời các câu hỏi đó, theo thời gian thực, từ dữ liệu bộ phận Vận hành đã nhập trên shipment - Chứng từ chỉ cần can thiệp khi cổng không thể hiện được, như xác nhận bằng văn bản hoặc lý do chậm trễ. Nếu gặp thuật ngữ mới bên dưới, xem Bảng Thuật Ngữ Ngành.
Kịch bản minh họa: khách hàng Joel Willis có ba shipment với công ty bạn. Bộ phận Chứng từ cấp cho anh một tài khoản cổng thông tin, rồi anh theo dõi shipment SHP/2611/00002, một shipment đường biển đang Đang vận chuyển với một chặng xe tải lấy hàng, bốn chặng đường biển và một chặng xe tải giao hàng. Chứng từ vẫn là đầu mối cho mọi việc cổng thông tin không đáp ứng được.
Trước khi bắt đầu¶
Hồ sơ liên hệ của khách hàng đã có với địa chỉ email hợp lệ (liên hệ của một khách hàng như Joel Willis trong ).
Trường Customer của shipment được đặt là khách hàng đó - đây là điều cổng thông tin lọc theo (xem Carrier Booking (Sea) về cách tạo và xác nhận shipment).
Cấp quyền truy cập cổng thông tin là một thao tác chuẩn trên liên hệ, không phải quyền của freight: bất kỳ người dùng nội bộ nào sửa được hồ sơ liên hệ đều làm được, dù có thuộc nhóm freight hay không.
Chọn người được cấp tài khoản cổng thông tin¶
Lựa chọn |
Sử dụng khi |
Điều gì thay đổi |
|---|---|---|
Một liên hệ |
Khách hàng chỉ có một đầu mối logistics, như với hầu hết khách nhỏ |
Chỉ quản lý một tài khoản cổng thông tin; dễ theo dõi nhất |
Nhiều liên hệ |
Khách hàng là tổ chức lớn, có nhiều bộ phận cần xem cùng những lô hàng |
Mỗi tài khoản đều thấy cùng tập hợp lô hàng vì cổng thông tin lọc theo công ty, không theo từng liên hệ được cấp quyền; thêm liên hệ không cần cấu hình bổ sung |
Chỉ cấp quyền cho những liên hệ mà khách hàng cho phép dùng cổng thông tin. Vì quyền được giới hạn theo công ty chứ không theo lô hàng của từng liên hệ, hãy xác nhận đúng công ty và người liên hệ trước khi tạo tài khoản; chỉ thêm liên hệ khác sau khi khách hàng yêu cầu hoặc chấp thuận.
Bước 1: Cấp tài khoản cổng thông tin cho khách hàng¶
Khi chưa có tài khoản cổng thông tin, mọi câu hỏi "lô hàng của tôi đang ở đâu" vẫn phải qua bộ phận Chứng từ bằng điện thoại hoặc email.
Mở hồ sơ liên hệ của khách hàng, ví dụ , rồi chọn Joel Willis. Bấm biểu tượng bánh răng Tác vụ, sau đó chọn Cấp quyền truy cập cổng thông tin. Hộp thoại Quản lý Truy cập Portal liệt kê liên hệ cùng Email và Lần xác thực gần nhất, và các nút ứng với trạng thái hiện tại của liên hệ.
Với liên hệ chưa có tài khoản cổng thông tin:
Kiểm tra Email; sửa trực tiếp trên dòng nếu cần.
Bấm Cấp quyền truy cập trên dòng liên hệ, rồi Đóng.
Sau khi bấm Cấp quyền truy cập:
Hệ thống tạo người dùng cổng thông tin và gửi email mời họ đặt mật khẩu.
Các nút trên dòng đổi thành Thu hồi quyền truy cập và Mời lại.
Cảnh báo
Người dùng cổng thông tin thấy mọi shipment có công ty của họ là Customer, hoặc công ty đó được thêm làm người theo dõi - không chỉ các shipment ghi tên liên hệ này. Nếu khách hàng từng được thêm làm người theo dõi trên shipment của một khách khác, việc cấp quyền cũng cho liên hệ đó một đường dẫn vào shipment của khách kia; hãy gỡ người theo dõi trước. Không có cách nào giới hạn tài khoản cổng thông tin vào một shipment hay một phòng ban.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi: mở lại Cấp quyền truy cập cổng thông tin thấy Thu hồi quyền truy cập trên dòng của liên hệ, và khách hàng xác nhận đã nhận email mời.
Bước 2: Khách hàng mở danh sách lô hàng¶
Khách hàng chỉ cần nhớ một địa chỉ này thay vì liên kết riêng cho từng lô hàng.
Khách hàng đăng nhập và vào /my/logistics/shipments (hoặc ô Shipment của tôi trên /my). Danh sách hiện mọi shipment có công ty của khách là Customer, sắp xếp theo ETD, mới nhất trước. Dùng Sắp xếp theo để sắp theo Tên.
Cảnh báo
Danh sách có thêm tiêu đề cột Tham chiếu của bạn, nên ngày và trạng thái nằm lệch một cột so với tiêu đề: giá trị ETD hiện dưới Tham chiếu của bạn và nhãn trạng thái hiện dưới ATA. Dùng danh sách để tìm Số shipment, rồi mở trang chi tiết để đọc đúng ngày và trạng thái.
Ghi chú
Danh sách chỉ sắp xếp theo ETD hoặc Tên - không có ô tìm kiếm tự do, nên khách không gõ được số container hay booking để lọc (xem Giới hạn hiện tại bên dưới).
Mẹo
Hoàn thành bước 2 khi: khách hàng tìm thấy SHP/2611/00002 trong các shipment của công ty họ, và không có shipment nào của công ty khác.
Bước 3: Đọc trang chi tiết lô hàng¶
Danh sách chỉ để tìm đúng lô hàng; trang chi tiết mới cung cấp dữ liệu đủ chính xác để khách hàng sử dụng mà không cần gọi bộ phận Chứng từ.
Khách hàng bấm Shipment # để mở trang chi tiết.
Shipment Map (Bản đồ shipment), Mã QR của shipment và Thông tin shipment nằm ở đầu trang. Thông tin shipment liệt kê Số shipment, Trạng thái, Địa chỉ lấy hàng, Địa chỉ giao hàng, ETD, ETA, Khối lượng hàng và Thể tích hàng - khối này không hiện ATD hay ATA, nên riêng nó không cho khách biết tàu đã thực sự rời bến chưa.
Xem thêm
Các ghim trên bản đồ phụ thuộc vào việc cảng đã được cấu hình tọa độ; hãy thêm các bản ghi địa điểm còn thiếu trong cấu hình Freight Forwarding trước.
Chi tiết các chặng là nơi phân biệt ETD/ETA (kế hoạch) với ATD/ATA (thực tế), mỗi chặng vận chuyển một dòng. Chặng chưa bắt đầu có ATD và ATA để trống, như mọi chặng của shipment này; khi chặng khởi hành, ATD được điền, và ATA được điền khi chặng đến nơi.
Containers liệt kê từng container đã có số container, kèm số niêm phong, loại, số lượng, khối lượng và thể tích, trừ shipment LCL không có thẻ container; khi chưa ghi nhận container nào, thẻ hiển thị No containers recorded for this shipment. Tiếp theo là Packages và Cargo Information. Shipment này chưa ghi nhận container hay package nào và có một dòng hàng.
Ghi chú
Cột Qty của Containers hiện số lượng của cả dòng hàng đóng trong container, không phải phần đóng trong chính container đó: một dòng hàng chia vào hai container hiện đủ số lượng ở cả hai dòng (xem Giới hạn hiện tại).
Tracking Timeline chỉ hiện các mốc bộ phận Chứng từ đã công bố, nhóm theo giai đoạn của shipment: với shipment này là Booking Confirmed thuộc Planning. Ghi chú nội bộ không bao giờ được công bố ở đây.
Mẹo
Hoàn thành bước 3 khi: khách hàng phân biệt được ETD và ETA kế hoạch với ATD và ATA thực tế của một chặng, và hiểu ATA để trống là "chưa đến".
Bước 4: Hỏi bộ phận Chứng từ khi cổng thông tin chưa đủ¶
Cổng thông tin không thay thế việc trao đổi với bộ phận Chứng từ, nhất là khi khách hàng cần văn bản xác nhận hoặc lý do cho một lần chậm trễ cụ thể.
Cuối trang chi tiết, khách hàng có thể cuộn xuống Communication History (Lịch sử trao đổi) và đăng bình luận trực tiếp, ngoài cách gọi điện hoặc nhắn cho bộ phận Chứng từ như trước.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: khách hàng nhận được câu trả lời qua bình luận trên cổng thông tin hoặc kênh quen dùng cho nội dung mà cổng thông tin không cho biết.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Viindoo hiện xử lý thế nào |
Cách bạn thực hiện |
|---|---|---|
Bước 2 (danh sách lô hàng) |
Tiêu đề cột lệch một cột so với giá trị, và |
Chỉ dùng danh sách để tìm đúng Số shipment, rồi mở trang chi tiết để đọc ngày, trạng thái, số container và booking |
Bước 3 (thẻ Containers) |
Qty (Số lượng) trên mỗi dòng container hiển thị số lượng toàn bộ dòng hàng, nên khi dòng hàng chia vào hai container, mỗi dòng đều hiện tổng số lượng |
Hướng dẫn khách hàng xem trọng lượng từng container hoặc Packing List để biết cách chia hàng, không dựa vào Qty |
Xử lý vướng mắc¶
Khách hàng thấy "No shipments found for your account."¶
Hiện tượng: /my/logistics/shipments hiển thị đúng thông báo đó dù bộ phận Chứng từ đã cấp quyền cổng thông tin.
Nguyên nhân: trường Customer của shipment không phải công ty của khách (hay một liên hệ của công ty), và công ty cũng không theo dõi shipment - khi đó quy tắc truy cập không trả về bản ghi nào.
Cách xử lý:
Mở shipment trong hệ thống và xác nhận Customer là công ty hoặc liên hệ của khách.
Xác nhận liên hệ được cấp quyền cổng thông tin chính là công ty đó, hoặc một liên hệ thuộc công ty.
Liên kết lô hàng cũ chuyển về "My Account" mà không có thông báo¶
Hiện tượng: bấm liên kết /my/logistics/shipment/<id> từ email cũ sẽ đưa khách hàng thẳng về /my mà không báo lỗi.
Nguyên nhân: lỗi truy cập hoặc thiếu bản ghi bị hệ thống xử lý âm thầm rồi chuyển hướng, thường vì lô hàng đã được lưu trữ hoặc mã truy cập trong liên kết cũ không còn hợp lệ.
Cách xử lý: gửi khách hàng liên kết mới từ /my/logistics/shipments; nếu vẫn lỗi, kiểm tra lô hàng còn hoạt động không.