Cách xác nhận đơn mua với ngày trong quá khứ

Trang này dành cho nhân viên mua hàng và quản lý mua hàng ghi nhận đơn sau khi đơn đã được thỏa thuận với nhà cung cấp. Bấm Xác nhận đơn hàng (hoặc Duyệt đơn hàng), nhập ngày giờ nhà cung cấp đồng ý rồi bấm Xác nhận: đơn hiển thị ngày đó ở Ngày xác nhận thay vì thời điểm bạn thao tác. Cách này cũng dùng được cho yêu cầu báo giá (RFQ) có đơn thay thế: ngày bạn chọn được giữ nguyên dù bạn trả lời thế nào về các báo giá còn lại.

Ai dùng	Nhân viên mua hàng hoặc quản lý mua hàng có quyền Mua hàng trong quá khứ
Ứng dụng	Mua hàng, với module Xác nhận Mua hàng trong quá khứ (và Thỏa thuận mua hàng trong quá khứ cho đơn thay thế)

Cảnh báo

Không khuyến khích ghi nhận nghiệp vụ với ngày trong quá khứ trong vận hành hằng ngày. Tính năng này có thể bị lạm dụng để ghi nhận sai dữ liệu, dù cố ý hay vô tình, và có thể vô hình trung khiến nhân viên không nhập liệu ngay khi nghiệp vụ thực tế phát sinh. Tính năng được thiết kế chủ yếu cho giai đoạn triển khai ban đầu, khi doanh nghiệp cần đưa vào hệ thống dữ liệu của các nghiệp vụ đã diễn ra trước thời điểm bắt đầu sử dụng Viindoo.

Trước khi bắt đầu

• Quản trị viên đã bật Xác nhận Mua hàng trong quá khứ và cấp cho bạn quyền Nghiệp vụ Mua hàng trong quá khứ, như Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ hướng dẫn. Không có quyền này, bạn xác nhận vào thời điểm hiện tại và không bị hỏi ngày: không ai khác bị cản trở vì quyền này.

• Để duyệt đơn, bạn cần có thêm quyền Quản trị viên của Mua hàng.

• Với phần đơn thay thế, Thỏa thuận mua hàng đang bật trong Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập và Đơn mua thay thế đã được đánh dấu. Thỏa thuận mua hàng trong quá khứ tự cài khi có đủ Xác nhận Mua hàng trong quá khứ và Thỏa thuận mua hàng.

Làm sao xác nhận yêu cầu báo giá với ngày trong quá khứ?

1. Vào Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Yêu cầu báo giá và mở yêu cầu báo giá đang ở trạng thái Yêu cầu báo giá hoặc Đã gửi yêu cầu báo giá.

2. Bấm Xác nhận đơn hàng. Hộp thoại Xác nhận đơn hàng với ngày trong quá khứ mở ra và gợi ý ngày giờ hiện tại.

3. Ở Ngày xác nhận, nhập ngày giờ đơn được thỏa thuận với nhà cung cấp, theo múi giờ của bạn.

4. Bấm Xác nhận, hoặc Hủy để giữ nguyên yêu cầu báo giá.

Yêu cầu báo giá trở thành đơn mua và hiển thị ngày bạn chọn ở Ngày xác nhận.

Chỉ Ngày xác nhận nhận ngày bạn chọn. Ngày nhận hàng dự kiến giữ giá trị Viindoo tính cho đơn, như mọi đơn khác. Đơn mà công ty khóa khi xác nhận vẫn bị khóa và giữ ngày bạn đã chọn.

Nếu đơn cần duyệt thì sao?

Khi công ty yêu cầu quản lý duyệt các đơn có giá trị lớn (Mua hàng ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập ‣ Duyệt đơn mua), đơn trên Số tiền tối thiểu nằm ở trạng thái Chờ duyệt sau khi nhân viên mua hàng bấm Xác nhận đơn hàng. Đơn chưa có Ngày xác nhận: đó là ngày duyệt, do quản lý mua hàng nhập.

1. Vào Mua hàng ‣ Đơn hàng ‣ Yêu cầu báo giá và mở đơn đang ở trạng thái Chờ duyệt.

2. Bấm Duyệt đơn hàng. Hộp thoại Duyệt đơn hàng với ngày trong quá khứ mở ra.

3. Ở Ngày xác nhận, nhập ngày giờ việc duyệt được đưa ra rồi bấm Xác nhận.

Đơn trở thành đơn mua với ngày duyệt làm Ngày xác nhận. Đơn dưới Số tiền tối thiểu được duyệt ngay khi xác nhận, nên ngày ở hộp thoại đầu tiên là ngày đơn hiển thị.

Làm sao xác nhận yêu cầu báo giá có đơn thay thế?

Khi Đơn mua thay thế đang bật, một yêu cầu báo giá có thể liên kết với báo giá của các nhà cung cấp khác cho cùng nhu cầu: chúng được liệt kê ở tab Đơn thay thế. Khi bạn xác nhận một báo giá trong lúc các báo giá còn lại vẫn mở, Viindoo hỏi xử lý các báo giá đó thế nào. Với người có quyền, câu hỏi này là một phần của việc xác nhận với ngày trong quá khứ.

1. Mở yêu cầu báo giá bạn muốn giữ và bấm Xác nhận đơn hàng. Hộp thoại Xác nhận đơn hàng với ngày trong quá khứ mở ra trước.

2. Nhập Ngày xác nhận và bấm Xác nhận.

3. Sau đó Viindoo hỏi Còn các Yêu cầu báo giá thay thế thì sao? Bấm Giữ đơn thay thế để các báo giá còn lại vẫn mở, hoặc Hủy đơn thay thế để hủy chúng.

Cả hai câu trả lời đều xác nhận đơn vào Ngày xác nhận bạn đã nhập, không phải ngày bạn trả lời câu hỏi. Chỉ đơn bạn xác nhận nhận ngày đó: đơn thay thế được giữ vẫn là yêu cầu báo giá, đơn bị hủy thì đã hủy. Bấm Hủy bỏ để đóng câu hỏi mà không xác nhận gì: yêu cầu báo giá vẫn như cũ và bạn có thể làm lại từ đầu.

Vì sao Viindoo từ chối ngày của tôi?

Ngày ở tương lai không bao giờ được chấp nhận. Viindoo hiện thông báo Ngày không được nằm trong tương lai. Hãy chọn ngày giờ nghiệp vụ thực sự diễn ra. Hộp thoại vẫn mở nên bạn sửa lại ngày mà không mất đơn: bấm Đóng trên thông báo rồi nhập lại ngày.

Các vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Xác nhận đơn hàng không mở hộp thoại nào.	Bạn không có quyền Nghiệp vụ Mua hàng trong quá khứ nên đơn được xác nhận vào thời điểm hiện tại. Nhờ quản trị viên cấp quyền cho bạn.
Ngày bị từ chối vì nằm trong tương lai.	Nhập ngày giờ không muộn hơn thời điểm hiện tại.
Việc xác nhận bị từ chối vì phân bổ phân tích.	Một kế hoạch phân tích yêu cầu phân bổ trên các dòng đơn. Thêm phân bổ vào mọi dòng rồi xác nhận lại; với đơn thay thế, hãy chọn Hủy bỏ trước.
Đơn vẫn ở trạng thái Chờ duyệt.	Đây là quy tắc duyệt của công ty bạn. Quản lý mua hàng bấm Duyệt đơn hàng và nhập ngày việc duyệt được đưa ra.
Tôi muốn đổi ngày của đơn đã xác nhận.	Hộp thoại chỉ xuất hiện ở Xác nhận đơn hàng và Duyệt đơn hàng: hãy chọn ngày ngay khi xác nhận hoặc duyệt.

Bước tiếp theo

• Cách tạo đơn mua

• Cách so sánh chào giá của các nhà cung cấp (mời thầu)

• Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ